数字“心跳”让高校图书馆档案管理更“智慧”

在大数据和人工智能时代背景下，图书馆档案信息资源的利用率越来越高，对高校图书馆档案资源服务的要求也越来越高。基于此，现主要阐述高校图书馆档案的特点，分析在数智化背景下高校图书馆档案管理工作的意义、价值以及目前高校图书馆档案管理工作的现状，并对提高高校图书馆档案管理工作质量的措施进行初步探讨，以期为相关领域的研究人员提供借鉴。

高校图书馆涵盖了多样化的学习资料以及与学校教学、科研成果等相关的重要统计数据。高校领导人员可以通过档案信息，例如在各项工作活动中留存下来的原始记录——文字、实物、图表、视频等，根据学校的实际情况开展高效的管理工作。如果促进数字化和人工智能技术在高校图书馆的融合应用，就可以更加高效地制定相应的解决策略，提升服务质量，让档案管理和档案服务均产生变革性影响。在这种融合应用的过程中，工作人员不仅能解决高校图书馆档案管理体系中存在的不足，还能推动档案管理实现数智化转型升级。

高校图书馆档案的特性

从属性

高校图书馆档案是该高校档案的二级管理单位，从属于该高校档案馆（室），服从高校档案馆（室）的统一管理，并接受其工作的指导。例如，上级如果发放相关图书馆的文件材料至高校图书馆，高校图书馆档案工作就要同步推进。除此之外，图书馆档案部分工作需要移交给学校档案馆归档。例如，图书馆的年度工作计划总结以及相关的会议记录等，这些材料都要统一交给高校的档案馆（室）进行归档管理，以供后续使用。

非全宗性

所谓全宗性是指独立的团体、企事业单位或个人在社会生活中所形成的档案有机整体。一个全宗就是一个机关在工作活动中所形成的全部档案资料。要想成为独立档案单位，首先必须独立从事活动。高校图书馆在人事、财务以及行政上均不能算作独立的活动机构，其财务由学校统一管理，人事档案则由学校的人事部门管理，因此高校图书馆收集整理出来的相关档案具备非全宗性。

针对性

高校图书馆在开展档案材料收集工作的过程中，相关工作人员需要仔细研读上级所下发的文件，将与图书馆相关的文件进行整理，尤其是经常使用的政策性文件。如果文件具有一定的时效性，但是并没有涉及图书馆的相关工作，在以后的使用中也没有一定的检索意义，那么将其归入图书馆档案中，势必会出现图书馆档案内容庞杂、针对性不突出以及不方便查找等问题。因此，工作人员在图书馆档案分类管理中一定要慎重留存，使图书馆档案更具针对性，反映出图书馆的个性特征。

高校图书馆档案管理工作的意义及价值

为领导决策提供科学依据

一般来说，高校图书馆的书籍和文献资料都在不断更新。高校图书馆应做好分类管理工作，为学校领导提供准确的信息，帮助领导更好地开展下一阶段的工作。图书馆日常的分类管理工作涉及内容众多，图书馆档案管理只是其中一项。而相关工作人员在开展图书馆的档案管理工作时涉及的内容也较多，例如文献资料的管理、信息的获取等。这些工作往往具有系统性强、覆盖面广的特点，因此相关工作人员要不断提高档案管理工作效率，对现有的工作进行适当的优化，提高整体管理水平。

为图书馆的业务研究提供参考

图书馆分类管理工作会涉及大部分的日常管理业务，而这些日常管理业务包括收集和整理报表和数据。因此，相关工作人员可以根据不同历史阶段的图书馆组织结构和业务开展情况，对相关数据和报表进行分析，将这些资料分门别类进行归档。整理后的资料在一定程度上能为图书馆的业务研究提供参考，同时还可以帮助图书馆更好地开展其他工作。

有助于提高图书馆的服务质量和效率

高校图书馆档案分类管理工作包括整理文件、资料、多媒体信息以及历史文献等，因此建立健全分类管理体系尤为重要。对于其中有价值的信息，相关工作人员需要对其重点保存，方便学校领导人进行查阅，进一步提升获取信息的时效性及获取信息的效率。此外，相关工作人员应对各项资料进行分类管理，提升管理效率和办事效率，提升图书馆管理工作水平。

在大数据时代，文本分析、语音识别、图像识别、视觉系统等技术都有利于提高档案信息服务水平。2018年4月，国家档案局档案科学技术研究所与科大讯飞签署全面战略合作协议，双方将利用人工智能打造智慧档案并成立联合实验室，共同构建新型人工智能智慧档案行业标准，携手探索“人工智能档案”的更多可能。陈会明、史爱丽等提出将自然语言处理、模式识别、专家系统等人工智能技术应用在档案工作中，并将北京市市场监督管理局作为实践应用案例进行研究分析。Rolan G、Humphries G和Jeffrey L等介绍了AI技术及其与档案保存工作有关的特征——针对已经开展AI计划的澳大利亚档案馆和政府机构的四个案例进行了分析，并研究讨论了应用AI保存档案的经验，值得我们借鉴。

高校图书馆档案管理工作的现状

在信息技术快速发展的背景下，高校图书馆档案分类管理工作虽然取得了一定进展，但由于业务开展不够规范化和系统化，往往会受到其他因素的影响。

档案管理机构不健全

目前，尽管高校图书馆档案分类管理工作已经取得了一定成果，但是大部分高校图书馆并没有设立专门的档案管理机构，因此在管理工作中依旧存在一些问题，导致大部分管理工作流于形式。此外，也没有聘请具备专业素养的档案管理人员，导致图书馆档案分类管理工作不断出现问题，最终影响整个高校图书馆档案分类管理的质量和水平。

档案管理制度不完善

大部分图书馆都建立了相应的档案管理机构，也聘请了专门的工作人员进行管理。但是档案管理工作还没有明确的规章制度，这导致图书馆档案管理工作容易出现问题。相关工作人员需要对这一问题进行优化和完善，确保档案管理工作的顺利开展。以往的图书馆档案分类管理体系已经无法满足新时代的档案管理需求，因此相关工作人员要改变传统的图书馆档案分类管理细则，建立适合新时代的高校图书馆档案分类管理体系。

档案管理服务不够深入

新时代背景下，“人工智能+”被广泛运用于各大领域，档案管理工作也是如此。“人工智能+档案”是通过对档案资源的深度挖掘以及服务方式的多元化研究，将人工智能融入档案管理服务的方方面面。其是顺应数智时代发展的产物，是促进传统档案管理转型升级的服务新方式。目前，我国对“人工智能+档案”的研究还处于初级阶段，各方面的研究还不够深入，也不够全面。

优化高校图书馆档案分类管理的建议

第一，从事高校图书馆档案分类管理工作的工作人员需要具备一定的责任意识和专业知识素养，才能对图书馆档案分类管理起到积极的推动作用。科技的飞速发展大大提高了档案管理工作的效率，但是具有创造性的档案服务是人工智能无法取代的。《新一代人工智能发展规划》中提出要把培养人工智能方面的高端人才作为发展人工智能的重中之重，采用培养和引进相结合的方式，打造我国人工智能行业的人才高地。在培养馆员方面，2019年英国国家档案馆发起了一项面向档案专业人员的数字能力建设项目“Plugged In, Powered Up”。该项目是为了提升档案专业人员的数字技术能力与水平，具体包括工作规划、培训课程、资源建设等方面的内容。英国国家档案馆还会通过制定相关指南，开展培训活动，建立网络交互平台在线分享数字技能和最佳实践等方式，提升档案专业人员的专业水平和技能。

第二，高校图书馆档案分类管理工作还需要积极优化整合馆藏资源，进一步提升读者的阅读质量，为读者提供更加优质的服务。工作人员要保持认真的工作态度，严格遵守图书馆的各项规章制度。图书馆档案分类管理工作人员要对不同类型的图书进行复核，层层把关，保证图书馆档案分类管理工作的质量和效率。图书馆档案分类管理工作中，如果分类的类目比较模糊，相关工作人员需要结合学校的学科特点，在方便读者查询的基础上，以实际用途为依据，对类目注释模糊的图书进行分类。此外，为了更好地满足高校图书馆读者的需求，特别是重点学科科研骨干的特殊需求，应建立重点读者档案。

第三，不同的高校图书馆需要建立健全相应的图书馆档案规章管理制度。由于档案具有分散性，因此档案的准确性和完整性尤为重要。通过宣传档案工作的重要性，提高领导对其的重视程度，聘请专人管理，明确职责划分，加强工作中的熟练度和配合度，可以保证高校图书馆档案分类的统一性、科学合理性，进而提升读者的服务体验。

第四，制定评价与反馈机制。综合运用“三微一端”等新媒体，收集读者的服务反馈，掌握读者信息，了解读者需求，找出工作中存在的不足，以便能更加准确和高效地为读者提供服务。西北大学公共管理学院教授杨九龙认为，由于图书馆管理理念不完善，人工智能可能会放大现有的不平等体系，产生一系列问题，导致图书馆服务失范，并举例近年来由微软开放的聊天机器人Tay在推特上线，然而该项目在24小时后便被紧急关闭。Tay是由人工智能算法支持的虚拟机器人，这些算法的设计初衷是让机器人在社交网络平台上模仿人类的交流方式。但是由于疏于管理，其发表了很多不当言论。所以，运用人工智能技术确实可以提高工作效率，但是如果缺乏相应的制度和管理机制，就会出现更多问题。在未来社会，随着人工智能机器的増加，人工智能将会有越来越多的机会接触个人隐私，这就给个人隐私的保护提出了新的难题。因此，合理的制度是规范图书馆人工智能技术合理应用的准绳，也是遏制数据非法利用的法网。

高校图书馆档案管理分类工作对高校的可持续发展具有重要作用。相关领导人要高度重视高校图书馆档案分类管理工作，根据具体实际，建立健全相应的分类体系。科学规范的档案管理分类工作为图书馆业务提供了相关参考，提升了高校图书馆档案工作效率，在为广大读者提供便利的同时，提升高校图书馆馆藏文献的利用率。为了满足档案用户的高需求，推动档案事业的快速发展，档案与人工智能的融合是档案管理转型升级的必经之路。但是，目前“人工智能+档案”的理论和服务体系都处于初级阶段，还面临诸多现实困境，如相关法律法规不完善、数据问题、技术屏障、个人隐私泄露、人才培养以及平台发展存在不足等。但随着时代的发展和技术的进步，档案智慧服务将成为高校图书馆档案管理的重要方式。

责任编辑：史偌霖

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