浅谈加强学校教务档案管理的具体措施

学校教职工在开展各项工作的过程中会形成教务档案，教务档案是了解学校教职工工作的重要资料，妥善保管教务档案具有重要的现实意义。当前，学校教务档案管理工作存在管理理念落后、档案分类不明确等问题，导致教务档案管理工作的效果不理想。教务档案可以直观地反映出学校的教育活动情况，为学校的教育教学管理提供有效依据。

 教务档案是学校开展教育教学工作的重要依据。高质量的教务档案管理工作可以为学校的发展提供信息支持，帮助学校不断完善各项发展计划以及管理制度，为学校的各项教育决策提供更科学的依据，促进学校教研工作的顺利开展[1]。

学校开展教务档案管理工作的重要意义

当前，大部分学校的教务档案管理工作由教务处负责，教务处主要负责登记和整理学校在教育教学活动中间接或直接形成的各种教学材料、信息化数据、教学文字素材等教学资源或管理资源。教务档案管理的工作内容主要是对教学内容、教学方法以及不同教师的教学效果进行有效记录，通过教务档案可以直观真实地了解学校在一定时期内开展的教学工作和管理工作，因此教务档案具有真实性、可利用性和历史性，其本质是一种信息资料的记录。在学校的教育教学管理以及各项教育评估工作中，教务档案发挥着关键的作用。

第一，教务档案记录着学校的发展历史，整理并保存这些历史资料有助于更好地传承学校的校园文化以及管理经验。学校的教务档案中还保留着很多优秀教师的课堂记录，年轻的教师通过查阅这些课堂记录，可以更好地创新自身的教学观念和教学方式，提升自身的教学水平和教学质量，有助于其更好地开展教育教学活动，促进学校可持续发展。

第二，教务档案中包含大量的信息资料，对于学校的发展和管理具有重要意义。高质量的教务档案管理工作可以促进学校的管理，还能为学校的人事任命、科学规划等工作提供有效的依据，有助于学校领导快速作出更科学的决策。建立科学的教务档案管理制度，有助于档案管理人员更好地开展档案的分类、整理和保存工作，为学校的各项工作提供参考。

第三，教务档案可以为学校开展各项工作提供有效依据。学校的管理者在制定各个学科的教学计划和具体的管理制度时，可以调阅这些档案，总结前人的经验，在此基础上不断提高工作质量。教务档案还可以使当前学校的管理制度更具指向性和可操作性。

第四，教务档案可以为教师的职称评定提供参考。教师进行职称评定时需要提交以往的教学成果以及所获奖项等资料，这些资料在教务档案中都有所记录，可以为教师提供充分的证明。例如教师的科研成果、教学改革成果、教学质量调查问卷、教学资料、教学论文等。此外，教务档案管理还涉及学生档案的保管和交接工作。学生在正常毕业后，学校需要将学生的资料进行交接，确保学生档案的完整性。可见，学校的教务档案管理工作非常重要，对教师和学生的成长和发展都起着重要的作用。

第五，第五，教务档案还为学校教学科研工作的开展提供了重要的数据支持。教师的教学科研工作是学校教育教学工作的重要组成部分，也是教师重要的工作内容。很多教师在开展教学科研工作时需要参考大量的数据和资料，还一些教师需要了解学校及教授学科的教学科研历史，这都需要教务部门做好教务档案管理工作，从而保障学校的教学科研工作能够顺利进行。

学校教务档案管理工作存在的问题

教务档案管理理念落后，管理水平较低

大部分学校的教务档案管理理念比较落后，且其依然沿用过去的管理方法，存在不愿意引入现代化的管理理念以及管理手段的情况。这导致学校教务档案管理的水平较低，效率不高，很难满足教职工的各种需求，难以充分发挥出教务档案管理工作的实际作用。现代信息化技术的不断发展给学校的教务档案管理工作带来了很多机遇，但是部分学校忽视了对信息化技术的应用，同时对教务档案管理工作的重视程度不够，导致教务档案管理工作难以获得充分发展。目前，传统的教务档案管理模式已经跟不上时代的步伐，学校要积极利用先进的管理理念和技术，促进教务档案管理工作实现信息化，从而更好地为广大师生服务。

教务档案分类不明确，材料收录不全面

当前，大部分学校的教务档案存在分类不明确的情况。由于工作人员大多不具备专业的档案管理知识，而且工作人员数量有限，教务档案管理工作长期处于被动状态，很多教育教学工作中形成的教务档案资料没有得到有效的分类和保管，存在资料丢失的情况。传统的纸质档案管理模式耗时耗力，给档案管理工作带来了很多的困难。如果不及时对教务档案进行整理和分类，就会给后续的档案调取和查询工作带来很大的难度，不仅浪费时间和人力，还难以达到理想的效果。学校的教务档案管理工作是一项复杂且系统的工作，其中涉及学生学籍信息的变更和教师信息的更新，如果缺乏明确的工作制度、目标以及专业的档案管理工作人员，档案信息的完整性就会受到很大的影响，这将严重影响学生和教师的发展，学生档案信息的缺失甚至会影响学生的正常升学。此外，教务档案还记录着学生在校期间的奖惩信息以及学生的考试成绩，如果这些信息不完整，教务档案的作用就很难充分发挥出来。传统的纸质档案管理模式下，很多有价值的资料多通过文字的方式记录下来，图片、图表、视频等形式的资料较少，工作人员需要花费大量的时间对这些资料进行整理，这种方式不利于学校教务档案管理工作效率的提升，还会影响档案作用的发挥。

硬件设施不足，教务档案管理有效性低

目前，很多学校都忽视了对专业档案管理工作人员的招聘。教务处负责档案管理的大部分工作人员都是一线教师，这些工作人员缺乏专业的档案管理知识，没有充分认识到教务档案管理工作的重要性[2]。此外，很多学校对教务档案管理工作的资金投入较少，导致教务档案管理工作存在软硬件设备不足、专业人员有限等问题，严重阻碍了学校教务档案管理工作的开展，给后续教务档案的查询与调取带来了很大的困难。

提升学校教务档案管理工作质量的有效措施

更新教务档案管理理念，全面提高教务档案管理水平

随着社会的快速发展，相关部门对学校的教务档案管理工作提出了更高的要求。新形势下，学校的教务档案管理工作人员也应顺应时代的要求，不断加强自身的信息化管理理念，借助信息化技术手段，提高自身的管理效率和管理水平。学校有关部门的领导以及教务档案管理工作人员都应该充分认识到学校教务档案管理工作的重要价值。学校领导在制定工作计划时，应该基于学校的实际情况，将教务档案管理工作纳入学校整体工作目标中。学校有关部门应该不断完善教务档案管理工作制度，在相关制度中明确教务档案管理工作人员的具体职责，同时根据工作开展的情况定期对教务档案管理制度进行修改。

为了更好地开展教务档案管理工作，学校还应该定期组织教务档案管理工作人员参加线上和线下的培训活动，提高他们的计算机技能，使他们在工作中能够熟练运用计算机技术进行档案管理。总之，学校要始终坚持以人为本的理念，从各个角度发力，更好地提升教务档案管理工作人员的业务水平，只有这样才能打造出一支专业的素质过硬、业务能力够强的教务档案管理队伍，从而有效提升教务档案管理工作的效率。

新时代背景下，教务档案管理工作人员应该结合学校的实际情况，不断更新教务档案管理工作理念，开展教务档案管理工作。同时，从学校教务档案管理工作的现状出发，制订教务档案管理的短期目标和长期目标，并在工作过程中逐步落实这些目标。学校还可以制定一系列的奖惩措施和考核标准，从而提高教务档案管理工作人员的工作效率和工作积极性，促使其不断提升自身的综合素养，满足新时期学校教务档案管理工作的岗位要求，提升教务档案管理工作的效率。

利用信息技术开展教务档案管理工作

传统教务档案管理工作多是对纸质档案进行整理和保管，这严重阻碍了学校教务档案管理水平的提升，甚至会影响学校教育教学活动的顺利开展。社会的快速发展，尤其是信息技术的快速发展给学校的教务档案管理工作带来了发展机遇。将信息技术应用于教务档案管理工作中，有助于相关管理人员更高效地开展工作，提高档案管理工作的质量。对此，学校的管理层以及教务档案管理工作人员应该结合学校的实际情况，与时俱进，建立起信息化教务档案管理机制，搭建信息化教务档案管理平台，对教务档案进行有效的分类、整理和保存，并不断提高工作人员的综合素质，及时对教务档案管理工作的有关内容进行调整。学校领导层还应该意识到教务档案管理工作的重要性，不断调整学校教务档案管理部门的人员结构，在一些闲置空间设置综合性的档案管理和储存室，并配备专业的教务档案管理工作人员。在开展相关教务档案管理工作时应坚持统一领导、分级管理的原则，实现三级管理，校办为一级管理，教务处为二级管理，教研室和实验室为三级管理，各管理级别的部门都应安排一名专业的档案管理工作人员，并明确其岗位职责，设置合理的奖惩机制，促进其工作积极性以及工作效率的提升。

学校教务档案管理工作具有明显的分散性、周期性、系统性特点[3]。基于教务档案管理工作的特点与实际情况，在开展有关工作时，学校应做好监督管理工作，学校要组织人员定期或不定期对教务档案管理工作进行检查或抽查，了解教务档案管理工作的具体进展。利用信息技术开展教务档案管理工作，有助于工作效率的提升和工作模式的改进，但学校应该意识到信息化教务档案管理工作模式的建设是一项长期的工作，需要花费大量的人力、物力、财力。信息化教务档案管理模式是保证教务档案管理工作可持续发展的有效手段，其不仅是对学校工作负责，更是对学校历史负责，对教师的教育教学活动负责，对学生和社会负责，具有重要的现实意义。

加大资金投入，提高硬件设施水平，更好地服务学校和社会

当前，学校应该加大对教务档案管理工作的重视程度。通过加大资金投入力度，提升学校教务档案管理的硬件水平，建设信息化教务档案管理平台，提高工作效率。学校教务处还应安装教务档案保护设备以及相应的安全设备，提升档案的安全性。同时建立教务档案资源共享平台，方便有关部门随时查找调用档案，提升教务档案的利用率。与传统的纸质档案管理方式相比，电子教务档案管理方式更加省时省力，可以有效提升管理效率。学校教务档案管理工作应该在具体实践的过程中坚持科学有序的原则，不断总结以往的工作经验，完善档案管理工作制度，从而更好地服务师生、学校和社会。

学校教务档案是学校各项教育教学活动的总结和记录，对其进行管理是为了更好地服务于学校的各项教育教学工作[4]。基于此，学校在开展教务档案管理工作时，应紧紧围绕教育教学管理活动。工作人员应该具备档案管理意识和资料收集整理意识，及时发现学校教育教学活动中一些有价值的资料，并将这些资料进行收集整理，为后续的教育教学管理工作和教研工作提供便利，同时丰富学校教务档案的内容，促进信息化教务档案管理系统的建立和完善[5]。此外，还应充分利用大数据技术建立起档案信息共享平台，档案管理工作人员要及时将保存的数据上传到平台中，并进行整理和收集，从而更好地满足当前教育教学工作的需求，以及社会对教务档案信息的实际需求。学校在进行信息化教务档案管理平台与信息化教务档案管理体系建设时，应根据学校的实际情况以及档案管理工作的实际情况开展有关工作。

总之，当前教务档案管理工作是学校工作的重要内容，其工作质量和工作效率的提升有助于提高学校的教育教学质量，促进学校实现良性发展。基于此，学校应该高度重视教务档案管理工作，及时发现其发展过程中存在的各种问题，并针对这些问题采取有效的措施，积极开展信息化教务档案管理工作，加大资金投入力度，提高信息化档案管理的硬件设施水平，从而有效提升教务档案管理工作的效率，真正发挥出教务档案对学校和社会服务的重要价值。

 

参考文献

[1]施谊.浅谈提高学校教务档案管理的具体措施[J].科技创新导报,2018,15(06):189+193.

[2]凡春辉.高校教学档案管理存在的问题及改进措施探究[J].艺术科技,2017,30(10):316.

[3]汪海燕.加强高职院校档案管理的措施探讨[J].汽车博览,2021(01):59.

[4]王子龙,袁佳杰,王志勃,等.高职院校教学资料管理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术,2022,18(12):53-55.

[5]答佩.浅议提高开放大学档案管理人员素质的对策分析[J].兰台内外,2021(29):79-81.

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0403/2370.shtml