新时期卫生监督档案数字化管理的策略分析

卫生监督机构档案管理工作中，为确保档案质量及信息完整性，推行数字化管理势在必行。尤其目前卫生监督档案管理还存在诸多不足之处，如管理意识落后、监管机制不完善等，需要通过改革管理模式来解决。但硬件与管理模式等层面对卫生监督档案数字化管理的实现造成了不同程度的阻碍，为此，有必要从其现状出发，就其应对策略进行分析，进一步加快卫生监督档案数字化管理系统建设及应用。

近年来，数字化建设已经深入各个行业中，影响着各行各业的工作模式，档案管理工作也纷纷向数字化方向改革。以卫生监督领域为例，卫生监督档案需要记录执法工作方式及内容，为卫生监督执法工作提供重要资料参考。推行数字化管理可以进一步提高档案管理工作的效率，同时提高档案管理的安全性。本文将以此为方向，提出新时期卫生监督档案数字化管理的实现路径。

卫生监督档案数字化管理发展趋势

 首先，推行数字化管理，借助数字化技术，可以促进档案管理工作效率的提升，例如实现档案信息的快速存储与快速筛查等，其可将原有的人工管理模式转变为自动化管理模式，极大提高信息存储及筛查的效率[1]。多种信息化技术的支持可以进一步优化卫生监督机构的信息资源配置，为不同主体提供更为优质且便捷的档案管理服务。数字化技术的应用还可进一步丰富档案载体，提高档案底稿保护质量。其次，推行数字化管理能够为领导决策提供更为可靠的依据，提升决策的科学。借助规范档案处理流程，确保卫生监督依法开展；借助相关数字化技术形成电子档案，提高档案管理质量。卫生监督档案记录了卫生事业的发展过程，是未来卫生监督工作开展的重要参考，便于相关人员掌握相关单位的发展情况。各级领导人员也可凭借档案中的关键信息，制订相关工作方案，而档案数字化管理的实现，可帮助其快速筛查并存取所需信息[2]。

卫生监督档案数字化管理现状分析

管理意识层面

 现阶段，部分卫生监督机构对档案管理工作重要性的认识度不高，导致其对数字化管理模式的推行缺乏重视，也无法正确评估新形势下档案数字化管理的重要性。所以衍生出的实际问题为仅针对医疗卫生业务与办公自动化等投入资金，将会极大影响档案管理效率的提升。而部分卫生监督机构甚至未建立独立的档案室或档案室空间狭窄。档案管理工作需要大量硬件设施的支持，但部分卫生监督机构档案管理意识淡薄，对硬件建设方面的投资较小，不利于档案管理数字化建设的推进。

监管机制层面

 卫生监督档案管理具有一定复杂性，但相应的管理制度还并不完善，例如档案内容开发不深、资源匮乏以及管理分类缺乏有序性[3]。在长期发展的过程中，卫生监督机构的监管机制匮乏，缺少高效且优质的标准化文件，这对档案数字化管理的实现造成了一定阻碍。档案管理工作开展过程中，员工的操作方式以及遵循的标准并不统一，极大影响了日常工作效率；同时也会出现部分工作人员敷衍工作等问题，而此类问题的发生与监管机制的不健全之间存在密切关联。监管机制的落后与档案管理工作的性质之间也存在一定关联，档案管理工作为后台基础性工作，并未处在关键地位，且具有服务属性，导致领导人员对其缺乏重视[4]。以管理方式为例，目前部分卫生监督机构仍然采用人工管理方式，并未引进现代化科技手段，极大浪费了人力资源以及时间，同时也不利于档案的安全管理。尤其近年来卫生监督档案管理内容不断增加，且类型更为复杂，分类更为细致，若依然采用人工管理方式，难以确保信息的安全性，因此有必要引入数字化技术，实现档案数字化管理。

人力资源管理层面

 卫生监督档案管理工作人员综合素质参差不齐、管理人才匮乏是影响档案管理工作以及档案管理数字化进程推进的主要原因。其中，资历较老的员工具备丰富的档案管理经验，但缺乏数字化技术应用能力，且对新鲜事物的接受及适应能力较差；而年轻员工应用现代化数字技术的能力较强，且更容易接受现代化管理经验以及工作模式，但缺乏档案管理经验[5]。以上问题是影响档案管理数字化进程推进的主要因素之一。新时期经济社会发展对卫生监督档案管理人员的职业道德与价值观念等提出了更高的要求，这也是目前卫生监督档案管理部门开展人才建设的重点。

硬件设施层面

 要实现卫生监督档案的数字化管理，势必需要大量硬件设施的支持。档案数字化管理的实现需要利用计算机、移动硬盘以及光盘等硬件，而此类硬件设施的建设需要大量资金的投入[6]。但在实际工作开展期间，卫生监督档案管理部门缺乏资金支持，这是制约档案数字化管理进程推进的主要因素。由于缺乏资金，即便建立起数字化管理系统以及数据库，后期技术升级与软件维护等工作也无法开展。以上问题的存在极大制约了卫生监督档案管理数字化进程的推进，同时也影响了档案数字化管理模式的应用价值。

新时期卫生监督档案数字化管理的策略

强化数字化管理意识

卫生监督档案管理意识落后的主要原因为管理人员长时间受到传统管理观念的影响，导致其管理模式创新面临诸多阻碍[7]。要想快速推进数字化管理模式的应用，就需要突破传统思想观念的束缚，确保数字化技术顺利应用并最大化地发挥其价值。在相关工作开展前，应对全体管理人员进行相关培训，促使其正确认识数字化管理的价值，以及本单位推行数字化管理的重要性。通过专业培训，促使管理人员树立起数字化管理理念。开展相应的管理模式培训，还可以推动传统管理模式数字化改革，并加快数字化管理理念的贯彻与落实。通过加强管理人员的管理意识，促使其更重视数字化管理工作的落实，进一步推动后续硬件设施建设与制度完善等工作的开展。

完善监管机制

    面对现阶段卫生监督档案管理工作机制不健全以及数字化管理优势难以体现的问题，有关部门需要进一步完善管理机制[8]。首先应建立起系统化且统一的数字化管理标准。统一的管理标准需要具备解决各部门档案管理方式及手段之间差异性问题的功能。例如针对存储文件格式选择不同的问题，应统一文本与图像以及视频等材料的格式，依据简洁有序、统一、系统化的要求开展卫生监督档案管理工作。对于档案的归类方式、存档方法以及查阅管理等，需要进行统一处理，形成规范化标准，为卫生监督档案资料的应用提供快速且便捷的服务。其次应建立起完善且行之有效的监督管理机制。将卫生监督档案数字化管理效果纳入考核体系中，提高相关人员的主观能动性[9]。此外，建立起卫生监督档案数字化管理定期检查与监督以及软件维护等工作标准，同时将责任落实到个人，提升所有工作人员的责任意识，充分提升卫生监督档案数字化管理实效性。

建立高素质人才队伍

    在人才建设方面，管理者需要充分重视人才的重要性，对内部人员进行专业培训，同时积极引进外部专业型人才[10]。对于引进的人才，除要求学历与工作经验外，还需要求其具备较强的信息技术应用能力。应对现有工作人员定期进行专业技能培训，促使所有工作人员的信息技术应用水平不断提升。为吸引更多综合素质较高的人才加入，应适当提升高技术人才的薪资待遇，促使档案管理部门不断引入“新鲜血液”，提升整体队伍的综合实力。引进人才后，需定期对其进行岗前培训与继续教育，关注全体员工专业技能与知识素养的培养，普及信息技术以及其他专业知识。档案管理人员也要树立起自觉学习与终身学习的意识，不断完善个人知识体系，在档案管理工作中最大化地发挥自身价值。除基层工作人员之外，管理者的综合素质也需要受到重视。管理者的能力以及意识将会直接影响具体工作的开展以及决策的科学性。针对此，管理者也需要不断进行专业培训，开阔眼界，确保未来工作中决策的科学性以及合理性。

加强数字化管理硬件设施建设

    硬件与软件设施对卫生监督档案数字化管理模式的推行具有重要影响。加强卫生监督档案管理基础设施建设是新时期完善及优化档案数字化管理的重要手段。硬件的建设以及后续维护需要投入大量资金，为此应获取更多渠道的资金来源[11]。在具备充足的资金后购入必要的硬件设施，包括计算机与移动硬盘以及网络配置等，为档案数字化管理模式的推行奠定良好基础设施条件。同时还需加强卫生监督档案管理系统的日常维护以及软件的升级管理，确保数字化管理系统处在正常应用状态。

网络档案管理系统的建设

首先，目录信息的数字化。创建档案信息目录能够为卫生监督档案数字化管理提供诸多便利条件。应用扫描技术、摄影技术以及多媒体技术建立起与其相关的档案资源，同时及时获取组建档案的目录信息，通过数字化的形式进行存储。再利用网络平台进行连接，促使档案目录信息实现有效管理，并形成资源信息库。目录信息的转变，可以促进卫生监督相关档案资源的交流共享以及档案资源价值的发挥。

其次，档案载体的数字化。此种操作可确保卫生监督纸质档案与照片档案等符合数字化要求。创建多媒体数据库可促使档案管理打破时间与空间的限制，实现在整个网络空间的高效率应用。档案数字化是卫生监督档案发展的必然趋势，也是档案网站创建的基础内容。采集档案专题信息可为档案数字化建设提供更为丰富的资料。在信息采集与数据库建设过程中，应当应用专业管理模式，推动档案管理数字化建设的顺利开展。具体工作过程中，可对文件信息进行全面分析，为卫生监督档案管理相关部门提供充足的信息支持，推动档案管理的数字化发展。

提高整体管理水平

首先，在卫生监督档案管理的内容采集方面，需要确保内容的全面性、系统性以及精准性[12]。结合具体工作情况，卫生监督档案采集的内容主要为依法行政材料及预防卫生监督相关材料等，这些类型的材料中又涉及诸多相关内容，包括卫生监督、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚等。此类型材料的采集要保证其全面性及精准性，确保最终存储的档案信息具备有效性。

其次，在卫生监督档案数字化管理工作中，需要重视管理手段的创新。现阶段，推行卫生监督档案网络化管理是创新发展的主要方向之一，可利用网络技术的优势及特征提升卫生监督档案管理工作的效率，借助网络打破地域对数字化档案管理的限制。借助网络建设实现档案信息检索、维护的数字化管理，可促进卫生监督档案管理网络化及自动化的实现，同时对深化卫生监督档案数字化管理也具有重要意义。

科技的发展对各行各业的发展均有不同程度的影响。以档案信息管理为例，应用各类信息化技术可实现对档案的数字化管理。而卫生监督档案管理工作本身具有一定特殊性，通过建立数字化管理系统以及创新管理模式，能够进一步提升档案管理工作的效率及质量。除此之外，档案数字化管理也可确保档案信息采集与存储的全面性及精准性。

参考文献

[1]赵延红,邢磊.卫生监督档案数字化管理思路与实践研究[J].兰台内外,2021(14):4-6.

[2]刘莉华.卫生监督档案数字化管理思路与实践探讨[J].赤子,2020(02):168.

[3]申海丽.医疗机构卫生监督档案管理模式实用性研究[J].兰台内外,2021(09):52-53.

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[5]孟令雷.目前卫生监督档案管理存在问题及对策研究[J].区域治理,2020(39):52.

[6]Li Sha.Analysis of factors affecting the security and countermeasures of digital archives information in colleges and universities based on the Analysis of Big Data[J].Journal of Physics: Conference Series,2021,1744(03):032219.

[7]张冬夏.信息化执法模式下卫生监督业务档案管理分析[J].2021,04(02):110.

[8]刘苡.信息时代医院档案管理数字化建设——评《档案数字化：风险与管理》[J].中国科技论文,2021,16(09):1048.

[9]王艳红.建立医疗机构卫生监督档案管理模式的实用性探析[J].山东档案,2020(04):61-62.

[10]田晨.关于做好卫生监督档案管理工作的体会与心得[J].办公室业务,2020(02):55-56.

[11]格桑罗布.浅谈卫生监督档案在卫生行政执法工作中的重要作用[J].幸福生活指南,2020(37):206.

[12]Sun Tao.Mining and utilization of special information for archives management based on 5G network and Internet of Things[J].Microprocessors and Microsystems,2020,07(01):103410.

 

责任编辑：史偌霖

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