电子技术背景下图书馆档案管理新思路探讨

随着我国信息技术的不断发展，如何有效进行图书馆档案管理便成了当今社会发展的重要任务之一。通过阐述电子技术发展背景下图书馆档案管理的意义及优势，讨论当今图书馆档案管理现状，并从多方面探寻电子技术背景下的图书馆档案管理新思路。

当前，无论是各大高等院校的图书馆还是城市公共图书馆，在运行过程中都会不可避免地出现图书馆档案管理不当的问题。对此，行之有效的档案管理可以促进图书馆的可持续发展。图书馆档案包含多个方面，如人力资源档案以及书籍库存档案等许多极为重要的档案信息。因此在大数据时代，图书馆档案管理需要创新管理手段，尽量避免由技术缺失造成的档案数据丢失，使受众在图书馆中获得更好的阅读体验。

运用电子技术对图书馆档案进行管理的意义

图书馆作为一个可以为使用者提供大量书籍的公共场所，其所产生的图书馆档案属于文献资源，包括文字、声像以及图表等，可为使用者提供便利。图书馆在管理的过程中不仅需要对一些价值较高的文献资料进行特殊保存，还需要对较为珍贵的资料进行统一管理。因此，做好图书馆档案的管理工作十分必要。

首先，图书馆档案管理是评估图书馆管理水平的重要依据。图书馆档案包括内部工作报告、计划总结以及相关规章制度等，这些档案会详细地记录单位内部的重要发展情况。如果其只是简单地停留在纸张上面，那么当有关工作人员想调取信息时便会十分烦琐。因此，在电子技术背景下对图书馆档案进行管理则显得十分必要，其既可以降低档案丢失的风险，又可以提升查询档案的效率。

其次，图书馆档案可以为相关领域提供教学支持。图书馆内部的档案可以为学习提供适当的教学资源，同时还可以为各学科领域的资料查阅提供便利。当使用者在图书馆中查阅资料时，可以通过图书馆电子档案快速锁定想查询的资料的所在位置，进而节约查询时间。然而，在图书馆的实际运行过程中，档案数量会不断增多，这就要求图书馆的管理人员需要根据发展实际不断完善和优化图书馆档案的管理办法，也可以参考其他图书档案的管理方式，但切记不可照搬全抄，应当尽可能地根据自身实际情况进行调整。与此同时，对于那些涉及图书馆工作内容的文件和材料，图书馆管理者应当成立专门负责的小组，对其进行存档处理，充分保护图书馆档案的安全。

电子技术背景下图书馆档案管理的优势

实现档案虚拟存储，降低档案管理成本

随着社会的不断进步，越来越多的书籍被放进图书馆保存，包括一些较为珍贵的资料。这些档案都具有历史意义，是中华文化的重要支撑，具有极其重要的保存价值。但当图书馆档案增多时，就会出现图书馆档案库“胀库”的现象，这不仅增加了档案库管理人员的工作难度，还增加了图书馆档案管理的经济成本。

电子技术的加入，可以使图书馆档案管理变得十分便捷。这种虚拟储存的管理方式，无疑是图书馆档案管理的双重保险，使图书馆档案管理人员的工作更加便捷的同时，提高了图书馆档案处理的效率。此外，在管理图书馆档案的过程中，可以借助电子数据库实现图书馆档案的合理调配，在满足多方需要的同时大大降低管理成本。

档案检索更加便利，电子文档管理便捷

传统的图书馆档案管理操作过于烦琐，甚至经常出现档案丢失的现象。传统的图书馆档案管理办法会消耗大量的人力、物力，往往需要根据使用者所需要的内容进行长时间的翻找。但在电子技术的支持下，相关管理人员可以利用计算机设备在档案数据信息库中直接进行检索。在检索的过程中，操作者在检索框内输入关键词，相关字眼的档案便会自动加载出来，加快了使用者寻找档案的速度。除此之外，电子档案库突破了时间和空间的限制，做到了实时资源共享。

有利于延长图书馆档案的保存期限

传统图书馆档案主要以纸质档案为主，由于频繁翻阅，大部分珍贵的档案文献纸张容易受到污染或产生破损情况，字迹也会随着年份的增加而变得模糊，保存期限较短。但在电子技术背景下，数字化的图书馆档案管理方式可以充分延长图书馆档案的保存期限，可以节省相关工作人员大量的工作时间。使用者可以凭借图书馆档案数据库的账号与密码，随时随地地登录图书馆档案数据库查询资料，大大提高了查阅资料的效率。除此之外，在传统的图书馆档案管理过程中，若是想与他人分享资料，需要经过复杂的程序才能将纸质文件带出图书馆，但有了电子技术，便可以通过账号与密码实现多人同时登录，充分实现资源共享，提高工作效率。

电子技术背景下图书馆档案管理存在的问题

档案管理效率较低

在当今图书馆档案管理的过程中，最为突出的问题就是图书馆档案管理效率低下。图书馆档案管理效率低下体现在两个方面，一方面是在档案管理的过程当中，部分工作人员没有认真履行职责，比如新类型的图书入库不及时以及人力资源管理体系存在漏洞等；另一方面是图书馆内部并不具备良好的软、硬件设施，当图书馆档案管理需要电子技术的加入时，要求图书馆内部的计算机处于良好的运行状态。这就需要图书馆的管理人员定期对计算机系统进行检查。从目前图书馆的工作效果来看，大部分图书馆的管理能力有所欠缺，许多图书馆忽视了对软件系统的日常检修。这些因素会自然而然地降低图书馆档案管理的效率。当前，大部分图书馆已经建立了较为完善的自动控制系统，可以实现对图书馆档案的自主上传，但在实际运行的过程中，这类控制体系仍然存在缺陷，严重时甚至会导致图书馆档案的管理效率大幅降低。

档案管理不够严谨

大部分图书馆在遇到新加入的图书种类时，无法在第一时间生成专业性的图书馆档案，甚至会因为相关工作人员的疏漏导致其没有归档分类。这使得图书资料与实际图书信息产生巨大差别。同时，由于大部分图书馆没有建立档案的自检装置以及后续检测装置，导致其在日后的管理工作中出现各种问题。除此之外，图书馆珍贵资源的摆放位置以及内部资料管理等都需要工作人员严谨的工作态度，无论是哪一项图书馆档案管理工作，都会直接影响图书馆档案管理的质量。

档案查找难度较高

图书馆档案查找难度较高主要体现在两个方面。一方面是图书馆使用者在查找资料过程中遇到的困难，另一方面是图书馆内部资料运用的困难。当使用者通过浏览图书馆电子档案查找资料时，档案查找难度的高低会严重影响使用者的工作效率。例如某位使用者想通过图书馆查找到与项目工程有关的书籍，然而在图书馆所设置的电子档案中搜索关键词之后，无法明确找到相关书籍的存放位置，或是图书馆各个区域的计算机系统只能检索出其对应区域内的图书资源，导致使用者无法在第一时间找到自己想查找的图书信息，大幅度地提高了使用者的查询难度，使其工作效率严重降低。对于图书馆档案来说，使用者能够第一时间找到其所需要的专业资料是最重要的，但由于当前图书馆档案信息管理效果较差，进而导致使用者以及工作人员在寻找资料时需要耗费更多时间。

图书馆档案管理思想落后

在电子技术不断发展的大背景下，图书馆需要形成较为新颖的管理模式，依靠硬件设备及软件设备，对图书馆档案进行分类管理。但在图书馆档案管理的实际工作中，仍然存在管理思想滞后的现象。许多图书馆档案的管理人员无法在工作的过程中按照类别对档案进行分类处理，或对管理系统的档案储存以及分析工作不到位。在这类问题的共同影响下，实际管理效果并不理想。除此之外，部分图书馆的管理思想严重滞后，无法将图书馆档案存储到正确的图书馆数据库中。部分工作人员认为，电子信息技术在对图书馆档案进行归类时会出现漏存的现象，导致电子技术在图书馆档案的实际管理过程中无法发挥最大价值。

电子技术背景下的图书馆档案管理思路

提高图书馆档案管理效率

在电子技术背景下，相关工作人员需要充分、合理地利用计算机、网络以及大数据，全面提高对图书馆档案的管理效率，在采用合适措施提升效率的同时，确保工作的严谨性。在提高图书馆档案管理效率的过程当中，图书馆的管理人员应当要求图书馆所有工作人员积极学习和应用新技术。举例来说，当图书馆引进新类型的图书时，不再使用传统的人工输入方法，而是通过机器扫描图书背面的条形码，以自动获取与图书有关的电子信息，并将此类电子信息传递到较为完善的信息数据库当中，将其存储到图书馆检索系统的合适位置，以此来提高管理效率。

在电子信息系统的运行过程当中，由于系统可以自由调整现有的技术资料，同时也可以将系统当中的技术资源在网络上进行上传，所以在电子信息系统实际运行的过程中，通过网络技术将图书信息导入信息数据库中，让这种新型的工作模式代替传统的人工输入模式，从而降低工作人员的工作难度。在此过程中，需要格外注意的是，图书馆档案管理具有一定的特殊性，其特殊性主要表现在需求不同的使用者在查询资料时会产生不同的使用感受，因此，图书馆档案管理人员需要建立完善的电子信息存储体系，并根据网络技术生成较为完善的数据库，全方位地增强使用者在不同需求下的体验感。

改善图书馆档案管理精度

在改善图书馆档案管理精度的过程当中，最为主要的就是研究档案管理系统中可能影响管理精度的外在因素，并为系统漏洞寻找合适的解决方案。从我国目前电子信息系统的工作形势来看，造成精度误差的主要原因是相关工作人员技术水平不高，工作人员对该系统没有进行充分的了解。因此，在后续的图书馆档案管理阶段，相关工作人员需要对管理工作进行详细分析，建立完善的工作体系。

在寻找解决系统漏洞的办法的过程中，最主要的就是研究整个图书馆档案管理系统中，硬件设施以及软件设施是否可以达到图书馆应有的档案管理需求；并研究档案管理系统中软件系统的升级方案。管理系统中的所有人员可以在搜索框内输入关键词，并在第一时间找到所需要的图书信息，进而提高图书馆档案管理系统的准确性。

升级图书馆档案查找引擎

要想在实际运行的过程当中升级图书馆档案管理的查找引擎，就需要考虑到相关工作人员的计算机操作水平。在现有的工作体系当中，需要加大对搜索引擎的重视，并在实践的过程中，建立搜索引擎与图书馆档案信息数据库之间的联系，通过查找关键词的方式为使用者提供相对应的图书资源信息。图书馆档案具有一定的特殊性，其中不仅包括面向大众的图书，还包括部分人力档案以及图书馆内部的财务档案。因此，可以利用网络技术对这些不同类型的档案进行分类处理，从而让所有使用者可以通过关键词搜索的方式，查询到自己所需要的档案信息。

除此之外，还可以将输入关键词的方式转变为输入特殊的数字代码，而这些数字代码可以与图书馆档案中的关键词或代码相匹配，从而使使用者在图书馆数据库中查找到相对应的图书档案，这样可以在很大程度上提高图书馆档案管理工作的管理效率，并且可以缩短使用者的检索时间，提高工作效率。

革新图书馆档案管理思想

许多图书馆管理人员还未认同当今先进的电子信息技术，认为传统的管理方式可以保留最质朴的档案信息。但在科技信息不断发展的社会当中，电子技术管理代替原有的人工管理已是大势所趋。图书馆档案馆管理具有一定的特殊性，虽然人工管理在短期内是不可能被完全取代的，但电子技术的出现可以使图书馆档案管理变得更加便捷，如图书资源的条形码扫描设备、图书信息的自动传输设备以及图书检索系统，都可以加快图书信息的录入或提取。

图书馆档案资料包括可向大众公开的档案资料和不可向大众公开的档案资料。但无论是哪种资料，都需要经过全面的分析并将其储存到档案管理系统中。在电子技术不断发展的背景下，落后的图书馆档案管理思想并不能促进图书馆的可持续发展。

将电子技术运用在图书档案管理中可以使图书馆档案管理更加高效，提高工作人员的工作效率，促使图书馆获得长久发展。在图书馆档案管理的过程中，需要不断革新图书馆的管理思想，加强电子技术的应用，遵循图书馆档案管理原则，努力探寻更合适的管理办法，促进图书馆档案管理工作的顺利开展。

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责任编辑：史偌霖

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