大数据背景下地质档案信息化管理现状及改善策略

地质档案信息化管理即运用现代计算机软件和数字化技术，推进地质档案管理工作的有序开展。现阐述大数据背景下做好地质档案信息化管理的必要性，分析档案管理信息化建设和管理工作的现状，指出信息化档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出改进思路和建议，希望为地质档案信息化管理提供参考。

 

大数据背景下，各行业都加大了对大数据技术的运用力度，以推动管理工作顺利开展。将大数据技术运用于地质档案管理中，可以使地质档案管理工作更加高效，同时促进档案管理模式的转型升级[1]。新形势下，计算机技术、通信网络技术、数字化技术、智能化技术进一步发展，各行业的信息化建设、深化改革越来越重要。地质档案管理是与国家安全、能源战略、民生工程等多个方面有关的重要工作，因此需要结合实际情况，运用先进的技术实现信息化建设，进而提升地质档案管理工作的质量。

地质档案信息化管理概述

地质档案主要指地质单位在完成各项地质工作，并对其进行验收后，运用文字、实物、数据库等多种形式形成的一套能够反映工作成果的文献资料。地质档案具有连续性、地域性的特点。地质档案被广泛运用在矿产开采、地灾、环评等多种研究中。地质档案可以将地区地质环境变化、地质演变的过程反映出来，因此，地质档案具有时间长、范围广以及材料丰富等特点。实现地质档案信息化管理，可以使档案管理工作更加系统，有利于档案的保存和收集，为档案的查询和利用提供便利，为地质工作的顺利开展提供依据[2]。此外，信息化档案管理还可以促进档案共享，实现全天候、全方位的资源开放。

A省地质档案信息化管理现状

A省地质档案馆是该省统一管理的档案管理中心，其主要工作是根据《中华人民共和国档案法》《地质资料管理条例》等法律法规，对A省各类地质档案进行收集、鉴定、整理、保存以及开发利用，同时为社会各界提供相应的档案借阅、信息咨询服务。截至2020年1月，该地质档案馆馆藏地质档案资料总数达100余万件，涉及矿产勘查、地震监测、地质调查、水工环等8个方面20多类。21世纪以来，该档案馆在国家政策的支持下开展了档案管理信息化建设工作，建立了A省地质档案资料管理服务平台，同时配套搭建了咨询服务平台。按照国家标准完成了超7000档存量的地质档案资料目录数据采集工作，建立了专业化的地质档案资料目录数据库，并实现了该类资料的全网检索。该档案馆虽然在信息化建设及管理方面取得了一些成绩，但是在现代技术及行业进一步发展的背景下，也暴露出了一些不足。

数据库建设及服务数据管理存在的不足

大数据背景下，地质档管理信息化建设虽然取得了一定的成就，各地质档案馆均构建了自己的数据库，但是数据库的质量仍有待提升，且依然存在数据类型单一、数据库安全风险防控不到位的问题。值得注意的是，A省档案馆将大部分精力和资源投入基础数据库建设方面，忽略了服务型数据库的建设。具体表现为档案馆的基础数据库不具备较强的服务能力，缺少完善的服务体系[3]。同时现有数据库开放程度有限，数据库在运转时，整体效率不高。此外，部分数据库并未对多元数据信息进行加工处理，数据库之间未能进行有效链接，不能集中处理数据。一些基层地质站点存储档案信息不及时，这也对地质档案的共享产生了较大的影响。在科技迅速发展的过程中，人们对地质档案信息的需求变得越发多样。传统档案管理模式下的档案资料往往难以满足人们的需求，在此背景下，就需要对档案资料进行二次开发，充分挖掘档案数据所蕴含的价值[4-5]。

汇交应用管理不足，监管机制不完善

众所周知，地质档案馆的作用之一是为相关产业乃至整个社会的发展提供有效、准确的地质档案资料，要发挥这一作用，关键在于要有良好的汇交管理能力。但是，在大数据背景下，档案馆的汇交管理数据库以及相关的应用系统建设稍显滞后。例如，与资源储量评审、地质工作项目以及矿业权相关的数据关联系统不健全，各个单位及办事人员需要花费大量的精力在各个系统中检索，不仅影响工作效率，也会影响档案资料的完整性和可靠性。值得一提的是，地质档案馆通常会管理一些涉密资料，但是很多单位对这类资料的信息化处理及应缺乏科学的制度和标准，尤其是在安全性和价值利用方面做得不好。针对地质档案资料的汇交管理，相应的监管机制必不可少，但是A省地质档案馆的监管机制存在一定的滞后性，主要表现为没有充分考虑到信息化管理机制下的实际情况[6]。

大数据背景下，不论是数据利用的精细化需求，还是数据信息管理的智能化要求，都应该受到重视。地质档案资料的体量、复杂程度都要求地质档案馆进行管理理念和技术的创新。目前，地质档案馆受到资金和管理理念的影响，在档案资料信息化建设及管理方面对先进技术的运用不充分，具体表现为地质档案信息储存方式、展现形式较为单一，同时档案管理系统的智能化数据处理能力不足，依然需要大量的人工介入。技术方面的滞后很大程度上影响了地质档案管理模式的创新和优化。目前，地质档案馆在地质档案的分类细化、针对性管理方面没有一套较为细致、有效的制度。

地质档案信息化管理的优化策略

持续做好基础数据库建设，提高档案服务水平

在地质档案管理信息化建设过程中，基础数据库建设是一个长期的过程，需要持续保障数据库架构的稳定性和可靠性。A省地质档案馆于2003年成立项目组，对馆藏地质档案资料进行数字化建设，经过多年常态化的工作，建立了一套全覆盖的地质档案图文数据库，并提供了电子资料借阅、资料共享服务。在地质档案管理信息化建设的过程中，构建与单位实际发展情况相适应的档案资料查询系统，运用目录查询的方式，促进档案资料信息查询效率的提升，加快档案管理信息化建设的进程。同时，地质档案馆还应根据实际情况，对检索系统进行研发，满足不同岗位工作人员的档案信息查询需求，使他们只需输入矿种、地址等关键词，便能在数据库中找到自身所需的档案资料，打造一个便捷的服务系统，提升档案服务质量。此外，还可以运用分级录入的方式，针对一些大文件、重要文件运用文件级著录方式，如果出现几个文件内容相同的情况，就需采用组合级著录的方式。这种方式可以将档案的特征和主题显示出来，也能减少文件著录时的条目，确保著录的质量，节约著录的时间。此外，还应当重视知识服务主体的完善。要想为相关人员提供完善的知识服务，就需要深入开发、整合档案馆中所有的智力成果，包括各种类型的信息数据，促进知识的传播、创新和增值。对于地质档案来讲，其服务内容主要包括档案知识的挖掘、组织以及开发。就知识挖掘来讲，主要是基于用户的需求，从众多数据信息中提取有价值的信息，对信息中隐含的知识进行挖掘。知识组织，即知识预处理和知识获取，运用有效的方法得到具有一定价值的信息，并将其变为知识产品。知识开发，即根据知识的用途，对知识进行深度加工，并挖掘知识间的关联性，形成特色知识产品。在知识检索、知识提供方面，地质档案馆需要结合知识的来源对其进行分类，将其转变成实用性的工具，进而使全文检索、资料题录更为便利。在知识整理和加工方面，地质档案馆需要打造特色数据库；在知识交流和共享方面，地质档案馆需要提供包括参考咨询、资料共享在内的多种服务[7]。

加强汇交管理，建立完善的监督机制

地质档案资料的信息化管理应当与服务建设、监管机制建设并行，在保障地质档案资料完整性、真实性的基础上，为各项工作的开展提供可靠的支持。A省地质档案馆应持续加强地质档案资料的汇交管理，利用互联网技术及先进的数据库技术，构建该省地质档案资料汇交管理数据库，同时构建与资源储量评审、地质工作项目及矿业权等多个领域相关的管理系统。如此就可以实现对地质档案资料的汇交登记、自动化统计和精准检索等。在此基础上，地质档案馆还需要建立完善的管理监督机制，明确各岗位的权责。同时，还应增加在档案保存、档案归档方面的投入。在完善制度建设时，需根据自身的发展情况，采取实事求是的态度，确保规章制度具有较强的可行性，进而使制度得以落实。此外，在档案录入、档案获取、档案保密等方面，也需制定相关的工作制度，进而为档案的合理和科学利用提供便利。通过加强汇交管理和完善监督机制的方式，实现信息化地质档案资料管理。

深化智慧平台建设，实现精细化管理

在进行地质档案管理时，应运用信息化管理方式，认识到信息化档案管理的重要意义；同时，应当注重对现代技术及理念的运用，不断优化管理机制。例如，A省地质档案馆首先拓宽服务范围，建立了该省地质钻孔数据库，对辖区的钻孔类型、分布情况及数量等信息进行细化采集整理，再利用相关的软件完成超过1000个地质项目、8000余处重要地质钻孔的图片库建设，并且持续推进三维模型构建工作，使这类地质档案信息实现了可视化。其次，推动地质档案实现共享。A省地质档案馆不断更新馆内的信息技术设备，利用互联网、物联网实施信息化档案管理，持续推进地质档案智慧平台的建设。在地质档案转化方面，A省地质档案馆不断促进纸质档案的数字化建设，在纸质档案数字化的过程中确保数据的完整性，并根据不同类型的地质档案采用不同的数字化建设方式。

利用大数据技术整合地质档案，进而使档案鉴定、归档以及档案服务更加便捷。在此过程中，要注意充分发挥智能档案管理平台的积极作用，基于相关技术的支持，加大对服务软件的开发力度，并结合档案浏览系统，加强基层地质信息、OA系统以及档案管理系统之间的整合，推动地质资料共享。在此过程中要确保基层地质信息的准确性，利用相关技术优化地质数据信息，进而使各种类型的信息可以及时进行归档，然后通过档案管理部门实现档案资料的共享。

确保地质档案的安全。在进行信息化档案管理的过程中，档案管理人员要意识到网络信息具有透明度高、公开性强的特点，因此信息发生泄漏的风险比较大。这对信息化地质档案管理造成了一定的困难。地质档案馆在进行档案管理时，需要根据实际情况开展档案管理工作，运用分级、分层、分类的方式进行档案资料的管理。如果档案资料具有较强的保密性，就需要设置相应的资料下载权限、查询权限，严格审批档案调用人员的资质，在确保档案调用符合要求的情况下，才能进行查阅[8]。

加强地质档案资源的收集，提高档案资源管理的信息化水平

在大数据时代，地质档案管理工作正在从传统的手写式向数字化方向转变。地质勘探部门必须和地质档案部门配合，有意识地采集各种形式的，具有一定社会价值的地质数据资源。同时，鼓励各社会组织和个人参与到地质档案管理信息化建设中，不断提高档案资源管理的信息化水平。在此过程中要注意随着技术的发展，不断改变地质档案资料的收集方式。例如，档案管理人员要及时查阅互联网上的地质档案资源，并对其进行存档。总之，信息化地质档案管理人员需要掌握先进的计算机信息技术，拥有先进的地质档案管理理念，从而在工作中逐步形成智能化、信息化、数据化的电子档案接收和管理工作机制，并进一步提高档案资源信息化管理的能力。

总之，大数据背景下，要想实现信息化地质档案管理，相关部门就必须认识到开展信息化档案管理的价值，并提出科学、有效的管理策略，建立完善的档案管理机制，加强数据库建设，加大相关地质档案人才的培养力度，树立信息化管理理念，有效突破知识服务的瓶颈，实现纸质档案的信息化管理。

 

参考文献

[1]付婷.大数据势态下事业单位文书档案信息化建设策略分析[J].管理学家,2021(04):67-69.

[2]樊艳霞.新时代地质资料档案信息化建设的问题与对策[J].档案管理,2021(05):124+126.

[3]陈晓.大数据背景下档案管理与数字化建设思考[J].城建档案,2021(11):64-65.

[4]窦羚源,赵之涛.信息技术在事业单位档案信息化方面的应用措施[J].办公室业务,2021(23):83-86.

[5]董涛.山东区域地质钻孔结构化数据采集进展与思考[J].华北自然资源,2021(01):54-56.

[6]姚倩倩.探讨大数据时代背景下的档案管理[J].办公室业务,2021(13):107-108.

[7]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2015(07):35-36.

[8]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察,2014(01):108-109.

 

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0512/2407.shtml