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在高校管理工作中，档案管理是非常关键的环节，其中，后勤档案工作更是重中之重，是具有基础意义的工作。对当前我国高校后勤档案工作的现状进行分析，发现其仍存在很多问题，因此，高校需要提高对后勤档案管理与利用工作的重视程度，同时积极探索与当前时代发展形势相符合的后勤档案管理办法及利用方式，根据所在院校的实际情况，进行有针对性的改善，并在优化后勤档案管理与利用工作的同时，保证其完整性。现简要分析高校后勤档案的主要内容以及高校后勤档案管理与利用工作的重要性，着重阐述当前我国高校后勤档案管理与利用工作中存在的问题，并提出有针对性的建议。
在高校档案中，后勤档案属于比较有价值、有意义的文件材料，其真实、准确、客观地记录了高校后勤的历史，包括高校不同时期的校园规划、学校建设、后勤设施和管理的各种资料，还有与后勤工作有关的各种文件、数据和历史背景资料，其对大多数行政事务、学生活动以及相关经营工作的开展具有非常关键的促进作用。在后勤工作中，档案管理工作是其他工作的重要支撑。现阶段，在各大高校的后勤工作开展过程中，后勤档案管理工作属于非常关键的支撑环节以及重要的评比指标。在这种情况下，开展有成效、相对科学合理的高校后勤档案管理与利用工作具有非常关键的作用。
后勤档案的类别
资产档案
高校后勤档案工作中比较重要的工作应当是各类资产的采购以及报废。在采购各类资产时，相关工作人员需要对全部固定资产进行标签制作，对使用部门进行详细统计；在报废时，也需要进行报废手续登记以及开具相关记录的证明。尤其是校内利用率较高的电脑、打印机等设备，均需要进行购买日期、型号、供应商等事项的记录，为日后保修事宜提供凭证。对于需要单独存档的设备，相关工作人员要制作定期检验记录表，标明每项特殊设备的检验日期，对发生故障的设备进行及时修理，以免影响其他人员的正常使用。除此之外，对于特殊设备，操作人员应当持证上岗，并参加相关培训，以保证特殊设备发挥出最大的作用。
基建档案
在高校后勤档案管理工作中，基建档案管理是重要组成部分，其详细记录了校内新建项目和改造项目的相关数据。由于在开展后续工作的过程中会涉及这些项目的文件资料，因此后勤档案管理人员应完整保存资料，同时对这些资料进行数字化处理，做好电子目录，为日后查询提供便利。
维修档案
在高校后勤档案管理工作中，基建维修工作是基础工作。在维修结束后，相关工作人员需要对实际的维修内容进行记录，以便在审计结账时有查询依据，而且对于有保质期的项目，其能够有效避免重复计费的现象，也能够保证更换零件及物品的质量。
文书档案
文书档案主要包括与其他单位签订的合同及协议，其是后勤与外包单位、工程实施主体以及产品设备供应方之间的合作依据，属于财务文书的关键凭证。除此之外，其还包括上级部门发文以及水电发票一类档案材料，能够有效反映出高校的日常工作，有利于高校提前制订相关计划。
餐饮档案
食品安全档案是高校后勤档案管理中非常关键的部分，主要包括食材出入库记录、原材料索证索票凭证等，其不仅能提升高校食品安全水平，也能提升食品安全管理部门对高校餐饮的管理效率。
后勤档案管理与利用工作的重要性
为高校后勤工作提供基础
高校后勤档案中有很多具有历史意义的资料，其不仅记录了高校的发展，还有利于完善后勤管理制度。后勤档案具有真实性和客观性，为高校管理人员决策提供了依据，同时也保证了高校各项工作的顺利开展。
一方面，高校后勤档案为高校各项工作的顺利开展提供了指导，提高了其工作效率，保证了其工作质量。另一方面，高校后勤档案有利于完善后勤管理制度，提高高校后勤工作的质量，提升后勤工作的水平。
为高校后勤管理和维修保障提供依据
近年来，高校的基础设施不断完善，最突出的是对校园房屋、地下管线的维护，以及对陈旧的供暖、排污系统的维修。高校后勤档案是进行校园规划和建筑设计的依据。后勤档案对校园的建设项目进行了相对完整的记录，对施工还未开始的准备阶段，签订、施工过程中涉及的技术以及材料，施工结束后的验收、结审环节都有相关记录。此外，在校园建设中，哪些建筑需要拆除，哪些建筑具有历史价值需要保留，以及古树的保护与新树种引进等都要参考历史、延续历史、发展历史。高校后勤档案为校园建设提供了重要依据。例如，相关文件中清楚记载了地下管网的实际走向与管径的尺寸，以及其需要的负载能力和流量标准等详细信息。这些原始的档案资料为相关基础设施的建设、管理及维修提供了非常关键的依据。如果不能有效利用这些档案，就很容易发生不合理的维修现象，不仅会降低相关设备的使用效率，还容易增加相关成本。因此，高校后勤档案在高校后勤管理工作中具有非常关键的作用。
是廉政后勤和审计检查的重要佐证
高校后勤部门是高校的基础部门，如果后勤工作效率不高，那么高校的其他工作都将难以正常运转。基于此，高校需要投入大量的资金，以保证后勤工作的顺利开展。此外，后勤不仅肩负着重大责任，而且项目繁多，开销巨大。后勤部门是开展廉政教育活动的重要部门，应对大型支出做到有档案可查，确保每一项支出均有凭证，保证数额相对较大的支出均有相关审计依据。尤其是对财政专项资金，必须保证专款专用，对其进行完整归档，建立健全档案资料，为审计检查提供重要佐证。
高校后勤档案管理与利用工作中存在的问题
档案管理规章制度不健全，体制机制不完善
在我国档案管理工作中，统一领导、分级管理是基本的原则，且该原则适用于我国大多数档案管理部门和各高等院校档案管理工作。但是对于高校后勤部门而言，这一原则存在落实不到位的问题。在高校中，由于后勤部门大多数工作人员并不具备统一领导、分级管理的意识，导致大部分档案处于分散状态，被遗落在各个后勤办公场所，并没有集中在档案室。而如果档案长期处于这种状态，将会严重阻碍高校后勤档案管理与利用工作的开展。除此之外，后勤部门在档案归档范围、保管期限、鉴定标准以及销毁流程等方面也没有完善的制度。在档案管理过程中，应明确档案范围与保管期限，从而更加有效地管理档案，提升后勤档案管理与利用工作效率。高校后勤档案管理与利用工作的顺利开展是高校行政活动、教研活动、科研活动顺利开展的保证。
软硬件设施配备不足
高校通常会将人力、物力、财力等放在基础设施建设方面，对后勤工作的关注度不高，更别提后勤档案管理工作。部分高校甚至没有设置后勤档案管理相关部门，基础设施建设滞后，故后勤档案管理与利用工作的开展受到严重阻碍。由于后勤部门并不具备专业的档案用具，因此，档案管理工作具有随意性，很多有价值的档案都处于闲置状态，并未发挥出其应有的价值。对此，高校应当认识到档案管理与利用工作的高效开展对提升其他部门工作效率的重要性。除此之外，组建人才队伍也非常重要。在多数高校的后勤档案管理部门当中，相关负责人多是办公室外聘人员或退休人员，这类人员并不具备档案管理专业知识，因此不利于后勤档案管理工作的顺利开展，其中最为明显的就是非专职档案管理人员并不了解档案鉴定标准，这就容易使档案归档整理及后续利用工作出现问题。
重藏轻用
现阶段，我国大多数高校在开展档案管理相关工作的过程中，并没有严格执行分级管理原则，也没有按照规定收集与整理档案。相关科室及基层单位在收集到相关文件后，并没有积极上交至后勤档案管理部门；同时后勤部门也没有开展档案收集工作，导致大量文件材料散落在各个基层单位。这体现了高校后勤档案部门重藏轻用的问题。
完善高校后勤档案管理与利用工作的策略
规范后勤档案管理制度
档案工作实行统一领导、分级管理的原则。在档案管理工作中，相关工作人员需要将全部档案交由档案室进行分级管理。高校在档案管理与利用工作开展的过程中，应当将后勤部门与教学以及行政部门放在同等重要的位置。在实际管理过程中，还应实行分管责任制，并将档案管理工作纳入绩效考核标准。
加大对档案软硬件设施设备的资金投入力度，加强档案人才队伍建设
在经费预算管理过程中，高校应认识到后勤档案管理与利用工作的重要性，不能将全部资源投入教学及科研项目中，而是应将一部分资源用于完善后勤档案管理。一方面，信息时代下，在档案事业的发展中，硬件设施具有重要作用。只有硬件设施得到完善，才能在最大程度上实现档案信息的价值。另一方面，对于软件设施而言，最关键的是人才队伍的建设。当前，很多后勤部门档案管理工作人员的专业能力不足，对此，高校应当积极引进专业人才，同时为已经上岗的人员提供定期培训的机会。只有在软硬件设施均得到完善的情况下，高校后勤档案管理效率才能得到提高。
加大档案宣传与利用力度
档案的宣传与利用程度也是评价档案管理工作的标准。面对当前高校后勤部门在档案宣传与利用工作方面存在的问题，工作人员应当提高对后勤档案管理与利用工作的重视程度。如档案室可以制定个性化的宣传手册，为高校不同学科的教师与学生介绍校园档案管理工作。后勤档案管理人员也可以编写相关宣传手册，让教师与学生认识到后勤工作的重要性，从而提升后勤档案管理与利用工作的效率。
高校后勤档案内容丰富、涉及面广，是高校后勤的宝贵资源，也是学校的半部历史。高校后勤档案记录着高校后勤工作的方方面面，是学校和后勤领导安排工作、作出决策的重要信息资料，对高校的发展起到了积极作用。
加强高校后勤档案管理和利用工作，一方面能提升后勤工作效率，另一方面也有利于完善高校基础服务设施，突出高校人文特色。现阶段，我国高校档案管理与利用工作中还存在诸多问题，如档案管理规章制度不健全、体制机制不完善、软硬件设施配备不足、对档案重藏轻用等。对此，高校应提高重视，采取相关措施加以解决。高校首先应不断规范后勤档案管理制度；其次要加大对档案软硬件设施设备的资金投入力度，加强档案人才队伍建设；最后还要加大对档案宣传与档案利用的力度。唯有如此，才能充分发挥高校后勤档案的价值与作用，从而更好地推动高校档案管理与利用工作顺利开展。
责任编辑：史偌霖
原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0906/3000.shtml