法治视域下提升电子文件证据效力的新路子

高职院校作为教育体系的重要组成部分，在人才培养方面发挥着重要作用。推动高职院校的发展首先需要关注的是信息管理问题。在法治视域下，电子档案的证据效力长期以来饱受质疑。有人认为，电子档案虽然较为便利，但是却缺乏一定的法律效力，在当前社会中还不宜得到普及与运用。目前，我国对电子档案证据效力的研究较少，有必要对其展开进一步研究。基于此，现从法治视域出发，以电子档案为研究对象，对其证据效力进行探讨，旨在提升我国电子档案证据效力，发挥电子档案在法治领域的作用。

电子档案作为一种新的档案形式，本质上是数据的集合体，人们需要借助互联网技术、电子计算机设备等现代化手段实现对电子档案的应用。有人认为，电子档案没有物质载体，所以其无法作为法律证据，更无法在具体的法律案件中发挥证据效力。基于这一观点，我国学者开展了广泛的研究，并指出电子档案具备法律证据所要求的各项要素，因此，电子档案具备一定的证据效力。2021年，新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）正式施行。档案法指出，电子档案若是具备来源可靠、程序规范、要素合规的要求，那么就与传统载体档案一样具有同等效力。可见，我国已经在法律层面认定了电子档案的法律效力。但是在实践中，由于电子档案缺乏物质载体，且比较容易更改，所以存在诸多问题，司法实践也更加倾向于采用纸质档案。这种情况下，电子档案的优势无法发挥出来。在国家不断推行电子档案的今天，越来越多的高职院校在实践中开始采用电子档案。本文就如何更好地发挥电子档案的价值展开探讨。

电子档案法律效力的相关概述

电子档案的法律效力

电子档案是科学技术不断发展背景下衍生出来的新型信息载体，其法律效力是指其在法律领域所具有的作用。电子档案中所记载的信息越明确，其使用范围就越广。目前，与电子档案相关的问题已经在档案法中进行了明确，随着我国电子档案的不断发展，关于如何应用电子档案的研究成果也越来越多，电子档案的法律效力受到了人们的关注。在实践中，人们对电子档案的应用多集中在法律的空间效力上。

具备法律效力的电子档案的特征

电子档案与纸质档案的差异主要体现在表现形式上，电子档案以数据信息为主要构成元素，并且可以根据使用者的需求进行更改。除了形式的差异外，电子档案与纸质档案在证据效力方面也存在差异。具备法律效力的电子档案的特征可以归纳为以下几点。

1.客观性

电子档案具有一定的证据效力，而这与其本身的真实性有关。一般情况下，电子档案所记载的内容并非凭空杜撰出来的，而是客观存在的事物。在人们利用计算机技术提高工作效率的过程中，电子档案应运而生。电子档案可以对各单位的日常管理、经营活动等信息实行真实的记录。因此，电子档案具有一定的法律效力。例如，高职院校在对学生进行管理时，会将学生的各项信息整理成电子档案。学生电子档案能够真实记录学生的年龄、姓名、家庭住址、学习经历以及成长环境等信息，满足了法律凭证的客观性要求。

2.合法性

电子档案还具有合法性特征。档案法明确了电子档案的法律效力，为电子档案的运用提供了可靠的依据。电子档案作为一种凭证，在形式上能够满足法律提出的要求。例如常见的视听材料、电子证据等。电子档案作为现代科学技术的结晶，其形式十分丰富，包括音像资料、影像资料、数据信息等。近年来，电子档案不断发展，这为其发挥法律效力提供了基础。

3.相关性

电子档案还具有相关性特征。电子档案能够将人类社会活动中产生的信息真实地记录下来，与人们的生活密切相关。因此，电子档案能够为人们的社会活动提供信息依据。随着我国科学技术的快速发展，电子档案的应用得到了普及。

法治视域下提升电子档案证据效力的策略

电子档案作为一种新的证据形式，还存在一些缺陷。当前，人们尚未对电子档案形成一个正确的认识。为了让电子档案充分发挥价值，应从法治的角度出发，探讨提升其证据效力的途径。笔者在查阅相关资料的基础上，提出以下路径来提升电子档案的证据效力，进而促进我国的法治建设。

转变传统观念

纸质档案能够将档案内容直观地展现给使用者，而电子档案在直观性方面则有所欠缺。一般情况下，档案管理人员需要借助计算机系统将档案信息录入系统中进行保存，这种人工输入的工作方式在一定程度上降低了电子档案作为法律凭证的效力。20世纪末，人们主要借助二进制数字代码来实现对电子档案的保存。在这种工作模式下，人们往往需要借助特定的设备来查阅档案内容，这就使得档案查阅工作的效率较低，所以很多单位仍然沿用传统的纸质档案管理方式。直到进入21世纪，电子档案得到了极大的发展，高职院校才开始广泛使用电子档案，但受到传统观念的影响，人们对电子档案仍旧缺乏信任，这也导致电子档案的法律效力始终无法提高。现阶段，高职院校作为我国教育体系的重要组成部分，大部分高职院校的相关领导都已经意识到了应用电子档案的重要性，但还有部分高职院校的领导对电子档案缺乏正确的认识，认为电子档案只能作为记录信息的载体，不能在其他领域发挥效用。档案法修订后，人们对电子档案的看法虽然有所改变，但还是有人对电子档案的法律效力持怀疑态度。在这种情况下，要想提升电子档案的证据效力，就需要转变相关工作人员的观念，使其正确认识电子档案，以科学、合理的手段使用电子档案。一方面，高职院校需要加大对电子档案相关知识的宣传力度，特别是加强对档案法的宣传力度。为了让高职院校的全体人员具备良好的法律素养，还需要在人员培训内容中增添与档案法有关的内容，提升工作人员的法律素养。另一方面，高职院校还应当采取全新的电子档案管理模式，不断完善传统电子档案管理模式的不足。高职院校的档案管理人员应当坚定法治理念和法治信仰，充分遵守党和国家的政策，不断提升电子档案的真实性和准确性，为电子档案证据效力的提升提供保障。除了参与学校的培训之外，档案管理人员还应当利用碎片化时间，学习各种关于电子档案管理的知识，并且加强对相关法律的了解，从而提高电子档案管理的效率，提升电子档案的法律效力。

协助有关部门健全法律法规体系，制定完备的工作流程

在司法实践中，经常会出现电子档案证据形式不一的现象，而造成这一现象的主要原因就是电子档案证据的概念、类型未得到统一。由于高职院校在日常管理中会高频率地使用电子档案，所以我国有关部门需要重新明确高职院校电子档案的证据效力问题，并将其纳入法律法规体系的建设过程中。我国有关部门可以参考高职院校电子档案的实际使用情况，重新完善电子档案作为证据的概念界定以及分类标准，并基于实事求是的视角，使得电子档案的价值得到充分发挥。同时，还可以参考国内外的先进经验，引进先进的管理方法，实现对电子档案的集中管理。在此过程中，高职院校要积极配合有关部门的工作，秉持客观性、全面性的原则，参与到相关法律法规的制定过程中。高职院校还需要根据我国有关部门提出的标准工作方法，制定一套完备、明确的工作流程。工作流程需要涵盖档案移交、归档、保管以及利用的方方面面，只有这样才能让电子档案的管理和使用流程更加规范。在实际工作中，还需要对工作人员进行监督，以确保工作流程的标准化。

引入先进技术，确保电子档案的真实性和完整性

在对电子档案的证据效力问题进行研究时，不可避免地会遇到技术方面的问题。由于电子档案在应用过程中较容易受到外界的干扰，人们无法确定电子档案是否被篡改。在法律领域，电子档案要想具备一定的证据效力，就必须通过特定的手段来认定其真实性。如今，电子档案的发展日趋多元化，如何认定电子档案的真实性也成为一个难题。面对这种情况，高职院校需要引进先进的科学技术，以技术手段来解决电子档案真实性无法确定的问题，为电子档案的真实性、完整性提供依据。例如，高职院校可以将数字签名技术、区块链技术引入电子档案的管理中，避免电子档案遭到他人的违规篡改。特别是在电子档案的归档、应用阶段采用区块链技术，能够在很大程度上提升电子档案数据信息的安全性，避免其被篡改。目前，高职院校已经在电子档案管理方面建立了一套工作流程，形成了包括档案归档、保管和运用在内的工作模式，其还可以考虑引入前端控制和全流程管理技术，使电子档案管理与其他业务无缝衔接。应用这些技术后，电子档案使用完毕后，系统能够自动对其进行归类，并且以先进的技术对电子档案的内容进行检测，从而确保档案数据信息没有被篡改。电子档案是以计算机系统为基础的，如果计算机系统遭受到不法分子的攻击，那么电子档案就很容易出现丢失或者信息泄露的问题。在这种情况下，高职院校还需要加强对电子档案服务器的保护，加强对软件、硬件的管理，避免其出现异常。在软件保护方面，可以借助先进的漏洞修补技术、杀毒软件、防火墙技术对电子档案进行保护；在硬件保护方面，可以聘用专业的工作人员对设备进行定期维修和养护，确保机房环境干净和整洁。同时，高职院校还可以建立应急处理机制，以便及时处理突发事件。考虑到电子档案的重要性，还需要将电子档案进行备份。上述手段能够有效保障电子档案的可靠性和真实性，提升其在司法实践中的证据效力。

高职院校在日常管理期间会产生大量的信息，对这些信息进行管理往往需要耗费较多的人力和物力。但在科学技术的支持下，高职院校可以将这些信息转化为电子数据的形式，并将其整合为电子档案，实现对其的高效管理。与传统的纸质档案相比，电子档案具有较大的优越性，主要表现为管理效率更高、管理方式更加多元化等。然而电子档案证据效力的问题始终没有得到明确，本文对电子档案的证据效力进行探讨，以期为相关研究提供参考。

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0726/1816.shtml