微探新时期开展中小学档案管理与信息化建设的措施

中小学档案管理是日常行政工作的重要组成部分，其工作内容涵盖学校章程、学校发展历史、历史教学资料以及学校德育工作内容等。目前中小学档案管理工作仍存在一些不足，对此，现从中小学档案管理工作的建设要点出发，探究中小学档案管理信息化建设的意义，分析中小学档案管理工作的现状，明确优化中小学档案管理的原则，给出推进中小学档案管理工作的对策，并以数字化信息建设为核心，探究数字技术背景下中小学档案管理工作信息化建设的要点，以期为中小学行政管理以及档案管理工作提供横向的参考和借鉴。

档案管理是中小学行政管理的核心工作，对学校建设具有重要意义。深度研究档案内容可以总结学校发展历程中存在的不足，进而不断优化和更新学校发展战略，有利于学校的长足发展与进步。对此本文结合智能化工具展开相关的探讨。

中小学档案管理工作的内容与意义

中小学档案的内容涵盖学校发展历史、学校组织结构、学校理念、工作开展情况、员工个人信息与档案、教学过程资料、学生个人信息等多种历史资料。档案本身具有凭证和参考两项重要作用，其管理工作具有较高的价值。在开展档案管理工作的过程中，要始终秉持安全性和保密性的核心原则，在已有业务的基础上不断加强信息化建设，使电子化的档案资源也能够得到规范化的处理。目前，中小学档案的信息化建设主要涵盖OA信息管理系统以及数据库建设两项。在开展信息化建设的过程中，不只是单一地完成档案数字化建设，还要从不同的方面完善信息化应用水平，使档案资源能够发挥出自身的作用。

随着现代化智能工具的不断发展，档案信息管理也要结合智能化硬件进行功能革新，在已有业务的基础上重视档案管理的信息化建设，推进业务管理的高质量发展。目前的教学管理工作和档案管理工作具有较大的关联性，二者之间相辅相成，共同推进教学工作的顺利开展，减少了由于人为干预引起的工作误差，最大限度地保证了管理工作的精确性。

中小学档案管理工作的现状

（一）对档案管理的重视不够

从行政层面来看，部分领导对档案管理存在认知误区，片面地认为档案管理工作就是对已有文本资料进行存档，在行政层面出现较为严重的“重教学、轻档案管理”的问题，进而导致对中小学档案管理工作的重视程度不高，没有将提高档案管理质量和学校的战略规划与核心业务深度关联起来。

（二）档案管理人员的业务水平不高

中小学档案管理工作的要求较高，工作内容较为繁杂，需要管理人员具有较高的业务水平，同时还需要结合学校特色对基础业务范围进行拓展和延伸，拓宽业务面。但是在实际开展工作的过程中，管理人员大多是兼职或者以借调的身份开展工作，在上岗前没有经过系统的业务培训，导致其对档案管理工作流程不熟悉，对档案管理的重要性以及管理制度缺乏清楚的认知，同时这些人员对信息化和智能化硬件工具的应用水平不高。这些因素导致档案管理工作的效率和质量大打折扣。

（三）档案管理人员创新意识不强

随着智能化时代的到来，档案管理面临的问题也越来越多，因此需要不断对档案管理工作进行深度优化和创新。信息化档案管理要求工作人员使用计算机进行资料录入和数据传递，而一线工作人员往往习惯于使用传统的方法进行信息录入与数据传递，其工作理念仅仅停留在档案资料的保存上，主观意识上缺乏对工作的变革和创新，使得工作难以改进，因此档案管理工作长期处于一种被动状态。

（四）档案材料整理不及时

中小学档案需要不断地进行整理和归档，及时完成收集和分类工作，但是部分学校在档案管理中存在多头存放的形式，管理人员没有及时进行档案收集和分类整理工作，导致档案资料没有在第一时间得到保存，在时间和空间维度上都缺乏合理的衔接，甚至导致资料丢失。

优化中小学档案管理的原则

（一）科学性原则

为了促进档案管理工作的创新，首先要不断强化档案管理的科学性原则，从科学的角度对基础业务进行优化，实现档案的科学化管理，进而显著提升档案管理的效率，发挥档案管理业务的核心指导作用，同时还能显著促进校内业务的革新，促进学生全面发展。

（二）易操作原则

目前档案管理工作最大的问题是对档案管理工作的重要性认识不足，导致档案管理工作缺乏足够的人力和物力，工作效能无法被充分激发出来，因此在工作开展过程中要始终遵循易操作的原则，不断精简工作流程，进而显著提升档案管理工作的效率。

（三）实用性原则

档案管理的最终目的是提升档案数据信息的价值，这就需要档案管理人员转变工作思想，将工作的重点和核心转到档案收集和档案利用上，充分挖掘档案信息的要点，使档案信息在教学改革和教学升级中发挥核心作用。

推进中小学档案管理工作的对策

（一）创新档案管理的工作观念

实现创新的前提是具有良好的创新意识，创新档案管理工作的本质是对管理思路和管理流程进行创新。因此在行政层面，需要加强对档案管理工作的重视程度，尤其是要加强硬件资源和人力资源的投入，促进档案管理工作能够不断进行革新。在开展工作的过程中，工作人员要不断更新档案管理理念，树立良好的档案管理责任意识，结合本校的实际情况进行管理模式的创新，通过现代化智能终端以及信息技术来提升档案的实用性。

（二）提升档案管理工作人员的专业水平

学校要定期对档案管理工作人员进行培训，同时积极开展与兄弟院校的交流学习活动，促进档案管理工作能够不断创新。在人员队伍建设上，要帮助工作人员充分树立起良好的服务意识。现代化的技术工具只是档案管理工作的工具，通过现代化技术能够显著提高档案管理工作的效率，使档案管理工作人员的专业化程度得到显著提升，但是档案管理工作最终还是要依靠人工完成，因此良好的管理水平和服务意识至关重要。

（三）创新档案收集模式

档案管理工作人员要在业务实践的过程中不断革新管理意识和管理理念，将档案管理工作由被动式收集转变为多样化收集，保证档案收集的及时性及准确性。档案管理部门需要强化与学校的所有行政管理部门及教学班级之间的沟通和联系，确保一线资料资源能够及时进行归档和处理，同时也要做好一线数据资源的登记和借阅记录，使档案管理的责任能够落实到每一位相关人员。

（四）建立专业化的档案管理制度

制度创新是优化档案管理的关键，档案管理制度的建立需要深度贯彻和落实国家对档案管理的各项规定，并且深度结合自身的发展需求，进而综合提升档案管理的科学性和实用性。档案管理制度要与信息化深度融合，确保档案管理信息化的开展有制度保证。在实际工作过程中要坚持落实安全生产和安全存储的核心要义，为科学、高效地利用档案信息奠定基础。同时还要完善风险管理体系，强化突发情况以及偶发因素的应急管理预案，进而为档案管理提供较为安全的制度环境。

（五）中小学档案管理工作信息化

随着信息化技术的不断发展，打造数字校园的观念逐渐深入人心。从具体的应用实践上看，数字化管理的全链条业务体系有利于业务的高质量开展，尤其是对于档案管理这类文字业务较多的部门来说，通过建立数字档案室能够提升档案资源的利用质量，显著提升档案管理、收集以及整理储存的效率。档案管理工作人员也要不断进行“知识更新”，提升自身的业务水平，利用互联网资源实现档案信息的快速收集和整理。在数字化档案数据管理过程中，要注重数据平台的容量建设和功能建设，使其能够涵盖数据编排以及数据检索等多种核心功能，实现智慧化管理，显著提升档案管理的科学性和实用性，这同时也是本文优化工具探究的核心重点。

数字技术背景下中小学档案管理工作信息化建设的要点

（一）加强档案信息资源建设

信息资源是建设电子档案数据信息库的基础，因此首先要强化档案信息的资源建设，保障信息数据的完整性。学校要结合本身的硬件资源开展网站门户建设，或者建立“数字档案馆”小程序，将档案网络数据资源实时上传到网络平台，提升档案资源的利用效果，强化服务品质。从工作流程上看，档案管理工作信息化建设是对传统档案工作流程的颠覆，因此无论是管理理念、管理方式还是管理手段，都处于发展过渡阶段，学校只有不断完善数据库资源才能最大程度发挥信息资源的作用，进而优化校内资源。学校还要结合硬件设施利用专业的信息技术和设备保护数据库内的资源，以避免资料流失，同时便于管理人员对数据档案资源进行实时检索。

（二）完善档案管理的标准

档案是中小学发展资料的重要载体，其不仅记录者学生和教师的发展，还是学校未来进行改革活动的关键基础资料。无论是传统档案管理还是电子档案管理，在开展工作的过程中都要始终将《电子文件归档与管理规范》《中华人民共和国档案法》等法律条文作为工作的依据，严格规范档案管理行为，同时还要根据档案管理工作的实际情况，调整档案资源的收集和利用方法，使电子档案资源能够在绝对安全的存储环境中进行存储和利用，全面提升信息化档案管理水平。在已有法律条文基础上，学校还要结合自身特色以及档案管理工作的现状制定不同的规则标准，在内容上需要满足《电子文档管理制度》等，只有明确的档案管理工作内容和标准才能更好地实现资源共享，提升电子档案的利用率，使电子档案的管理更加规范和协调。

（三）优化档案管理系统建设

电子档案的管理需要借助专门的管理软件，以便实时结合互联网资源开展档案管理工作，优化电子档案的管理效果。档案管理人员要充分利用计算技术和信息管理工具搭建完善的档案管理数据库，将数据库资源和教学管理系统以及OA信息管理系统紧密结合起来，综合提升档案管理效率。同时中小学也可以结合自身发展需求自主开发管理平台，在开发平台时，要格外注意安全性问题，如果系统安全性问题不能得到解决，将会导致数据信息损毁或泄密，造成巨大的数据信息损失。因此学校在开展档案信息化建设过程中，必须强化基础设施的维护和更新，在软硬件的建设上加大资金投入，综合提升电子档案的应用管理效果。档案管理工作信息化建设的要点流程如图所示。

                                                                                      图 档案管理工作信息化建设的要点流程（作者自制）

中小学档案为学校发展提供了关键的智库信息资源，档案管理部门是行政管理的关键信息部门。在档案管理工作的信息化建设上要对基础工作进行创新，提升管理人员的专业技能水平，建立起全新的档案管理规章制度，在信息化的专业技术背景下开发数字化智能管理平台，提升资源利用的有效性，实现档案管理工作的高质量开展。

 

参考文献

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责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2022/1130/2234.shtml