数字化打开城建档案管理新局面

与传统纸质档案相比，数字化档案的保存和调取更为快捷和高效，已在多个行业和领域得到应用。利津县目前也在积极引入数字化技术，以完成城建档案管理数字化建设。在借鉴其他地区事业单位档案管理数字化体系建设的经验后，利津县也开始逐步开展数字化档案建设工作。在数字化建设初期，首先需要解决的是软、硬件问题；其次需要解决提高工作人员专业素养的问题；最后，还要解决数字化档案管理体系建设、辖区下属城建部门档案的归档等问题。档案管理人员首先应认识到本县建档案管理数字化建设面临的问题，并从这些问题出发，积极寻找改善的对策，以达到提高城建档案管理数字化水平的目的。现指出城建档案数字化建设的重点是确保档案信息的完整性和安全性，明确了利津县城镇档案数字化建设初期的相关工作。

城建档案是记录城市发展轨迹的纪实性档案，能够为城市发展、规划等提供资料支持。在城市化进程中，利津县的人口数量不断增加，城市规模不断扩大，城建档案管理的难度也在不断提升。大量的城建档案需要归类和整理，这对于档案管理人员而言是一个不小的挑战。因此，采用数字化技术优化档案管理，构建数字化档案管理体系是利津县城建档案管理的发展趋势。目前，利津县在数字化档案建设方面还存在一些问题，本文对这些问题进行剖析，并提出数字化档案建设初期的相关建议。

城建档案数字化管理的作用

城建档案为城市发展、决策和土地规划等提供了资料支持。随着城镇化进程的加快，城建档案资料的数量也逐渐增多，城建档案管理工作的难度在不断加大。积极利用数字化手段进行城建档案管理，能够实现档案资料的快速储存与查阅，并降低资料损毁的风险，使档案管理工作更加高效、迅速和便捷。

能够使城建档案管理工作变得更加高效便捷

利津县传统的城建档案管理工作主要是对纸质档案进行管理，不仅需要耗费大量的人力、物力，而且效率较低。在整理纸质城建档案时，必须按照一定的顺序进行归类，避免调取档案时出现混乱。此外，纸质档案需要较大的存储空间，且对环境的要求较高，这给档案的收录、整理和存放等工作带来了较大的麻烦。纸质城建档案资料在保存中不可避免地会出现遗失和破损的情况，给后续城建档案的调取工作带来诸多不便。

而数字化档案管理工作从档案资料入档开始，一切工作均在计算机上完成，不仅工作效率更高，而且不需要占用大量的空间存放档案，档案调取也更加方便。此外，数字化档案可以在数字化平台和U盘中存储，保存年限长，不易损坏，但是需要做好数字化平台的网络安全防护工作。总之，数字化档案管理更加高效便捷，可以实现一键存档、一键调档。

能够使城建档案管理工作更加规范

在利津县传统的城建档案管理模式中，工作人员偶尔会出现一些失误，导致城建档案出现遗失、破损等问题，对城建档案的调取与使用造成一定的影响。

在整理纸质城建档案资料时，必须按照一定的顺序进行归类，一旦出现失误，就会对纸质档案的调取造成麻烦。利津县传统的城建档案管理模式呈现不规范的特点，导致城建档案的整理、归类、调用工作中总是会出现各种各样的问题。

而城建档案数字化建设可以改变纸质档案在收集、存档、调档方面的复杂性，而且档案的保存周期更长，不易受到环境的影响而出现破损或遗失，极大地规范了档案管理工作。

调档、归档与使用更为便捷

城建档案管理数字化建设不仅能够使城建档案的收集和整理更加便捷、高效和规范，还能使城建档案资料的开发与应用更加便捷。城建档案是对城市发展轨迹的记录，能够为城市发展提供有效的数据和理论资料，使城市的规划更加合理。城建档案要想在城市建设中发挥作用，就必须不断完善档案管理机制，推进城建档案管理数字化建设，使城建档案的调取更为方便。城建档案数字化管理模式下，只需运用搜索引擎进行搜索，就能快速获取所需的城建档案资料。此外，用户也可以通过城建部门的相关网站查询所需的资料，大大提升了城建档案资料的利用率。

利津县城建档案数字化建设面临的难题

目前，利津县城建档案数字化建设面临着许多问题，具体包括以下几个方面。

确保档案信息不缺失存在较大难度

在推进城建档案数字化管理的进程中，经常会出现因为网络问题导致城建档案缺失的问题，影响了城建档案的时效性。在利津县传统的城建档案管理工作中，不可避免地会出现资料缺失的情况，利用数字化技术进行城建资料档案管理虽然可以在很大程度上避免因人工操作失误或疏忽导致的资料缺失问题，但计算机软硬件问题、网络问题等仍然可能会造成城建档案信息的缺失。当前，城建档案信息缺失是城建档案管理数字化建设中的一个重要问题，对城建档案资料的稳定性造成了很大影响。

确保档案信息不泄露存在一定困难

城建档案对城市建设和城市规划来说十分重要，是城市建设和规划的重要依据。除了一些可以对外公开的城建档案资料外，很多城建档案资料都具有一定的保密性，如果这些资料被泄漏，可能会造成一系列严重的后果。传统的纸质档案管理模式下，不法人员要想获取具有保密性的城建档案资料，只有通过对接内部城建档案管理人员，或者冒险进入城建档案管理部门进行窃取，这两种方式都具有较高的难度和风险。但是城建档案数字化管理模式下，不法人员窃取保密的城建档案信息变得相对简单。例如，不法人员可以通过网络攻击的方式获取城建档案中的保密信息，造成信息的泄漏。因此利津县在前期城建档案管理数字化建设中如何规避档案信息的泄漏也是一大难题。

初期建设难度较大

利津县城建档案资料较多，在城建档案管理数字化建设初期，需要将纸质城建档案资料转化为数字化资料，这是一项十分庞大的工程，并且过程十分复杂。在城建档案管理数字化建设初期，需要对所有的城建档案资料进行整理，并将档案信息录入数字化系统中，这项工作会耗费大量的人力、物力和时间。在数字化系统建设初期，还需要投入大量资金。同时，利津县下级各城建档案管理单位的数字化管理模式存在不同之处，这也给利津县的城建档案管理工作带来了一定难度。总之，城建档案管理数字化建设初期是难度最大的时期。做好初期的数字化建设工作，有利于后续城建档案数字化管理工作的有序推进。

城建档案管理数字化建设的重点

数字化建设可以使城建档案管理工作更加高效和规范，还能提高城建档案的开发和利用效率。因此，推进利津县城建档案管理数字化建设的进程刻不容缓，也符合如今工作的需求。在充分认识当前利津县城建档案管理数字化建设面临的问题后，有关部门应根据问题提出相应的解决对策，不断提高利津县城建档案管理的数字化水平，如提升数字化城建档案资料的稳定性、提高对城建档案资料信息安全的重视程度、集中精力做好城建档案数字化建设的初期工作。

提升数字化城建档案资料的稳定性

要想提升数字化城建档案资料的稳定性，就要在进行城建档案管理数字化建设的过程中不断优化城建档案管理部门的软硬件设施，降低软硬件设施出现问题的风险，同时还应使用更加稳定的网络设施，以确保城建档案管理部门网络的稳定性，最大程度地避免因网络不稳定而造成的城建档案信息缺失问题。此外，还可以将纸质资料和数字化资料相结合，在录入档案信息时，留存一份纸质档案，当数字化城建档案资料缺失时，能够通过查阅纸质资料来保证城建档案资料的完整性。

提高城建档案信息存档的安全性

要确保城建档案存档的安全性，避免档案遭到窃取或损毁。城建档案管理工作人员在推进城建档案管理数字化建设的过程中，应该提高对城建档案资料信息安全的重视程度，做好城建档案资料信息的保密工作，可以通过提升城建档案信息管理平台的保密等级，引进相关技术人才等措施，做好城建档案信息管理平台的维护工作。此外，还可以通过提高计算机安全防火墙的级别和使用安全局域网等措施提高档案的安全性。对于一些非公开的城建档案或者加密城建档案的存档和调取方面，还可以增设单独的密钥来避免档案被窃取。在数字化档案管理建设中，确保档案存档的安全性是重中之重。

初期要做好城建档案管理数字化建设工作

由于利津县城建档案的数量较多，所以数字化建设初期的难度较大。城建档案管理数字化建设初期的工作非常重要，只有做好初期工作，后续的城建档案数字化管理工作才可以有序推进。因此，城建档案管理部门应该集中力量，确保初期工作有序推进。初期的工作包括数字化平台的选择、网络信息的安全防护、数字化技术的培训等，只有在初期做好规划，后续工作才能有条不紊地展开。

首先，要对所有的档案管理工作人员进行数字化操作技术的培训，让所有工作人员能够熟练操作数字化管理软件。

其次，要将既有的纸质档案信息全部录入数字化管理平台，并进行分类存档。纸质档案录入后不能随意丢弃，仍要进行分类整理，并进行保存，对于已经不具备调取和使用价值的档案要进行统一备案销毁。

再次，要确定局域网、防火墙、密钥等软件的功能是否完备，确定无误后再将档案信息上传至管理平台。对于非公开档案要做好平台安全备份及U盘备份。需要注意的是，U盘的使用需要经过严格的审批。此外，还要将利津县各城建档案管理部门的档案数据转化为统一格式，并联网。

最后，要建立完善的数字化档案管理体系和制度，确保每一位档案管理工作人员都恪尽职守。

工作总结和心得

目前，利津县的城建档案管理数字化建设工作已经全面展开，城建档案管理数字化建设虽然开展得比较晚，但已经积累了丰富的经验，只要在初期数字化体系建设、系统使用及人员培训上做好工作，未来全县的档案管理就能形成一个完整的体系，从城建档案管理互联城市档案管理，再互联其他档案信息，使全县档案的存储、管理、检索和调取等更为便捷，为城市发展提供更完整、细致、快捷的档案服务。

与传统的纸质档案管理相比，数字化档案管理工作具有高效率、便捷等优势，但是在档案信息的安全性与稳定性上却受到硬件、软件等方面的影响。利津县目前正处于城建档案管理数字化建设初期，一定要在软硬件和网络安全方面做好工作。同时，还要做好技术培训、存档管理、安全防护、统一格式、体系建立等工作，为后续各项工作的开展打下基础。

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0831/1821.shtml