关于高校档案分类方案编制的实践与反思

目前，指导高等学校档案工作的主要依据是《高等学校档案管理办法》（教育部 国家档案局令（第27号）），该条令对高等学校的档案管理工作进行了规范指导。该条令第三章“档案管理”对高等学校档案收集、整理、保管工作都作出了较为明确的规定。本文结合笔者所在单位开展的档案分类方案、归档范围和档案保管期限表编制工作实践及近年来的档案管理工作，介绍高等学校档案分类方案的产生过程，并进行了反思和总结。

档案分类方案编制的现实意义

      是加强高校档案资源建设的需要

高校档案分类方案是规范和指导档案的形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。全面推行档案分类方案，对于进一步提升高校档案业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护高校档案资源完整与安全，促进档案事业健康长远发展具有重要意义。随着高等教育逐渐走向内涵式发展，近二十年来，笔者所在学校的办学规模、办学层次都实现了跨越式发展，学科门类越来越齐全，学历层次越来越丰富，涵盖专、本、硕、博各个学历层次，职能部门越来越健全，立档部门数量增加，教学、科研、管理工作中产生的档案材料越来越丰富。为确保档案材料应归尽归，根据各立档部门工作实际，编制出更为详细、更具可操作性的档案分类方案、明确各部门的归档范围、分类类目和保管期限，是当前档案资源建设的迫切需要。

      是推行部门立卷归档制度的需要

      部门归档制度是我国档案管理工作长期推行的一项档案收集、整理制度。就具体立档而言，该制度的执行效果影响着本单位的档案资源建设。部门归档制度能否顺利执行，其影响因素是多方面的，其中档案分类方案的编制、分类方法的选用对部门立卷归档制度的执行有着相当重要的影响。27号令中十一大类问题分类法已深入人心，但较为笼统，在机构职能越来越全面、归档文件越来越庞杂的现实压力下，现有二级目录的档案分类制度给多个立档部门同时归档带来诸多不利影响。受同一个二级类目及保管期限的限制，项目之间容易产生相互交叉包容的问题，同一个类目下多个归档部门容易出现排队等号、重号等问题，既考验专职档案员的问题研判能力、沟通协调能力和对部门档案员的工作指导能力，也影响了归档效率，尤其在推行部门立卷归档制度的背景下，办公自动化、文档一体化趋势更加明显，档案类目分类越明确，实际归档操作就越简便。

      是提升高校档案管理质量的需要

      档案分类的最终目的是形成档案资源的顺序，便于检索利用，这是高校档案管理的关键和核心。结合各单位的工作实际，规范档案门类划分、统一分类方法、明确档案整理要求，从而提高档案资源管理的科学化、规范化、标准化水平。在高校档案分类过程中，按照相关标准和要求，对档案类别进行精准划分，降低后期查询和利用所耗费的时间和人力成本，使高校档案管理的系统性、专业性更强，切实保障高校档案管理的科学性。编制好档案分类方案，使档案收集和整理更加科学合理，从而规范档案管理工作，提高档案资源检索、整理、归档、查阅等流程的科学化、规范化和标准化水平，便于档案利用相关主体对档案资源的高效利用。

 档案分类方案编制的过程回顾

      高校档案分类方案编制的基本原则和依据

      以高校在管理活动中形成的各种形式、各种载体的档案为对象，在充分遵循档案的形成规律和特点的前提下，将同一门类的档案材料集中归档。类目设置按照《高等学校档案管理办法》第十五条相关要求为标准，文书档案按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《归档文件整理规则》执行，具体业务档案按相关业务档案管理规定执行。同时，遵循高校教学、科研、管理工作的要求，结合学校自身办学特色和工作需要，确保纳入归档范围的文件材料能够全面、系统地反映学校的基本面貌和主要职能活动。

      高校档案分类方案的编制过程

      本着“平稳、高效、务实、完整”的工作原则，笔者所在学校全面开展档案分类方案的编制工作，为保证编制工作的系统性、科学性和分类方案的实用性、时效性，由档案馆牵头负责起草工作，全校各部门共同参与，经多方调研、征求意见和建议，反复论证修改，前后经过了三轮征求意见和建议，历时一年半，十几次局部修改，最终定稿，经校长办公会研究通过后，报送上级业务主管部门审查备案。

        高校档案分类方案的主要内容

高校档案分类方案主要分四章，第一章为编制说明，含编制目的、编制原则、编制依据；第二章为档案实体类目的设置与标识，含一、二、三级类目的划分、设置和标识；第三章为学校各类档案实体分类主表；第四章为档号的编制及档案实体的排架。附件为学校归档材料分类类目、归档范围和保管期限表。

  高校档案分类方案的特点

       遵循“共性+个性”相结合的原则，将部分类目分类层级增设至三级

尽量维护与原有档案分类体系的相对稳定，遵循“共性+个性”相结合的原则，扩充一级、二级类目，对部分二级类目增设了三级目录。《高等学校档案管理办法》中第三章第十五条中将高等学校归档文件材料分为十一大类，并对十一大类文件材料的归档范围作了较为宽泛的规定。由于电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘、硬盘等不同档案载体的保管环境和保管技术要求有所不同，根据档案的形成规律和特点，为便于分类保管，增加了声像类、实物类两个分类，二级目录扩展至十三大类，并将声像类、实物类与文书档案分类中归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式相关档案作了互见号标记。

原有二级类目有的类目归档内容与学校的职能部门工作职责一一对应，但也有很大一部分类目的归档内容涉及多个归档部门，或者一个归档部门的归档文件涉及多个不同的类目。结合学校实际工作，从便于归档操作的角度出发，将党群类、行政类、教学类、科研项目、产品、基建单项工程、仪器设备项目等分类层级扩展至三级目录。

面对研究生学位档案和本科生学籍档案数量越来越多的情况，在教学类档案中引入三级目录，在原有的二级类目下再按学历层次和性质设置三级类目，比如：JX1111、JX1112、JX1113分别对应研究生教育、本专科生教育、和继续教育（职业教育），对应该类目归档工作的职能部门是研究生院、教务处和继续教育学院。在实际归档操作时，三个部门可以同时进行，不用等待分配档号、也不用担心漏号或重号，在党群类和行政类部分二级类目下也涉及类似问题。在二级类目下引入三级目录，减少了专职档案员对多个部门档案员同时执行归档操作时的交叉协调工作，便于提升档案部门立卷归档工作效率，也有利于档案的集中保管和查询利用。

       遵循唯一性原则，将各门类档案实体的整理、排架方式固定下来

尽量维护档号模式的相对稳定，将档号结构、整理方式、排架顺序用书面形式记录下来。档号是用字符形式固定档案实体和反映档案排列顺序的一组代码，具有唯一性、合理性、稳定性的特点。所有档案均不得重号，方便插卷，并使其有充分扩展的余地，不得随意变动或调整，同时使其适应计算机管理的需要，有效发挥档号排架、检索的双向功能。

在档案分类方案编制工作之初，根据工作实践，对档案门类进行划分，不同档案门类特点不同，所用的整理模式、分类标准和层级、档号编制等也不一致。如文书档案宜采用文件级整理模式，科技、基建、产品、设备类业务档案更适宜按项目进行分类组卷。不同档案门类所采用的分类标准、层级与对应的档号编制之间不一致的问题不会造成管理混乱。相反，在实际工作中，部门档案员根据确定的档号编制方案，更容易进行归档操作，从而提升档案管理效率。

       遵循“应归尽归”原则，确定文件材料归档范围和档案保管期限表

在全面了解各立档单位工作职能的基础上，确定文件材料归档范围和档案保管期限表。在档案分类方案的编制过程中，由学校档案馆牵头，根据国家档案局8号令、10号令列出的文件材料归档范围和档案保管期限表制定共性文件的材料归档范围和档案保管期限表，同时结合各立档单位的工作特点及相关业务要求，形成具有本部门特点的归档文件目录。在涉及具体文件材料的归档范围划分和档案保管期限的确定时，全面考虑，从长计议。文件材料归档范围和档案保管期限表的明确，使各个立档单位在进行归档工作时能够“按图索骥”。

档案分类方案编制过程既是一次全校各部门对本部门工作职能、职责清单进行梳理的过程，也是一次归档意识的宣贯过程。通过厘清本部门文件材料归档范围，全面细致地贯彻“应归尽归”的档案工作意识，加强从分管档案工作的中层干部到部门档案员的存档归档意识，并对日常工作产生潜移默化的影响，在一定程度上提升了档案管理工作的效率。

        对高校档案分类方案编制的反思

高校档案分类方案的编制是为了适应档案精细化管理和档案资源建设、加强档案高效利用而进行的一项创新性工作。尽管还存在一些不足，但就该制度在笔者所在单位实施近两年来的工作效果而言，还是比较符合高校档案管理工作实际需要的，档案分类方案的编制对完善学校档案实体分类，加强档案资源建设，实现档案编号、排架和检索的标准化和规范化都起到了积极作用。

       从集中统一的角度，注重方案编制的系统性

起草档案分类方案时，由于档案库房场地、档案工作人员认知等诸多原因，可能会存在某类档案独立管理、档案管理人员对分类管理的认知不明晰或立档单位归档的积极性、参与度不高等问题。通过全面梳理工作职责，细致划分档案归档范围，从制度层面架构档案集中统一管理的认知，使得全校各部门在进行档案归档、管理和分类等方面达成共识，只有这样，才能在实际编制工作中形成有效合力。

       从科学、稳定的角度，注重分类类目的一致性

在设置档案分类类目、划定归档范围和保管期限表时，注重科学性和稳定性。随着高校内部组织机构的合并、撤销、设立等，原档案分类类目与组织机构一一对应的平衡关系被打破。虽然本次档案分类方案的编制在很大程度上是出于方便部门立卷归档实际工作的需要，但在档案分类方案的编制过程中，仍然充分保障了分类类目的相对稳定，不因机构变更而对原来的分类体系进行删改，通过在原来分类体系的基础上进行扩展和细化，保证了分类类目前后的一致性，同时具备可延展性，为未来发展留下足够空间。各立档单位在实际归档文件的整理中，根据部门工作的需要，在确定文件材料归档类目范围时留下补充、完善的空间。

       从建设档案人才队伍的角度，注重档案方案编制的规范性

编制档案分类方案的过程是全体档案工作人员理论素养和业务能力提升的过程，也是加强档案管理人才队伍建设的过程。编制档案分类方案，加强档案分类方案的宣贯学习和实操培训，形成“应归尽归”“及时归档”的共识，可以增强档案管理工作的规范性和实效性，以便更好地服务于师生，服务于高校管理。

       从推动具体工作的角度，注重档案方案编制的实效性

编制档案分类方案在力求规范统一的同时，为各立档单位制定了配套的档案管理操作指南。编制归档操作手册，形成归档类别、归档范围和保管期限各部门分表，一部门一册，一目了然，使各立卷部门的归档指导工作变得简捷高效，井然有序。

        从贴近实际的角度，注重档案方案编制的可延展性

《高等学校档案管理办法》中，档案类目的划分增加了“学生类”，将长期以来处于单独管理的学生档案纳入综合档案，进行集中统一管理。面对3-5年一个流动周期的学生档案，是否需要永久保存其复制件或将学生档案全部数字化的问题长期困扰着很多高校基层档案工作者。受传统观念、库容紧张、归档周期较长、人员有限和经费不足等条件的束缚，本次分类方案在这一点上未能积极应对。今后，随着存量档案数字化进程的加快，学生类档案数字化的问题应该会得到有效解决。

目前，高校在档案分类管理方面仍处于探索实践和经验积累期，尚未有一套统一的、兼具科学性、规范性且适合所有高校的档案分类方案可供参考。档案分类方案是档案管理中一项十分重要的基础性、支撑性工作，在档案管理具体实施办法和相关规章制度陆续出台之后，高校也要进行充分调研和积极探讨，积极制定适合本校实际工作的实施细则，力求档案分类更加科学、更加完善，为规范高等学校档案管理工作发挥更好的指导作用。

 

参考文献

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[5]张钰婷.深圳市机关、事业单位档案分类方案编制实践[J].中国档案,2020(10):42-43.

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0406/2373.shtml