城建纸质档案与电子档案并行管理分析

进入信息化时代后，城建纸质档案同电子档案进入融合管理阶段。要想做好档案管理工作，就需要将纸质档案同电子档案的优势综合利用起来，推进档案资源优化整合，进而最大程度地发挥档案的功效。现提出对城建纸质档案与电子档案并行管理的措施。

 

随着人类社会进入信息化时代，数据已经渗透到人们生活的方方面面。在大数据时代背景下，信息发展速度较快，这在一定程度上促进了档案管理效率的提升。城市建设档案馆作为城市建设档案历史的重要守护者，要想更好地服务社会大众，就需要激发自身潜能，促进档案信息化，从而切实为普通百姓服务。在城市建设档案管理中，可以建设在线接收系统，以确保实现对电子档案的良好归类与整合。总之，城建档案数字化的推进，一方面可以保证城建档案信息化建设工作持续、稳定、健康发展，另一方面也为人们的生活带来了诸多便利。

城建档案数字化管理优势以及特征分析

档案数字化管理是指应用现代计算机技术和网络技术对传统档案管理模式进行优化提升，从而逐步提升档案管理质量。与传统纸质档案管理相比，档案数字化管理具有可在线收集、集成化管理，安全性高等优势。当前，城建档案数字化管理一般是通过物联网、云计算技术等构建多元化、智能化的管理制度，使用先进的数字档案信息管理系统做好对档案信息的处理等工作，逐步优化创新档案管理服务。城建档案数字化管理工作的内容之一是对城市发展建设中各环节的项目资料进行收集，继而完善信息库内容。

可以以目录数据作为基本检索入口，利用计算机技术进行多项目录数据的集中管理。网络技术的应用使数据处理工作变得更加高效。在工作过程中，可以将数据信息在线录入计算机，实现对档案信息的提取与管理；也可以对不同地点的数字信息内容进行集中整合处理，以提升专题档案服务质量和档案信息集成化管理水平，满足民众对档案服务的需求。同传统档案相比，数字档案具有存储密度高的优势，并且其对档案信息安全有着较高要求，一旦信息管理存在不规范现象，就容易出现安全问题，并造成较大损失。

在建设数字化档案管理平台的过程中，做好对数字档案信息的收集和归档，将类型不同的传统档案转变为数字档案，可以实现对不同载体档案的全面优化，不仅有利于档案复制，也有助于在信息重组的过程中有效控制各项成本。传统档案实现数字化之后，民众就能从网络环境中得到所需的档案资料，如此可以提升档案的利用效率。从档案管理数字化出发，对档案原件做好保护工作，确保库存档案有数字备份并可以得到相应保护，从而提升档案信息管理的安全性。

城建纸质档案和电子档案并行管理的意义

随着现代化技术的发展，我国社会面貌有了较大的变化，多个行业的信息化程度逐步加深，传统档案管理形式也进行了变革，引入了信息化技术手段，并因此出现了各种类型的电子档案。从目前的发展实际来看，与传统纸质档案管理相比，电子档案管理有着十分明显的优势，但是纸质档案管理也具有一定的重要性，如具备可安全存储等功能，对城市发展有着重要的参考和记录价值。

随着社会经济的发展，城建档案面临诸多挑战。因此，对档案管理模式进行及时革新迫在眉睫。推进城建纸质档案和电子档案融合发展和并行管理，能够在一定程度上推动经济社会的稳定发展。

在城建档案管理中，纸质档案与电子档案具有各自不同的发展优势，并且可以实现不同类型的高质量信息传递。纸质档案发展时间较长，在造纸术发明后，人们便开始以文字的形式将一些信息呈现在纸上，因此，纸质档案作为一种重要的信息载体，发挥着重要功能。与此同时，随着科技的发展和社会的进步，电子信息技术被普遍应用于人们的工作和生活中，城建档案对电子档案的应用则更为普遍，相对应地，档案电子化管理工作内容也逐渐增多。电子档案具有较强的时效性、便捷性，更加符合目前社会发展的需求，然而，城建档案对纸质档案的依赖性较高，因为纸质档案可以较为真实地记录城市发展变迁的信息，与电子档案相比具有较强的说服力。长期以来，纸质档案作为重要的信息载体，可以对城建档案资源进行保存管理。总之，在城建档案管理工作中，纸质档案和电子档案是两种十分重要的档案信息载体，二者共同构成了完整的有机整体。对纸质档案和电子档案并行管理不仅可以充分发挥两者的优势，也可以使二者进行互补，从而提升城建档案的服务效能。这不仅是社会发展对城建档案管理工作的要求，也是城建档案管理工作自身发展的具体要求。

纸质档案和电子档案并行管理的措施分析

革新档案管理观念

在新时期城建档案管理过程中，需要以档案管理的具体情况为基准，把创新元素逐步融入档案管理中，推进电子档案和纸质档案并行管理。在具体工作中，要创新档案管理模式和方法，提升档案管理的效率和水平。比如，在对电子档案进行归档管理的过程中，可以使用计算机开展对档案资料的分档和拷贝等工作，以及对大批量文件的转移工作。在实际管理过程中，可以应用双套制管理模式，在制作电子档案的同时，做好对纸质档案的备份工作，从而逐步推进纸质档案向数字化方向发展，确保纸质档案和电子档案实现共同存储和应用管理。同时可以使用双轨制管理模式，以便在一定程度上促进电子档案和纸质档案共存。

工作人员在处理重复性文件时，可以根据实际情况为其选择合适的管理形式，以全面提升档案管理效率。由于电子档案和纸质档案在收集时间、保存方式等方面有一定区别，所以在档案并行管理中，应根据纸质档案和电子档案的特征，做好对不同管理系统的应用，以实现档案信息的分类操作、保存和利用等。具体而言，可以在两个系统中建立通道，以便顺利地将信息从一个文件转移到另一个文件中，保证业务处理的一致性。在对纸质档案和电子档案进行并行管理的过程中，应注重结合目前科技的发展状况对管理模式进行创新，以确保档案管理满足时代发展的要求。

为了使不同的管理模式在实际应用中发挥优势，一般会使用恰当的档案管理体系进行规范管理，尤其是在城建档案管理中，一般会让纸质档案管理体系与电子档案管理体系并行，促进二者融合。这种方式不仅可以确保档案管理长期存在且有效，也有助于实现对纸质档案的整理和完善，以及对其的数字化转化。为了发挥电子档案管理的优势，使档案管理具有一定的便捷性和规律性，在实际应用中，需要在某些情况下使用纸质档案，以便及时弥补档案管理中出现的某些失误。创新档案管理模式，要求对档案进行完善和优化，也要求对纸质档案和电子档案进行同步归档，以确保档案管理的可靠性和真实性，促进档案管理工作有序开展。

在档案管理工作中，传统的城建档案管理工作人员往往不能完全掌握全新的档案管理方法和管理理念，这会导致档案管理质量逐步降低；而新上任的档案管理工作人员往往会对电子档案管理模式有更加深刻的认知，管理质量也会在其管理下逐步提升。然而，并不是所有工作人员都可以完全适应这两种不同的管理形式。因此，城建档案管理工作人员应该相互了解，做好培训工作，掌握较多的计算机相关知识，以确保档案管理质量得到提升。在档案管理工作进程中，不论是选择电子档案管理还是纸质档案管理，都必须保证管理的规范性。在具体的管理实践中，由于电子档案管理与纸质档案管理还存在较多冲突，要求管理单位做好规划管理工作，以便逐步完善档案管理制度，优化档案管理环节，促使档案管理在审批、规划等环节都展现出并行管理的优势。

档案管理和数字化外包工作

档案管理工作人员要按要求对科技档案、会计档案、实物档案、文书档案等做好规范整理，同时为其编写目录及相关说明。为了使纸质档案和电子档案长期协调发展，有必要对该项工作范畴内的人、财、物等进行综合统筹管理，将其作为档案数字化的基础，通常可以分批或分期在几年内加强对历史遗留档案的整理，并实现对其的数字化。为了提升工作效率，可以适当委托专业公司负责该项工作，在数字化外包工作中，要加强对以下问题的关注。首先，在签订合同时，应明确档案数字化的内容、价格以及完成时间。与此同时，必须对多项技术标准进行明确，包括图像分辨率、原文格式以及备份介质等。其次，必须签订保密协议，内容包括禁止外包单位在工作期间留存、下载、使用档案中的任何具体信息。同时明确指出，一旦出现泄密，将根据合同规定追究相关责任人的法律责任。外包单位则需要做好对参与此项工作的人员的信息审查以及登记等工作，让所有工作人员签订保密协议，以确保档案数字化工作开展的安全性。

创新档案管理形式

为了实现对城建纸质档案与电子档案的并行管理，需要创新档案管理形式。具体而言，可以利用电子档案容易保存的特点，将其融入纸质档案管理过程中，以有效弥补纸质档案管理存在的不足，确保纸质档案同电子档案实现并行管理。所以，在创新档案管理形式时，要求依据城建档案的具体管理情况对档案管理形式进行优化，以实现对相关内容与信息的电子档案归档和纸质档案归档，保证档案真实完整。

强化档案管理人员的信息意识，注重培养专业化人才

当前，城建档案数字化建设范围较广，大部分区域的城建档案都以电子档案的形式进行保存，同时以纸质档案作为补充。城建档案的数字化不能局限于形式上的数字化，而是要将档案作为重要的信息资源，提高档案管理工作人员的信息意识，构建信息理念，通过数字信息技术集中挖掘和开发档案信息，以提升城建档案的利用价值。另外，在推进城建档案数字化的进程中，要逐步提升档案管理工作人员的素质。尤其是在目前的管理中，应培养更多专业的技术人才，加强对其的专业化培训，同时更新相关技术设备，为城建档案数字化管理提供人才保障。

推进档案保密工作

档案数字化处理系统一般需要使用封闭性独立网络，不能与外界互联。如果需要使用计算机系统处理相关数据，可以利用光驱和USB设备。在档案数字化处理过程中，现场所有工作人员都不能携带私人存储设备，且需要在场外集中存放手机。另外，档案数字化处理现场需要安装消防系统、监控系统以及防盗报警系统，为以后的调卷和归卷工作打下基础。在调卷时，工作人员需要对档案进行逐卷、逐盒清点。对于需要移交的档案，要让移交双方签字并进行仔细核对。在归卷过程中，工作人员必须清点档案，确保档案数目无误，同时做好质量检查工作，以便及时解决漏页、倒页以及散页等问题。

实现建章立制

在城建档案管理过程中，为了衔接纸质档案和电子档案，要求从转换范围、管理细则和对接手续等方面做好制度建设，这会为智能化管理打下一定的基础。具体而言，要确定档案信息的载体、硬件要求、转换方式、存储格式，等等。同时，对电子档案的格式和标准做好规定，这将为不同载体的档案进行转换衔接提供一定的便利。

逐步建立档案管理规章制度，确定不同级别领导、档案管理工作人员的职责范围，量化档案管理工作考核标准，并在完成相关考核后第一时间归档。制定具有可行性的档案管理制度，设立奖惩制度，通过这种方式提高档案管理工作人员的责任意识。

加强对档案移交管理制度的确立，在档案移交过程做好整理造册等相关工作。在具体的档案移交过程中，要在移交双方都确定没有疑问之后，才能进行移交签字。

明确由档案管理工作人员开展档案管理工作，因为保管方式不当而出现档案损毁问题的，必须追究档案相关责任人的责任。为了避免此类问题频繁发生，应使用合理的技术措施监督档案管理工作人员，以免越权的情况出现。

需要注意的是，要逐步提高档案管理工作人员的工作能力和业务素质，提升其工作积极性，端正其工作态度，通过这种方式，降低档案管理工作中操作失误的概率。

综上所述，在城建档案管理工作中，纸质档案和电子档案具有不同的特征，而对其进行并行管理也会增加档案管理的难度，这会影响档案管理工作转型升级的进程。因此，应该在档案管理实践中积累经验教训，从档案管理工作的实际情况出发，多角度观察，分析档案管理工作中存在的问题并采取相应的措施，从而逐步提升档案管理工作质量，推进档案管理工作向数字化、现代化方向发展。

 

参考文献

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责任编辑：史偌霖

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