PDCA循环联合互联网在医院档案管理中的应用

   在“互联网+”大环境下，医院档案管理工作的采用技术与工作方式都发生了改变，如何将互联网技术有效地应用于档案管理工作，推动新型档案管理工作方式的建立，成为当前亟待解决的问题。现以“互联网+”PDCA模式为切入点，探讨“互联网+”PDCA模式在医院档案管理工作中的具体应用方法，旨在运用PDCA循环的“互联网+”管理模式，建立一套全新的档案管理系统，促进档案管理信息化的普及与应用。

在各个科室协同工作的过程中，医院逐步形成了一套完整的档案管理体系。，医院档案主要包括党群管理档案、行政管理档案、医学科研档案、医疗管理档案、基础建设档案、财会工作档案、统计工作档案等。鉴于目前档案资料的管理系统比较复杂，档案数量也比较多，因此要对档案的管理方式进行改革，这是一种有效推进文件工作科学化的尝试，也是一种有效提高文件利用效率的方法。新时代，互联网技术在医疗工作中的应用越来越广泛，可以将互联网技术和PDCA循环有机结合起来，以推动医疗工作的顺利开展，方便医疗资源的整合和利用。

PDCA循环理论概述

PDCA循环又称戴明环，这一工作方法由美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特首先提出，并由戴明采纳、宣传，最终获得普及，这一工作方法是质量管理的科学方法。PDCA循环主要包含四个阶段：计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和处理（Action）。PDCA循环应用于医院档案管理工作主要有两个优点。一是PDCA循环本身具备较强的系统性，能帮助工作人员从整体上把握医院档案管理工作；二是将PDCA循环应用到医院档案管理中，有利于提升档案管理工作的质量，满足人们日益提高的信息服务需求。首先，PDCA循环包含了质量管理工作中最基础的四个环节：计划、执行、检查和处理，每个环节都要有一定的逻辑关系和严格的步骤。其次，PDCA循环是一个闭环系统，循环过程中存在着两种基本关系，即先后顺序关系和相互促进关系。在医院档案管理工作中应用PDCA循环来分析和解决问题，这是一个先有目标后有计划、先有行动后有检查、先有检查后有处置的过程。最后，在医院档案管理工作中应用PDCA循环方法能为医院档案管理工作提供科学的依据和指导方法。

       PDCA循环联合互联网在医院档案管理中的应用

计划阶段

计划阶段是PDCA循环的起始阶段，在该阶段，档案管理者首先要明确需要开展哪些工作。在“互联网+”背景下，医院档案管理工作可以依托互联网平台，对档案管理工作进行全方位的管理。首先，医院可以根据自身情况建立档案信息资源库；其次，通过在档案信息资源库中建立知识库，可以提高知识的查询和利用效率，从而使医院对现有知识进行系统化处理，实现知识的共享和应用。在计划阶段建立知识数据库主要有两个目的：一方面是为了实现医院档案管理工作的自动化和规范化，提高档案管理工作的效率；另一方面是为了提升医院档案管理工作人员的知识水平。知识库可以对专家学者的科研成果及相关新闻资讯进行智能化整理和分析，从而提高知识筛选效率。例如，可以通过关键词对已有科研成果实现快速检索，进而实现知识共享。

执行阶段

执行阶段是PDCA循环的第二个环节。这一阶段主要包含计划与实施两个方面，医院档案管理工作要从多个方面出发，通过运用PDCA循环的科学方法来实现医院档案管理工作质量和效率的提升。在执行阶段，主要对计划阶段制定的工作内容进行落实，即根据医院档案管理工作的实际情况，有针对性地对计划进行修改和调整。由于PDCA循环具有不断解决问题的特点，所以在医院档案管理工作中应用PDCA循环方法能够从整体上把握计划的具体内容和落实方法。总体而言，PDCA循环方法具有以下优点。一是PDCA循环方法能够指导医院档案管理工作实施，提高医院档案管理工作的效率；二是PDCA循环方法有利于对医院档案管理过程中出现的问题进行分析和总结；三是PDCA循环方法有利于解决医院档案管理工作中出现的新问题，提高医院档案管理工作的水平。另外，在执行阶段，要根据电子文件和电子档案的实际情况开展工作。当前，电子文件和电子档案管理方面还存在一定问题，主要表现为缺乏统一规范的管理机制以及电子文件归档与电子档案利用之间存在矛盾等。在利用互联网技术对医院数据进行采集、传输、处理、存储以及展示等过程中也需要利用PDCA循环方法来保证其科学性和合理性。

检查阶段

医院档案管理的检查阶段是指对医院档案管理工作进行自查、反馈以及改进等。检查阶段的工作可以有效解决医院档案管理过程中出现的问题，提高档案管理工作的质量，为下一个阶段的PDCA循环打下良好的基础。首先，将互联网管理模式应用于医院档案管理的检查阶段，有助于将传统的现场监督方式转变为在线监督方式。现场监督方式是指工作人员到现场对相关文件的完整性、准确性等进行核实和检查。在线监督方式是指将文件资料提交到相关系统中，由系统自动对其进行审核。在线监督的方式可以保证文件资料的真实性、完整性。其次，应用联网管理模式进行检查，可以实现医院档案管理工作的全面、高效、可持续发展。传统的现场监督检查过程较为耗时，这对医院档案管理工作造成了一定的影响，通过互联网管理模式进行检查能够有效避免这些现象。互联网管理模式下，医院档案管理工作能够利用技术手段实现全过程管理和质量控制，通过相关记录可以实时跟踪和监督档案管理工作，实现了对医院档案信息资源的保护和开发。互联网管理模式下的检查环节不仅能够有效地提高医院档案管理工作的效率，也有利于提高医院档案管理工作的质量。在传统的监督检查中一旦发现问题就需要人工去纠正问题、解决问题，这种方法容易出现错误。但是运用互联网管理模式来进行检查则不会出现这种问题，这种模式下一旦发现问题就能够及时反馈给相关负责人并加以解决，具有较强的主动性。

处理阶段

对医院档案管理工作进行有效处理，将会使医院档案管理工作更加规范化、系统化，从而达到一个新的高度。因此，在信息时代，要想提升档案管理工作的效果，就必须在医院档案管理工作的处理阶段不断进行改革和创新，重点关注档案管理工作中存在的一些问题和失误，同时总结经验教训，找到问题的根源，实现档案资源共享，提升档案管理的科学性。只有对处理过程中产生的问题进行科学的分析，并对计划阶段的工作进行相应的改革和完善，才能最终形成一个完整的、可持续的发展机制。医院应主动听取档案管理工作人员的建议，促进档案管理工作形成良性的发展机制。例如，在“互联网+”背景下，基于PDCA循环，利用网络技术进行档案管理可以实现档案的高效标识，完善档案的启动和鉴定功能。在档案资源快要到期的时候，系统能够自动地识别和启动，并向档案管理员自动发送提示信息，档案管理人员可以对档案资源进行评估，并依据评估结果重新设定档案的属性。没有利用价值的档案将会被系统自动销毁，并且在档案销毁数据库中也能够查找到已被销毁的档案。这样就可以将互联网技术运用到档案管理中，从而极大地促进档案管理的全面革新，并逐渐提升档案管理的整体水平。

       互联网联合PDCA循环应用于医院档案管理的效果

在“互联网+”背景下，将PDCA循环和互联网技术相结合，可充分发挥互联网技术在医院档案管理中的作用和PDCA循环在医院档案管理中的优势，提高医院档案管理的工作效率，促进医院档案制度的改革。

有利于提高档案管理的信息化水平

随着信息技术的迅速发展，医院档案管理要适应时代发展的需要，及时更新的档案管理模式。现代医院档案管理信息化建设分为两个阶段，第一阶段是信息技术在档案管理中的应用，第二阶段是信息技术和档案管理工作的有机结合。当前，我国多数医院的档案管理工作还停留在第一阶段，而且仍有很多医院尚未实现网络化管理。因此，要想实现信息化管理，就必须对现有的档案资源进行整合，实现资源共享。医院要成立专门的档案管理部门，配备专业的电脑和打印机等硬件设施，同时还要注重人员素质的提高。随着信息技术的发展，可以通过网络和移动设备来实现档案信息资源的共享。

有利于提升档案管理人员的专业素质

医院档案管理人员的专业素质直接影响着档案管理工作的效率和质量，因此，必须加大对档案管理人员的培训力度，不断提高其业务能力和综合素质。首先，医院管理者应从思想上认识到档案管理工作的重要性；其次，应加强对档案管理人员计算机、网络安全等方面的培训，使其能够熟练掌握档案管理软件的使用方法，熟练运用数据库技术、网络安全技术等对档案信息进行收集、整理和开发利用；最后，应通过开展交流活动来提高档案管理人员的综合素质，不断提高档案管理人员的专业知识水平与业务技能，并通过考核来提高员工的工作积极性，激发其对工作的热情，促使医院档案管理工作顺利开展。

能够使档案管理工作变得更加方便快捷

随着“互联网+”时代的到来，利用互联网技术进行医院档案管理，可以极大地提升医院档案管理工作的质量和效率。在具体实践中，将互联网联合PDCA循环应用于医院档案管理，能够实现对各个流程的规范化管理，使得档案管理工作更加方便快捷。首先是在医院各科室中推广使用PDCA循环理论，按照计划、执行、检查、处理四个步骤进行医院档案管理工作，从而提高各个科室档案管理的规范化程度和工作效率。其次是在互联网平台上建立一套档案管理工作的标准体系，从流程上明确各个环节的职责分工，以PDCA循环理论为指导，进一步完善各流程、规范各环节，从而确保实现医院档案的规范化管理。最后是对PDCA循环应用于医院档案管理的效果进行评估和分析，根据评估结果对PDCA循环理论加以优化调整，使其能够更好地应用于实际工作中。

此外，随着社会的发展，人们对档案管理工作的要求越来越高，档案管理工作人员要与时俱进，在工作中不断提高自己的能力。在档案管理过程中会出现很多问题，比如有些文件资料的归档不符合要求；档案数量庞大，查找效率低下；文件资料数量多且分散等，PDCA循环联合互联网能够让这些问题迎刃而解。利用PDCA循环对档案进行分类处理，能够更好地分类管理档案，既可以提高档案管理人员的工作效率，也可以使档案的查找和使用更加便捷。在文件资料归档完成后，可以利用PDCA循环对这些资料进行审核和整理。通过PDCA循环，档案管理人员能够及时发现并处理档案中的信息错误和不完整之处。而利用互联网技术能够使档案管理人员与公众之间的沟通变得更加便捷。在这个过程中，档案管理人员可以及时接收反馈并解决问题，从而满足用户的需求。

综上所述，PDCA循环联合互联网模式在医院档案管理中的应用是一种新型的管理模式，其不仅能提升医院档案管理的水平，也能实现医院档案信息化建设，促进档案管理信息化、一体化和数字化发展，提升医院服务质量。随着我国医疗体制改革的不断深入以及国家对医院综合实力要求的提高，医院在日常医疗服务过程中产生的医疗档案数量会逐年增加，可见运用PDCA循环联合互联网模式在医院档案管理工作中具有重要意义。

       注释

[1]程斌,王欣.互联网联合PDCA循环管理模式在医院人事档案管理中的应用价值[J].中国卫生产业,2022,19(04):63-66.

[2]李智慧.PDCA循环管理在医院印章档案管理中的实证应用研究[J].黑龙江档案,2021(01):159-160.

[3]黄宇.“互联网+”联合PDCA循环在医院档案管理中的应用[J].兰台内外,2022(20):25-27.

[4]赵希彦,房鑫,张雨桐.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].黑龙江科学,2020,11(07):132-133.

[5]邓沛敏.PDCA循环管理理论在医院科技档案管理中的应用探究[J].办公室业务,2019(07):124.

责任编辑：史偌霖

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