信息管理系统提高图书档案管理的路径分析

在信息化建设不断普及的今天，纸质资源的空间不断被压缩，再加上纸质资源的信息检索速度过慢，已然无法满足当前快节奏的生活方式和学习方式。如果求学者或读者急切地找寻资料，而传统纸质资源无法在第一时间满足其需求，将在一定程度上使图书馆的价值降低。现就信息管理系统提高图书档案管理的路径作简要分析。

随着我国社会经济的快速发展，科学技术和信息技术在经济的推动下，得到了较大的提升。当今时代是数字化、网络化高速发展的时代，各领域、各机构、各组织都已经开始建立信息平台，利用互联网，加强领域、机构以及组织间的联系。在互联网广泛普及的今天，人们获取知识的途径不断增多。今天的人们不再局限于传统的纸质资料和文献；利用互联网，人们能够更加快速、全面地获取自己想要的知识，而在互联网与人们的生活逐渐变得密切的过程中，传统纸质文献的弊端愈加明显。图书馆是收藏各类书籍的重要场所，是学生、学者心向往之的求学之地，是丰富人们精神文化的重要基地。因此，在信息化的今天，要想充分发挥图书馆的作用和价值，就必须更新图书馆的信息管理系统，让图书馆实现现代化、信息化，从而更快地为读者提供更新、更全的知识。

信息管理系统的现状

在经济的推动下，我国社会已经基本实现了数字化、网络化发展。毫不夸张地说，对于当前我国的一些机构和组织而言，信息化建设已然成为其政策运行的基础条件。而在互联网广泛普及的今天，传统的文献储存方式，即纸质存储，其缺陷已然暴露无遗，不仅存储空间有限，还存在信息质量不佳、信息检索速度慢等问题，其已然无法适应当前快节奏的生活方式。图书馆资源丰富，曾凭借极大的信息存储量吸引了各个领域的人。然而，随着信息化建设的普及，互联网的作用逐渐被人们所认可。现如今，人们若想查询资料，只需要在互联网上输入关键词，便能快速找到自己想要的资料。而图书馆收藏的纸质资源，由于检索速度过慢，无法在第一时间为人们提供想要的资料，也就无法发挥图书馆的优势和价值。为此，在当前时代，图书馆必须认清时代的发展趋势和社会的需求，完善自身信息管理系统，结合现代技术，提高信息管理系统的质量，以期真正实现与时俱进，发挥图书馆的价值和作用。

信息管理系统在图书档案管理中的重要性

在图书档案管理中，应用信息管理系统能够让读者通过登录系统的方式，快速地查阅图书馆内的资料和信息，并进行阅读。同时，图书馆工作人员也能通过信息管理系统实现对信息的采编，以及对读者信息的管理。相较于传统的图书馆档案管理模式，应用信息管理系统能显著提升图书馆档案管理效率，从而最大程度地发挥图书馆的社会价值。

信息管理系统的作用就是综合分析读者的需求，满足读者的需求，有效实现图书馆的业务目标。当前的图书馆管理系统中有大量的信息需要存储，这些信息不仅包括文献资料信息，还包括读者的相关信息，如读者的借阅信息、还书信息等。但是，这庞大的信息量对目前的管理系统而言，显然有些沉重，其无法有效实现对这些信息的存储和转化。当今社会的发展节奏非常快，在快节奏的生活中，人们已经没有足够的时间来等待书籍检索，再加上图书馆的书籍数量过于庞大。要想借阅一本图书，必然需要花费大量的时间，这显然有些得不偿失。此外，新增书籍的信息、书籍的购置以及书籍的摆放等信息，同样需要以数据的形式存储在管理系统中，这进一步增加了管理系统的负荷。为此，在当前的图书档案管理中，应用信息管理系统尤为重要。唯有如此，才能让图书馆正常运行，有序开展，才能发挥图书馆的作用和价值，才能为读者带来便利，满足读者的需求。

图书馆档案管理的基本内容

图书馆的档案管理工作主要包括四个方面：设备档案管理、业务档案管理、人事档案管理以及政文档案管理。第一，设备档案管理，主要是管理图书馆的设备资料，包括设备维修、设备引进等信息，特别是在招标采购政策颁布后，所采购的设备信息都需要进行建档并保存。第二，业务档案管理，主要是在开展日常业务的过程中，图书馆各部门所形成的一些资料，其涉及的内容主要包括研究材料、汇报材料、工作开展材料以及工作数据信息等。第三，人事档案管理，主要包括图书馆员工资料、图书馆用户资料。其中，员工资料主要包括职称考评、员工基本信息、员工岗位配置以及员工岗位变动等；用户资料主要包括用户基本信息、用户借阅图书信息等。第四，政文档案管理，主要包括工作日志、图书馆规章制度、工作计划、年度总结报告、会议记录、党政文件以及内部研讨资料等。由于政文档案类的资料收集难度大，导致收集的资料不够全面，且收集的资料较为零散。

信息管理系统的应用价值

技术价值

图书馆日常运行过程中的关键就是信息管理技术。良好的管理技术，不仅能够确保图书馆正常运行，还能为读者提供良好的服务平台，让读者有效地使用图书资源，同时拉近图书管理员和读者间的关系，有效实现信息共享，高效处理。相较于传统管理技术，信息管理系统运行流畅且快速，其极大地提升了信息的传输速度，能有效满足当代读者对信息获取的需求，满足读者对信息检索速度的要求。

管理价值

在图书馆管理过程中，应用信息管理系统能大幅提升其服务质量和服务水准。在图书馆内，占据大量储存空间的是印刷版的纸质文献，这些文献的日常维护，需要管理员运用手工操作进行管理，不仅管理工序复杂，服务工序同样烦琐。而且目前对这些文献的管理较为杂乱，不仅无法提高管理信息的准确性，还无法达成信息共享，严重浪费了这些文献的价值，同时也影响了图书馆效益的增长，降低了图书馆的服务水平和社会地位。而利用信息管理系统，能对图书馆的业务流程进行优化，同时实现纸质文献数字化，更有利于发挥这些文献的价值，进一步提升信息资源的利用率，增强图书馆的市场竞争力。

决策价值

在图书馆的管理中，应用信息管理系统能有效提升其决策水平。随着社会的快速发展，社会环境的变化日新月异，在这种环境下，为了确保图书馆内外信息获取的准确性，图书馆领导人员必须确保决策的准确性和可行性，使每一项决策都有依据。而信息管理系统的支持，能让管理者有效获取内部和外部的信息，为领导层的决策提供实际依据，同时在决策下达后及时反馈实行信息，便于领导层第一时间调整决策方案。此外，在半结构化和非结构化的问题上，信息管理系统的应用能够为高层管理人员提供相关分析信息，让高层管理人员通过定量分析，得出综合性信息。总之，信息管理系统的作用就是收集信息、处理信息、分析信息，为管理层的决策和管理提供科学、准确的依据。

图书档案管理中存在的问题

缺乏健全的信息系统

在建设信息系统的过程中，部分图书馆并未根据自身实际情况，建立相应的管理制度，导致在收集档案资料、整理档案资料的过程中，缺乏科学的指导，造成了资料收集不全、资料类型不清、资料查找困难、资料存档时间模糊等问题。这不仅严重影响了图书馆的档案管理工作，更影响了信息系统的使用。在信息时代的背景下，传统纸质资源已经无法满足读者的需求，在信息化的过程中，若信息系统不健全，将严重影响读者的服务体验，不利于图书馆建立良好的社会形象。

服务层次过低

目前，大多数图书馆只能满足材料收集、资料存档的档案信息服务工作，同时，只能为读者提供一些基础的阅览服务、查询服务以及咨询服务等，无法提供资源共享、快速查询等服务，无法让读者享受到良好的用户体验。在信息化建设广泛普及的今天，图书馆要想提升自身市场竞争力，发挥自身社会价值，就必须与时俱进，紧跟时代发展进程，完成信息化建设，优化信息管理工作，提升图书馆整体服务质量，同时充分满足用户的需求，让用户能够利用网络平台，实现资源共享、专题服务等。

信息资源利用率不高

信息管理系统具有快捷、高效等特点，不仅能提高图书馆信息资源的收集效率，还能提升其管理效率，真正实现信息共享。但是目前，不少图书馆的信息系统尚未更新，仍在沿用传统信息技术，对互联网上的信息资料利用率较低，导致其工作效率始终较低，也无法促进图书馆实现现代化发展。除此之外，虽然有些图书馆配备了信息管理系统，但是由于管理人员的能力不足，难以将其作用充分发挥出来，导致图书馆仍在沿用过去的管理模式，造成了信息资源的浪费。

信息管理系统提高图书档案管理的有效路径

优化档案检索

在系统开发的过程中，为了确保系统的有效性，在设计时应尽可能采用一些成熟的技术进行开发。图书馆在开发档案信息检索系统的过程中，可以采用一些成熟的技术进行设计，如数据库、局域网、html、ASP以及Web等，以及一些大众型的浏览器，再借助B/S方式连接主服务器，实现信息浏览和请求，如此一来，便能让图书管理员更加全面、有效地掌握图书馆内的全部信息。

提升用户体验

在信息管理系统中，设计用户使用界面，让用户能够通过专属界面实现信息查询、信息收集等，不仅能使系统更加人性化，还有利于管理者对用户信息进行管理。在主界面的设计中，可采用Visual foxpro 6.0中的菜单实现法，建立主界面，这种主界面的操作和Windows类似。在输入界面的设计中，可设计两个选项，即图书馆管理选项和用户使用选项，并在选项内设计对应的表单，表单中每一个选项都会有相应的输入口，能够让用户或者管理员进入后，快速实现信息查询或者信息录入，同时，在页面内添加保存功能，能够存储已录入信息，或者记忆用户或管理员的当前操作，便于下次进入后，能直接进入上一次操作的位置。在设计借阅界面时，可以根据用户需求，设置图书借阅功能。在借阅页面，添加用户表单，用户在输入借书证号后，可显示用户的相关信息，用户在确认信息无误后，便可进入图书借阅页面，直接输入需要借阅的图书编号，然后就能直接找到该图书的相关信息，用户再次确认后，系统将罗列出用户借书证号、图书编号、图书借出时间、用户还书时间等信息，用户确认后，即可借阅图书，同时借阅记录将被保存。在查询界面的设计中，可以设计两个选项，分别对应图书管理员和用户，在查询图书时，可根据图书编号、书名、作者三个关键词进行图书查询，在查询到图书后，会自动显示图书的基本信息，包括图书编号、是否借出、书名、作者、出版社、市场单价等。

提高管理质量

在信息管理系统中，信息管理的内容主要包括信息同步、添加信息、修改信息以及信息删除等。在其中能够对档案信息进行计划、发布、查询以及录入。同时，借助扫描仪，能够将纸质资料存入信息管理系统中，可以采用文字保存或图片保存的方式，对资料进行数字化处理和保存，从而形成电子档案。在之后的修改、添加和删除过程中，能够有效更新其资料，从而极大地优化了管理效果，提升了管理人员的工作效率。

信息查询功能，可由检索功能实现；信息发布功能，可采用HTML形式发布，让其能够通过网络进行访问；办公计划功能，是信息管理系统专门为管理者设计的功能，便于管理者对档案信息进行管理和计划，同时还能提示管理事项，便于管理者按照提示内容进行有序管理，从而提升管理质量。

综上所述，随着社会经济的快速发展，信息化建设的普及，图书档案管理的水平有待提升，而信息管理系统的应用，不仅能够提升图书馆对档案信息的管理水平，还能为读者提供更加便利的信息服务。在信息时代下，互联网和人们的生活紧密联系在一起，人们对信息的获取要求越来越高。虽然互联网上的信息较多，但是过于零碎，且全面性不强。而要想提升信息的准确性和全面性，就必须依靠图书馆。但是，图书馆传统的管理模式下，信息检索速度过慢，读者通常需要花费大量的时间等候，这和当代快节奏的生活方式相矛盾。因此，为了满足人们对信息的需求，图书馆必须更新管理方式，积极应用信息管理系统，提升管理质量，为人们提供便捷的渠道来获取信息，从而满足人们对信息的需求。

 

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责任编辑：史偌霖

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