数字人文视域下高校科研档案信息化管理的实施困境与优化策略

知识经济和科技创新环境下，高校科研档案管理急需规范化、全面化、信息化、资源化。现基于数字人文视域，以高校科研档案管理工作为对象，探索数字人文视域下高校科研档案信息化管理的实施困境与优化策略。其中实施困境主要出现在基础层、服务层、知识层以及保障层，优化策略为推进高校科研档案基础设施建设，提供“数字+人文”的档案服务，加强科研档案资源的识别与分析，打造复合型高校科研档案管理队伍，重在使其为教育科研活动提供更有力的支撑。

传统模式下的高校科研档案信息化管理掩盖了数字人文的其他属性，并弱化了“数字人文”与“档案服务”的其他组配关系，导致高校科研档案出现信息利用率低、信息不全面不准确、功能服务局限等问题[1]。以数字人文指导高校科研档案信息化管理，能够消解新一代数字技术和科研档案在功能属性、价值彰显、作用发挥上的“隔阂”，强化高校科研档案的文化属性，彰显高校科研档案工作的服务属性，推动高校科研档案管理走向现代化。因此，应当立足于数字人文视角，重塑高校科研档案信息化管理的系统性认知，并探索其参与数字人文的模式。

数字人文和高校科研档案管理的理论解读和发展现状

（一）数字人文的理论解读和发展现状

数字人文是一种将计算机方法与技术融入人文研究，进而提出并回答人文问题的新范式[2]。在高校科研档案信息化管理领域，数字人文重在以数字技术为依托，以人文体现为范式，将认知计算、图像识别、视觉分析、文本计量、文化分析等数字技术引入高校科研档案信息化管理过程，以促进科技与人文互动，满足高校科研档案信息化管理人员和提档人在工作或使用过程中便捷化、服务性、高效性等实际需求，强化高校科研档案管理的人文属性。目前，数字人文相关理论研究方兴未艾。学者们多从建构和功能视角出发，阐释数字人文的理论内涵、本质，探索数字人文在不同场景的实践路线、现实意义、风险挑战以及应用路径。比如，廖蓓蓓指出，数字人文视域下档案管理在价值上的诉求是更好地服务于人，在方法论上呼吁多主体之间的协同整合，在理性上则提倡价值理性与工具理性的弥合。

（二）高校科研档案管理的理论解读和发展现状

高校科研档案管理工作是高校档案工作的重要组成，面向对象是高等院校在科学研究管理和实践活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体等文件材料。以知网为数据库，以“高校科研档案管理”为检索词，共检索出405条结果，研究重心在于以何种方式方法推动高校科研档案管理改革创新，以更好地服务高校科研事业发展。陈滢、张继元将过程管理理念引入高校科研档案管理，提出提高重视程度、建立规章制度、完善管理模式、加快信息化建设、提高人员素养、挖掘档案价值等措施；刘杰结合高校科研档案管理面临的困境，论述了人工智能赋能科研档案管理的正当性，指出应利用人工智能技术，提升高校科研档案的安全性，优化资源组织形式，构建自适应推荐平台。

数字人文视域下高校科研档案信息化管理的实施困境

（一）基础层：基础设施相对薄弱

值得承认的是，无论是科研档案数据整合、深度加工，还是电子文件有效管理、可视化展示、档案关系洞察、档案精准定位、用户使用趋势分析等，这些高校科研档案信息化管理的数字人文实现都离不开数字档案技术、数字档案设备、智慧档案平台等基础设施的完善和优化。虽然现阶段高校科研档案基本实现了互联网、信息化转型升级，但是因为重视程度、投入力度等方面的差异，再加上档案信息化管理技术更新较快，所以部分高校在技术水平、设备先进水平、一体化平台建设方面仍旧存在较为明显的短板，具体表现在管理技术水平较低，先进设备投入不足，一体化平台建设缺位等方面，容易出现科研档案信息不全面、不准确、功能服务局限等问题[3]。

(二）服务层：业务活动有待拓展

在数字人文的作用下，高校科研档案信息化管理在盘点、整合、检索、编目、关联、编辑、计算、呈现信息等方面的功能日益强大。如数字人文能够对高校科研档案进行加工处理，使其具有逻辑性、关联性、推理性、创造性等。种种趋势都在说明一个问题，高校科研档案信息化管理需要跳出被动式服务方式的框架，树立主动式服务逻辑，为用户提供主动化、数字化、人文化的管理服务。然而从现有实践来看，无论是从供给数量还是供给质量上来看，高校科研档案信息化管理服务都差强人意。部分高校只能提供一些基础性的信息化服务，科研档案信息化管理工作还停留在“档案保管与利用”阶段，往往只是进行一些科研档案的上传、查阅、检索、增加、删减等基本性工作；还有部分高校科研档案信息化管理服务智慧化水平较低，档案业务自动化办理、智能检索服务、智能推送服务、智能辅导服务等智慧化服务质量相对较低，在科研档案成果图谱化、自动识别纸质档案、智能追踪用户踪迹行为、个性化推荐等数智化功能服务方面供给较少。

（三）知识层：数据结构缺乏联动

数字人文视域下的高校科研档案管理满足了档案管理跨界协作的要求，突出科研档案在作者、关键词、主题、篇名、单位等方面的紧密关联，管理对象细化至数据层，管理属性更加突出共建共享，由此产生了以共建共享、信息联动为基础，以协作融合、相互借鉴、互利共赢、辐射映射为特征的科研档案信息化管理结构[4]。目前，部分高校科研档案信息化管理的跨学科与协作性属性并不突出，档案资源数量庞大、多源异构、资源间缺少逻辑联系和对话的现象较为常见。还有部分高校科研档案息化管理的数据标准、存储格式、检索标准不统一，档案信息较为零散，科研档案数据往往相对孤立，存在异构数据源分散性强、功能与存量重复、数据共享不及时不完整等问题，需要用户不断更换关键词进行检索，容易使用户面临知识孤岛的困境。还有些高校科研档案管理模式为明显的层级化管理模式，导致科研档案数据要素无法合理流动，不便于管理者了解各部门科研档案上传、存储、修改等基本情况。

（四）保障层：专业人才较为匮乏

数字人文对高校科研档案信息化管理提出了更高的标准和要求。作为高校科研档案信息化管理的主体，高校科研档案管理人员的意识和能力影响着数字人文背景下高校科研档案信息化管理的水平和质量。由于高校科研档案管理人员多为在科研部门工作的人员，他们大多都缺乏图书情报与档案管理领域的专业知识，欠缺专业的档案管理理论和技术，且对数字人文、数字技术缺乏一定的了解，数字意识相对较弱，对数字人文一知半解，缺少必要的培训和引导，因此在高校科研档案信息化管理过程中，其容易因为专业上的局限、观念上的差异、能力上的不足，无法在利用数字技术推动高校科研档案信息化管理实现跨界融合和人文交流的过程中，对数字人文视域下的高校科研档案信息化管理形成科学认识，而是沿用传统的科研档案管理方法，缺乏一定的人文关怀。

数字人文视域下高校科研档案信息化管理的优化策略

（一）推进高校科研档案基础设施建设

数字人文背景下，人们对高校科研档案信息化管理数智化服务寄予了更多期待，而这些服务的实现，需要更多先进技术和设备的支持。因此，应加快推进智慧档案基础设施建设，为高校科研档案信息化管理提供前提条件。一要更新高校科研档案信息化管理技术，加入大数据（如大数据挖掘技术）、物联网（如Zigbee协议技术、射频识别技术）、人工智能（如多模态识别技术、深度学习技术、模型训练技术）、信息识别转化技术（如人脸识别技术、语音识别技术、OCR识别技术）等技术，提高高校科研档案的智慧管理能力；二要引入高校科研档案信息化管理数字人文设备，如激光扫描器、扫描仪、大容量存储和备份设备，实现档案自动入库、远程调取、精准匹配档案信息、快速查阅利用等功能；三要建立高校科研档案信息化管理数字人文平台，这一措施有利于高校将软硬件资源整合、集成为一体化高校科研档案数字人文管理系统，在记载和查询档案目录信息功能的基础上，增加智能分类、智能检索、个性推荐、远程控制、数据分析等人文性功能[5]。

（二）提供“数字+人文”的档案服务

建立高校科研档案数智服务生产模式，利用大数据技术、OCR识别技术、射频识别（RFID）装置、激光扫描器、区块链技术、AI技术等技术，对多种形式、数量庞大、类型多样的纸质科研档案进行选择、转换、提取、整合和衔接，不断提高其转化准确率；建立智慧档案管理系统，引入数据组织技术，利用统计、在线分析处理、情报检索、机器学习、模式识别、人工智能、可视化等多种技术手段，处理海量、具有异构等复杂特点的科研档案，深入挖掘科研档案数据价值，整理科研档案资源序列的关联模式，形成具有关联性、逻辑性的高校科研档案管理结构，找出具有关联性、可以相互利用、能够推动档案价值创新的智慧化科研档案呈现方式，提供“一站式”公共服务。

建立高校科研档案数智服务运作模式，充分利用新一代数字技术，提供智能匹配、智能拓展、智能分析等数字人文档案信息检索技术，提供自动筛选、自动编目、自动著录、自动分析、案卷追溯监控、线上查档、自动推理、情景式展示等数字人文档案功能服务，减少科研档案信息更新慢、信息不透明、随意性强等对查档人的负面影响。

建立高校科研档案数智知识反哺模式，借助用户分析技术、人工智能技术等技术，根据查档人个人信息和具体查阅记录，了解其利用动机、偏好、趋势，精准推送科研档案资料，解决缺乏信息发布有效机制的现实问题。

（三）加强科研档案资源的识别与分析

在档案有机联系的基本理念下，高校科研档案信息化管理需要建构不同类别、相同领域高校科研档案资源的潜在关联，实现科研档案信息的共享、申请和调用，为科研档案产生跨界“化学反应”提供条件。一方面，从实际需求的角度出发，遵循整体性与协调性，顺应科研档案使用主体的层次化与多元化走向，重视档案资源的内在联系，使用NER、本体建模、数据库设计、关联数据、知识图谱、数据画像等技术，通过建立多维度型模型、描摹数据层级的细颗粒度、聚类分析科研档案数据信息、关联化描述元数据、链接同构或异构知识单元、建立结构化组织档案体系等操作，以标签为中心将分散的科研档案从文本、时间、空间、功能、形式等多个维度进行组织与整理，形成基于特定文本内容或功能用途的档案记忆单元。另一方面，面向人文与社会的需求，以一本账管理、一揽子申请、一平台调度、一站式浏览为导向，推动“静态关联”治理，细化高校科研档案数据资源的目录要素，推动数据资源的全域性动态化管理，推进标准规范化的高校科研档案“工厂化”管理，有效加强全链条高校科研档案资源质量管控。

（四）打造复合型高校科研档案管理队伍

打造一批兼具数字人文视野和档案现代化管理能力的复合型高校科研档案管理队伍，是应对数字人文对高校科研档案信息化管理提出挑战的有效措施。要加强高校科研档案管理人员的人文素养，以实现数字人文发展为主题，通过具体的课程、观摩学习、实地考察、会议讨论、项目带动等方式，使他们对数字人文有更多的思考与参与，拓宽他们的管理思维。要提升高校科研档案管理人员的专业技能，从学习时间、经费和机会上，积极为高校科研档案管理人员提供学习数字人文相关技术的机会，如构建高校科研档案管理人员数字人文专项技术学习共同体，出台高校科研档案管理人员数字人文专业学习资金保障政策，配套科研档案数字人文管理所需的软硬件设备，帮助其掌握新的数字人文技术和方法，引导他们熟练掌握数字人文相关理论和技术，并结合管理实际进行合理的应用和开发；也可从人事管理制度入手，对积极探索数字人文科研档案管理，并在此过程中取得突出成绩的人员进行物质和精神激励，将数字人文科研档案管理与其绩效、日常考核、职称评定相挂钩。

数字人文背景下，高校科研档案信息化管理具有多元性和不可或缺性，强化高校科研档案管理人员对其服务性和发展性的认识，可以使高校科研档案管理人员跳出传统概念束缚，实现一般数字人文法则与高校个性化实际的平衡。随着数字人文的深入研究发展，高校还应结合数字人文发展趋势和科研档案管理特征，归纳数字人文背景下高校科研档案管理与传统档案管理模式的异同，主动参与并探索数字人文背景下高校科研档案信息化管理发展与业务延伸的路径，尽快融入数字人文浪潮之中；并在此基础上，结合时代发展背景和自身实际，深化“数字人文”概念，实现中国式现代化高校科研档案管理创新发展。

参考文献

[1]刘杰.人工智能赋能高校科研档案管理[J].兰台世界,2022(07):70-72.

[2]张卫东,左娜.档案领域参与数字人文的适应性推进模型构建：从焦点透视到系统考量[J].档案学研究,2022(05):4-10.

[3]廖蓓蓓.基于数字人文视域下档案资源整合与服务转型[J].黑龙江档案,2022(04):311-313.

[4]孙宝辉,张晓晓,张卫东.数字人文视域下高校校史档案编研路径研究[J].档案与建设,2022(07):54-57.

[5]加小双,姚静.数字人文赋能档案资源体系建设：机制与路径[J].山西档案,2022(03):19-27.

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://www.whcyzzs.cn/html/2023/0117/2292.shtml