事业单位人事资料的规范化管理

人事档案管理是事业单位运行的重要支柱。为保证事业单位的各项工作高效有序开展，应不断提升人事档案管理工作的效率与质量。为此，现针对事业单位人事档案的规范化管理工作进行研究，并重点围绕人事档案管理的要点、规范化管理的重要性，以及实现规范化管理的策略进行论述。

为推动我国事业单位高质量发展，最大限度地发挥事业单位的社会服务效能，可以从事业单位的人事档案管理工作入手，积极推动人事档案的规范化管理，挖掘人事档案管理工作的潜在价值，使其发挥出档案知识服务的作用，解决当下事业单位在运行过程中存在的问题，建构规范化、信息化的人事档案管理新模式。

事业单位人事档案规范化管理的重要性

提升人事档案管理工作效能

人事档案规范化管理工作的开展能够有效优化档案管理流程，明确各个岗位职责，使得档案管理人员各司其职，共同提升事业单位人事档案管理工作效能，为事业单位各项工作的开展提供有力支持。

主动规避档案管理遗漏问题

以往，事业单位人事档案管理过程中经常出现档案信息不全、材料遗漏等问题，这给档案管理工作的开展带来了消极影响。在解决该问题时，可以积极推动事业单位人事档案管理工作的规范化，以保证各个工作环节环环相扣，从而规避档案管理遗漏问题的出现。

确保人事档案内容的真实性

人事档案内容的真实性将直接影响事业单位各项工作的开展效果。因此，要加强人事档案规范化管理，突出“三龄两历一身份”审核的规范化，进行科学严谨的审核鉴别，挑出材料中的问题，并及时进行查证，以便为后续人事档案的管理提供依据。

助力单位公共服务效能提升

事业单位在推进公共服务时，需要以公职人员为抓手，为人民群众提供高效、有保障的公共服务。通过对人事档案进行规范化管理，实现对公职人员能力与职位的精准匹配，助力事业单位社会公共服务效能不断提升。

推动信息化人事档案管理

在信息化技术赋能的时代背景下，为了全面发挥人事档案规范化管理的优势，事业单位应当积极推动人事档案管理的信息化建设，发挥人事档案信息化建设的安全管理、数据管理、系统管理优势，确保实现对人事档案的信息化管理。

事业单位人事档案规范化管理的具体举措

推动人事档案管理制度的规范化

1.责任制度规范化

新时期在推动人事档案规范化管理时，应当突出责任制度规范化建设，通过大量的人事档案管理案例分析可知，多数负面案例的发生都是因为人事档案管理责任制度没有得到有效执行，以至于形式主义问题长期存在。

在档案管理责任制度规范化建设过程时，为不断增强档案管理人员的责任感与使命感，可以从领导责任、管理责任、政治责任三个维度切入，制定责任明确的人事档案管理责任制度，明确档案管理人员需要履行的义务与职责，以及出现问题后需要承担的后果，以此调动管理人员的主观能动性。

在对各个岗位的责任进行界定时，应当详细界定岗位职责、责任后果、追责时限、责任环节等。同时，管理人员应当围绕岗位职责，重点对档案敏感信息进行审核，并遵循凡提必审、凡进必审、凡转必审的核心原则，进而明确各个责任主体的工作内容与工作目标，确保各个责任主体能够承担相应的职责，履行其相应的义务，保证事业单位人事档案管理的有效性。

在界定事件问责时限时，应当根据事件涉及的具体内容、具体性质，科学准确地界定责任追究的时限。鉴于人事档案管理工作的特殊性，在进行责任追究时，相关责任人是否在对应岗位，并不影响问责工作的开展。在对重大事件进行责任追究时，应采取终身追责制度，以确保每一位工作人员都兢兢业业地工作，从而主动规避人事档案管理中的各类风险。

2.审核制度规范化

《干部人事档案工作条例》（下文简称为《条例》）对事业单位人事档案审核管理机制进行了创新，明确了人事档案审核管理的重点环节以及必须遵循的全面审核原则。事业单位人事档案管理人员在对档案资料信息进行审核时，应当明确审核的核心要求，如档案材料是否齐全、档案内容是否真实、档案材料记载内容之间的关联性是否合理、档案材料是否会影响到公职人员的岗位安排，等等。

审核制度的规范化能够为事业单位人事档案的动态管理提供有力保障。同时，规范化审核制度的运行能够有效提升党的公信力与执政效力，以免有人在人事档案上做手脚，影响事业单位相关工作的正常开展。如“三龄两历一身份”审核工作的开展可以有效保证公职队伍的纯洁性，不断推动事业单位公职核心团队的建设，体现出了规范化审核制度运行的现实效能。

3.监督制度规范化

在事业单位人事档案监督制度规范化建设过程中，应当围绕《条例》中的规定，不断对人事档案监督管理细节进行优化完善，推动档案管理监督制度的规范化。具体工作的开展可以从以下几个方面进行：事业单位的党委领导负有对人事档案管理工作的监督职责，纪检监察机关应当依法对人事档案管理工作进行监督，巡视巡察机构需要根据相关巡察规定对事业单位人事档案管理工作进行监督检查，基层干部与群众可以对人事档案管理中的违法违纪行为进行检举。

事业单位可以通过建构具有系统性、规范化、标准化的监督工作制度，明确各方监督主体的责任，并为其赋权，使其能够对事业单位人事档案管理工作进行全过程、全方位的监督，有效发挥规范化监督制度的价值，使得事业单位不断完善与优化人事档案管理工作模式，积极贯彻《条例》中的各项要求，提升人事档案管理工作效能。

推动人事档案管理流程的规范化

人事档案管理流程直接影响到最终的工作成效。为此，事业单位在进行人事档案管理时，应当基于干部人才管理的原则与规定，有序推动管理流程的规范化，为人事档案管理工作的开展提供依据，避免个别人员肆意而为，影响人事档案管理工作的安全性。科学规范的管理流程能够有效提升人事档案管理工作的真实性与有效性。

不断推动事业单位人事档案管理流程的规范化，可以有效弥补当下人事档案管理流程中的漏洞，降低错误的发生率。同时，标准规范的人事档案管理流程可以保证人事档案数据信息的真实性，为事业单位的人事任免调动提供权威可信的参考，从而保证事业单位各项工作开展的有效性。

人事档案管理工作的核心价值在于档案信息的真实性与全面性。如果人事档案管理工作中出现材料造假、资料遗漏等问题，将对人事档案管理工作造成直接的负面影响。鉴于此，在人事档案管理流程规范化建设过程中，应当从容易出错的关键环节入手，如干部审查、职工考核、人才调转、干部提拔、职工档案接收与转递等，保证每一个工作环节都严格执行档案管理流程要求，为人事档案管理工作开展提供有力支持。

比如，在职务职称评审管理、干部考核审查管理、职工奖惩公正性审核时，均应充分发挥出人事档案管理的效能，及时发现相关工作中存在的疑点，并搜集更多资料文件进行佐证核实，确保事业单位各项工作的有序开展，以及人事档案数据信息的真实性与全面性。

“三龄两历一身份”审核规范化

1.年龄审核

在对事业单位公职人员的年龄信息进行审核时，应当明确农历与公历的差别，保证登记信息准确无误；在审核时必须秉持公平、公正的原则，对公职人员入学、工作、入伍、入团、入党的年龄进行核实。

若发现存在误差，则需要恢复真实年龄；若档案登记年龄需要进行农历与公历换算时，则需要根据档案备注的信息进行换算。若登记栏并未备注，则不对其进行换算；在审核公职人员的年龄时，应当对年龄的真实性进行核对，避免有人恶意涂改，进而重复获利，侵害国家公共财产。

2.工龄审核

工龄信息审核工作非常重要，在事业单位人事档案规范化管理过程中，应当核实公职人员的工作时间。这是因为早期填写时，存在个别人员的字迹潦草，审核人员无法准确辨认的情况；还有部分人员故意填写错误信息，谋取私利。为此，在工龄审核时，应当以招工地登记批准时间为准；或以院校分配工作转正的时间为准；或以退伍军人转业登记时间为准；或以原始的有效证明材料为准。

3.党龄审核

在对党员干部的党龄进行审核时，需要严谨比较核对党员干部的个人档案资料。如果相应的档案文件袋中缺乏入党材料，或入党时间填写错误，档案管理人员就应以入党志愿书上的日期为准进行补充；或对党员干部的入党资料进行核查，修正入党时间，确保党员干部党龄计算准确。

4.学历审核

在对公职人员的学历进行审核时，为杜绝伪造学历的恶劣问题，应当在学信网中进行查询。若干部毕业时间较早，学信网未收录相关信息，则应当根据相关干部的成绩表、毕业证、录取通知书等材料进行核对，以保证每一位公职人员的学历准确无误。

5.工作经历审核

事业单位在对职工的工作经历资料进行审核时，应当全面收集相关任职文件资料，避免因材料不充分而影响职工的工作经历审核。如在职工的工作经历认定过程中，应当基于干部职工的任免审批表与干部履历表，并收集相关的登记表、劳动合同、职称材料，作出客观公正的评估判断。

6.个人身份审核

在对公职人员的个人身份进行审核认定时，应当以国家公职人员录用名册、转正定级审批表、报道证等材料为准，对职工的个人身份进行审核判定，避免出现人员身份不明的问题，对人事档案的管理工作造成不利影响。

人事档案信息化管理的规范化

1.档案室的改造

为推动人事档案信息化管理的规范化，事业单位可以对档案室进行合理改造，根据实际工作需求采购相关的信息化设备仪器，如图1为某事业单位进行档案室改造时采购的人事档案回转柜。同时，为保证信息化档案管理工作的有效开展，该单位配置了如下设备：空气净化器、除湿机、灭火器、打孔机、切纸机、复印机、打印机、扫描仪、台式电脑等。

图1 人事档案回转柜结构示意图（图片来源：https://kns.cnki.net/kcms2/article/abstract?v=3uoqIhG8C475KOm_zrgu4lQARvep2SAkyRJRH-nhEQBuKg4okgcHYuyqvNzQUICUCW4QEruwAanerTXp-j8To1VGswIvStdm&uniplatform=NZKPT）

2.材料信息化采集管理

为充分发挥人事档案信息化采集管理系统的运行优势，可以根据《条例》中的要求，开发信息化采集管理功能，如档案出库、整理编码、目录录入、材料扫描、数据初审、数据复审、打印装订、档案入口、高清制作、二次复审等。如图2为高清制作环节的人事档案信息化处理前后比较。从图中可以直观地看出，经过图像纠偏、裁边处理后，图像的美观性得到了提升，这为人事档案的数字化存档管理提供了支持。

图2 人事档案信息化的高清处理前后比较

（图片来源：https://kns.cnki.net/kcms2/article/abstract?v=3uoqIhG8C475KOm_zrgu4lQARvep2SAkyRJRH-nhEQBuKg4okgcHYuyqvNzQUICUCW4QEruwAanerTXp-j8To1VGswIvStdm&uniplatform=NZKPT）

综上所述，文章阐述了事业单位人事档案规范化管理的实践路径，旨在通过理论分析说明人事档案规范化管理的重要性与必要性。由于笔者能力有限，在研究本课题时，只从有限的认知范畴内提出了一些个人建议。在此，期望文中关于人事档案规范化管理的策略可以为同行提供一定的参考，继而解决其在实际工作中遇到的问题。

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0906/2999.shtml