新时代电子政务背景下人事档案信息化管理研究

人事档案管理信息化建设对推动人事档案管理优化有很大帮助。新时代，电子政务以及人事档案管理的信息化建设需要从档案管理人员的专业技能培训入手，同时结合信息化发展，通过调研了解电子政务发展的实际情况，提前预估人事档案信息化建设实践的开展情况，重点梳理电子政务背景下人事档案信息化管理的诸多共性和争议性问题。对我国当前电子政务发展背景下人事档案信息化管理进行研究有助于提高我国电子政务水平。

 一直以来，档案对于政府以及企事业单位而言都是十分重要的信息记录材料，其是信息凭证，关系着政府以及企事业单位自身的发展。随着我国对政务工作重视的不断提高，政务工作改革变得越来越重要。随着改革不断深化，其涉及的相关信息以及资料也越来越多，再加上政府改革创新，企事业单位不断转型发展等，档案资料的数量和种类不断增加，档案规模不断扩大，档案管理的难度也随之增大。然而，人事档案管理一直以来都是政府部门、人民群众以及企事业单位员工十分关注的环节，因此其信息化建设十分重要，只有这样，才能真正发挥企事业单位以及政府部门的职能作用。

概念解析

（一）电子政务

电子政务并不是一个新概念。电子政务需要结合信息技术，将信息技术与办公自动化融合，从而在整体上开创政务办公、服务与管理的新模式。因此不难看出，电子政务的核心在于网络，其属于“互联网+”的衍生产品，是政府部门以及企事业单位不断推进政务工作创新进而促成的一种结果。电子政务的应用实际上非常广泛，现如今更多运用于国家公共管理部门、企事业单位的行政部门等，因为这些部门本身就有政务办公的实际需求。这些部门需要基于政务网站、网络中心构建网络服务体系进行办公，同时企事业单位还会涉及采购的电子化、办公的自动化以及信息数据库的全面建设等诸多问题。电子政务就是将政务工作电子化、无纸化，这样做的好处在于工作流程将更加清晰直观，工作安排将更加高效简单，信息收集将更加全面准确，因此电子化改革是推动政务工作透明化、公开化，实现政务工作具象化的有效手段，能够使政府部门以及企事业单位更好地开展工作。

（二）档案信息化

档案信息化涉及的更多的是与网络技术有关的信息化管理改革，信息化设备和技术的运用对档案管理全面实现信息化有巨大的推动作用。同时，将这些设备和载体与档案信息化的资源相连接，可以更好地将数字化技术运用于档案的转化和存档之中。互联网本身的互通互联特点让档案在存储过程中实现了组织机构互联，实现了信息传输的高效性和便利性。通过有效连接互联网、政务网、局域网，构建一个庞大有序的多个组织主体共享共建的档案信息数据库，做到数据信息随调随取，能使档案社会价值最大化。同时，档案信息化有助于实现对档案的信息化管理、信息化采集以及信息化查阅，还有助于更进一步实现对档案的搜索、整理、统计、鉴别、查阅、采集、修订、归档等，能够在人力、物力以及财力上大大节约档案管理成本，实现对档案信息更好的保护，提高档案管理的工作效率。

电子政务背景下人事档案的信息化建设实践现状

人事管理工作的开展离不开人事档案管理，这是电子政务工作中最不能忽视的环节。而人事档案的管理又往往与人事管理的其他工作内容有所关联，如人事调动、人事培训等。因此，我国一直以来都十分重视电子政务建设。例如，2020年初，《国家政务信息化项目建设管理办法》正式发布，其目的在于规范国家政务信息化建设管理，推动政务信息系统跨部门跨层级互联互通、信息共享和业务协同，强化政务信息系统应用绩效考核。

（一）成效

政府部门需要就地区人事档案管理的信息化建设进行制度建设，坚持科学、规范、全面地开展信息化档案管理工作，以促进电子政务工作的开展。同时，我国各地应该在电子政务标准下建立人事档案管理信息化平台，把大数据结合起来，实现档案管理的信息化建设。为实现数字化档案建设，相关部门要重视人才的培养，在政策上予以资源倾斜，在技术上敢于创新，在体制上深化改革，做好人事档案信息化建设的铺垫工作，发挥好档案工作的保障作用。同时，要在档案信息化建设过程中通过OA系统等开展各地区的人才信息库建设，打好基础，储备人才，大力推动档案信息化建设工作的长足发展，真正把人事档案信息化建设的成果展现出来。

（二）问题

当然，在电子政务改革过程中，人事档案信息化建设工作的开展遇到了诸多问题，改革成效并不明显，这与我国地区差异是有很大关联的。由于地区不同，实际情况不同，现实需要考虑的因素也不同，因此各地人事档案信息化建设中也有很多差异性问题。这些问题会对人事档案的信息化建设造成不利影响。

1.标准规范不统一

在网络技术高速发展、电子政务体系不断更新的大背景下，人事档案信息化建设工作存在不少问题，然而与此同时，人事档案信息化建设还在进一步影响电子政务工作的开展。现如今，我国各地区在档案信息化建设上往往是理论多，实践少，实际的实施时间十分短暂，而且工作人员培训补助不足，这就使得他们对档案信息化建设的概念比较模糊，在认识上有一定的局限性。再加上各地实际情况略有不同，差异化带来的影响往往是工作方法以及办公模式的差异，由此导致信息化建设的人事档案标准不同，规范要求也不同，进而导致人事电子档案管理的结构差异，档案管理图像命名的差异，档案存储格式的差异等诸多问题。这些细微之处成为人事档案在流通以及运用上的阻碍，不容忽视。

2.工作人员综合素质不高

我国各地区在人事档案信息化建设上往往都存在“雷声大，雨点小”的情况，即使是“技术班子”也是从档案管理岗位、电子信息技术岗位临时抽调组成的。这些技术人员虽然能力不差，但是并不是真正的档案信息化建设类人才，因此往往对这个领域认知不足，缺乏相关知识。同时，这些人事档案管理技术人员往往不能考虑到网络化档案管理系统建设的方方面面，甚至可能因为毫无头绪导致工作效率低下。这些临时抽调的工作人员有时甚至还存在借调的情况，不仅要做好现有岗位工作，还要兼顾原岗位工作，这在一定程度上使他们不能真正把精力集中到人事档案信息化建设工作中，不仅影响了信息化建设的整体进度，甚至还会使信息化建设质量大打折扣。

电子政务背景下人事档案的信息化建设策略

（一）树立全新的档案管理理念

我国很多地方政府对人事档案信息化建设的整体认识不足，但事实上，这是能够推动电子政务发展的一项极具改革意义的工作，可以完全颠覆人们对人事档案管理的认知。将其全面铺开运用能够有效解决诸多长期以来影响人事档案管理的问题。但是，由于这样的电子政务发展会对现行的一些档案管理方式方法以及流程模式产生很大的影响，因此很多熟悉传统人事档案工作的工作人员不想改，不愿改，甚至是阳奉阴违懒得改。面对这种情况，人事档案信息化建设的执行者应该积极开拓思维，拥抱变化，敢于改变早已固化且效率低下的工作习惯，丢掉以往传统的档案管理思维，将人事档案管理提质增效作为自己的追求。只有这样，才能彻底地改变工作人员关于档案管理的旧理念，真正形成全新的档案管理理念。

在新的档案管理理念中，首先应当强调的就是现代化档案管理思维，要有“互联网+档案管理”的意识，要认识到档案管理信息化建设是具有划时代意义的，是具有不可忽视的优势和价值的。其次，要改变传统的档案管理认知，主动提升档案服务质量，跟其他部门做好对接工作，明确自身工作的价值和重要性，找准定位，明确方向。最后，要有真正为档案工作负责的责任意识，牢记岗位特点，使人事档案管理权责分明，建立对应的工作评价体系和奖惩激励机制。只有这样，才能让员工沉下心来全身心投入人事档案的信息化建设中去。

（二）制定切实可行的工作规划

人事档案的信息化建设绝非想象中那么简单，其是一项系统工程，是一个庞大的工作。其涉及的范围很广，需要投入很多人力、物力、财力，因此，在开展工作之前，要先进行深入调查，仔细分析，制订具有可行性的实施方案，做好规划，以确保每一步都走得踏实。同时，要深入了解地区特点，构建电子政务相关标准，以保证人事档案信息化建设工作有价值，有意义。

针对这一点，在电子政务背景下进行人事档案数字化建设应该遵循以下三点，以便更好地制定工作规划。

1.制定明确的人事档案信息化建设标准

人事档案信息化建设开展前，首先要明确本单位的人事档案管理实际情况以及该地区后续需要进行对接的相关部门、单位对人事档案管理的基本要求，通过采取统一的格式实现对数据信息的整合，以及通过落实相关部门、单位对人事档案管理的基本要求保证人员统计的信息真实完整准确。在档案目录信息的整合过程中，要确保序号、材料名称信息等都是完整且格式统一的。对于多媒体等档案数据，则应该确定一个标准，如以JPG格式或其他格式为准，图像无偏差无斜度等，还应确定扫描宽度、裁边处理方式、分辨率等，并按照统一的标准进行设置，这样可以保证人事档案信息化建设标准的覆盖，方便各个部门和单位随时调取使用。

2.做好人事档案信息化建设安全处理工作

电子政务中涉及很多人事档案信息，这些信息都需要保密，而且只有在允许公开的前提下才会被公开使用，这一系列流程都需要严格按照要求进行。在这种情况下，各个档案都必须进行安全处理，既可以采用加密方式，也可以采用用不同数据库存储的方式。在人事档案信息化建设工作的开展过程中，首先要确保的就是信息安全，要充分考虑数据安全性问题，落实责任管理制度，明确档案信息化建设的基本流程，确保档案用户的信息安全，真正做到保障政府部门人事档案的安全性。只有解决上述问题，才是对档案管理负责。

（三）提供强大的基础保障支持

在建立人事档案信息化系统之后，为了确保其可以长期稳定、安全有效地实施下去，政府部门必须确保人事档案信息化建设的基础保障工作能够有效地开展，因此也就需要为其配备强大的技术、设备以及专业人员保障，这样才能最大程度地确保该人事档案信息化系统长期稳定地运行下去。

1.技术支持

技术支持主要涉及现行互联网技术和大数据技术的整合，以及未来相关信息技术的更新等。首先，可以通过建立完善的计算机网络系统，聘请知名技术专家，组建技术部门，建设专业化人事档案智能化管理系统，以及与之相对应的云存储平台建设档案信息数据库。其次，可以基于现存的电子政务网络信息平台逐步增加对应的档案管理模块，逐渐实现对信息的收集、整理、检索、共享等。在未来，还应确保有对应的技术人才进行技术更新、安全系统搭建等，以便该人事档案管理信息化系统能够长期稳定地运行。

2.设备支持

对于政府部门而言，人事档案信息化建设的作用绝不只档案信息存储这么简单。为了更好地为政府部门服务，这些档案信息的使用范围很广，使用频率很高，还需要有对应的设备支持，故而必须重视这些设备的购置。档案数字化建设中涉及很多设备，如服务器、计算机、扫描仪、打印机等必需品。为了确保档案信息的使用，所购置的设备应该满足使用功能的选择，以便能够达到用户的使用需求。

3.人才支持

电子政务改革是一个循序渐进的过程，人事档案规模也在逐步扩大，这就会逐渐增加当前人事档案工作人员的工作量。基于这一点，档案管理部门要未雨绸缪，提前进行人才储备，如电子信息技术人才和档案管理专业人才。同时，档案管理部门还需要在内部开展档案管理专业培训活动，制定严格的人才筛选机制，实现全方位的人才筛选培育。

作为人事档案工作今后发展的一种潮流，电子政务背景下的人事档案信息化建设不容忽视。其是提高政府部门工作效率，确保人事档案管理高效安全的重要方式，因此必须积极推动，全面落实，以提升人事档案管理工作质量，确保电子政务工作的高效开展。

 

参考文献

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责任编辑：史偌霖

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