借文档一体化“东风”  探秘电子公文档案管理系统

电子公文档案管理系统是集中接收、统一管理电子公文档案的数据整合工具，也是各部门数据信息管理的资 源系统。随着文档一体化的进一步发展，各档案部门都针对目前电子公文档案管理的具体要求，积极转变档案管 理模式，推动文档一体化建设，并取得了瞩目的成就。但是，在瞬息万变的信息化网络环境中，电子公文档案文 档一体化管理也面临着许多困难和挑战。这就要求相关管理人员进一步整合档案管理业务，优化信息分类数据库 检索、数据存储等基本流程，同时提高自身专业素养，提升电子公文档案管理系统的安全性。现首先从文档一体 化背景着手，分析电子公文档案系统建设的重要意义；其次，根据目前系统建设面临的挑战，探究文档一体化电 子公文档案系统建设管理的优化策略，以期为相关研究提供借鉴。

在文档一体化的发展背景下，电子公文档案管理可 以借助各种信息技术，如大数据、云存储等，实 现对电子公文档案的实时分享和跨区域传输，尤其是智能数 据处理，可以通过关键词筛选，在较短的时间内找到需要的 全部信息。因此，文档一体化管理有助于实现电子公文档案 高效化、科学化管理。当前，越来越多的专家、学者和档案 部门管理者将大数据和电子公文档案文档一体化相结合，致 力于凸显信息化时代一体化管理的技术优势，同时充分挖掘 电子公文档案所需要的数据信息价值，实现了文档一体化背 景下大数据文档管理系统建设的稳步推进。 

文档一体化背景下电子公文档案管理系统的主要功能 

信息管理功能 

文档一体化背景下，电子公文档案管理涵盖文档审 批、报表统计分析、电子公文档案收发等基本内容。在文档一体化管理系统中，档案管理是管理者与档案转移部门之间 普遍进行的工作项目，两者在转移公文档案时还应当对相关 档案的入库时间、入库格式的规范性以及入库数据的安全性 进行检验。一般来说，在档案管理中，档案的密级决定了入 库的限制，这要求档案管理者根据信息使用者的权限划分等 级，以便为其信息获取提供更多便利。以妇幼保健类机构为 例，其日常管理部门需要开展后勤管理、主营业务管理、紧 急公关、医疗辅助、外部口碑管理等业务，因此其档案管理 工作也需要针对以上管理工作进行公文档案的优化管理，以 满足各部门获取信息的需求。 

业务流程管理和档案存储功能 

在文档一体化管理过程中，业务流程与技术数据存储 是核心模块。它要求相关管理者收集业务开展过程中产生 的各种关键信息，并对其进行加工和处理，例如在电子公 文档案管理过程中进行文件归档、电子公文接收、归档文 件的接收、电子文件的获取和检索以及档案实体单位业务 数据备份等。其中，基础数据存储主要指对各种类型的用 户管理报表进行存储，内容涵盖各种归档文件的元数据以 及电子文档的元数据。基本信息存储则指对文件材料的目 录内容、主题序号进行分类统计和管理。在保存电子文档 信息时还需要进行归档记录，并保存电子档案数据库的中 文信息。此外，电子公文档案管理系统还具有基础数据备 份和恢复的功能，它主要包括将已归档的重要资料或文档 资料备份至光盘或硬盘等存储器中；还可以将用户在使用 过程中所产生的新电子业务项目信息保存到系统中，以实 现电子公文大数据的安全存储。

数据检索功能

在文档一体化管理过程中，电子公文档案管理系统的 检索功能要覆盖电子文件的搜索、浏览，档案全文检索，实 体档案检索等。它要求档案管理部门能在短时间内快速调取 相关人员的档案信息，满足不同用户分类检索信息的具体需 求，进而为电子公文档案的高效使用提供便利。以妇幼保健 院相关机构为例，档案管理部门在对患者的数据文档信息进 行存储和管理时，往往会产生海量数据，尤其是妇幼的生产 与护理方面，需要对各种用药、参保内容进行存储，同时， 在为患者进行医疗服务时还需要及时调取病人医疗等方面的 信息，以便进一步提高医疗服务的效率。电子公文档案的一 体化管理能够提高部门之间的数据协同性和共享性，满足急 救门诊等数据调取的需求。另外，电子公文档案系统的数据 检索功能还能为相关单位的财务管理、绩效管理、人力资源 管理等提供信息技术支持。 

文档一体化背景下电子公文档案管理面临的挑战 

电子公文档案的文档资源整合难度增加 

文档一体化管理要求相关人员必须结合电子公文档案管理所具有的非结构化特点，对档案资源进行整合。因此，管 理者面对的电子公文信息内容往往较为复杂，且数据量十分 庞大，如果相关管理者并未构建有关大量一体化信息的分类 系统，也未更换数据库，很可能无法对电子供应档案做到条 理清晰、科学系统的管理。在文档一体化管理中，管理者面 临的数据量也会进一步扩大。以上因素同样影响了电子公文 档案管理系统的底层计算，它要求进一步提升系统软件技术 的水平，要求档案一体化技术实现跨越式发展。另外，为了 更好地实现文档一体化管理的目标，电子公文档案管理系统 应当对纷繁复杂的数据内容做好存储工作，同时构建安全管 理的数据库，满足人们通过关键词筛选获取数据信息的实际 需求，还要利用数据库管理的层次机制，进一步提升管理系 统的检索速度和检索能力。 

档案管理从业者缺乏文档一体化意识和信息化管理专业素养 

从文档一体化技术发展以及平台构建的要求来看，相 关管理人员的技术必须过关，并具备数据安全管理一体化的 意识。但是，目前许多在岗人员并不具备文档一体化的综合 素养，在信息化管理方面，档案管理者的专业知识储备不过 关，无法达到系统化管理的标准。在具体的文档管理过程 中，管理者文档一体化意识的缺失很容易导致电子公文档案 管理系统出现漏洞。一般来说，文档一体化管理需要相关人 员根据用户的检索需求进行分类管理，以及构建不同用户群 体的相应使用权限，以便其能通过高级检索对特定的信息进 行批改、删除，这就要求管理人员要根据自身权限及时对用 户信息内容进行查看。当系统内部出现信息漏洞或管理安全 问题时，相关人员要及时予以解决，以保证用户使用体验， 同时防止用户发生意外。但是，目前许多部门的文档一体化 建设进程缓慢，专业技术人员水平较低，缺少信息化管理的 操作意识和操作技术，对档案管理平台的操作和使用不够专 业，权限管理也不够严谨。 电子公文档案的一体化管理易受到数据安全性的挑战

随着信息技术的发展，人类社会已经进入大数据时 代，电子公文档案管理空间的开放性、互动性与交流性日益 增加。尤其是在一体化数据管理过程中，更容易产生信息安 全隐患。这要求相关管理者要构建更加严格的电子公文档案 管理权限等级和文档一体化系统，以免档案信息被滥用。同 时，区分普通用户和特殊用户，着重保护保密性文件，这些 都对一体化管理的技术人员提出了更高要求。目前，文档一 体化管理过程中还存在一些用户操作的规范性问题，如某些 用户对电子公文档案信息的随意获取、下载和使用会导致文 档信息内容被泄漏。在某些电子档案一体化管理平台建设 中，相关管理者设置的信息安全防火墙不够牢固，制定的使 用规范不够严谨，或者某些机构为了更好地提高数据信息内 容的使用效率，降低了文档信息的使用门槛，这容易使一体化管理系统内部面临更多信息泄露的风险。 

文档一体化背景下电子公文档案管理系统建设发展的 具体策略

发挥信息技术优势，提升文档一体化管理效率 

在文档一体化发展过程中，信息技术的迭代升级有助 于在技术层面实现电子公文档案管理的规范化和科学化。因 此，未来电子公文档案管理系统的优化发展应做到以下几 点。一要借助信息技术管理优势，突破文书系统、档案系 统、办公系统、单位内部管理系统之间的信息壁垒，提高信 息共享效率、数据同步效率、信息传输效率和数据一站式服 务效率，进而提高档案管理的整体效率。二要实现云共享和 “互联网+”有机融合。例如,有关部门可以与百度云、阿里 云等科技云端供应商合作，充分发挥电子公文档案等信息的 共享价值，提高文档信息的利用率。三是可以构建基于单位 机构的智能平台和信息技术文档处理平台，实现文档的一体 化管理。总之,为了更好地避免人员录入的失误或其他原因 导致的信息采集错误，要发挥文档大数据管理系统优势，利 用智能平台收集、整理、录入文档信息，以确保电子部门档 案信息的完整性和准确性，同时要减少工作人员开展文档管 理工作的时间，提高一体化管理的整体效率。 

明确公文档案管理人员责任，提高其专业素养 

电子公文档案管理系统的一体化管理效率还与从事 文档管理工作人员的专业素养及工作态度有很大关系。因 此，为了更好地实现文档一体化管理，必须进一步引进先 进的文档管理理念，提高相关责任人和工作人员对文档管 理工作的科学认识，促使相关人员熟练掌握文档管理的工 作内容和具体职责，更好地适应信息化时代文档一体化管 理的新趋势和新变化。首先，要培养相关人员的文档管理 理念，通过专业学习和定向培养，将安全管理的理念渗透 到工作人员的档案管理业务中。同时，要提高管理者与其 他部门的协作意识，以减少一体化管理的漏洞。其次，要 加强文档管理人员的专业素养与能力。为了更好地培养管 理者延伸管理和超前控制的意识与能力，促使工作人员在 熟知各类文件档案的归档规范和专业知识内容的基础上， 提高电子部门档案管理的整体性和统一性，一方面，要通 过单位的内部培训提升员工的信息化素养以及对电子公文 档案管理系统的操作能力；另一方面，要通过外部招聘， 吸引更多有活力、有知识、有技术的人参与到单位内部的 电子公文档案管理工作中来。最后，通过部门协作构建更 加高效的档案一体化管理机制。比如，可以由两个或多个 部门领导牵头，共同组成文档管理专家队伍，共同探讨符 合本单位电子文档信息管理实际的基本模式。 

增强电子公文档案管理的系统安全性 

大数据时代的文档一体化建设使电子公文档案管理系统面临着许多安全隐患。为此，首先要进一步培养相关人员 的安全管理意识，对管理人员进行安全管理教育，同时保证 管理系统的有效运行。在遇到具体的安全问题时，可以通过 合理分工或相互协助，在第一时间找到并解决问题。其次， 构建更加完善的安全管理体系，通过加强部分联系，形成安 全管理网络。将所有涉及电子公文档案管理系统的部门或人 员纳入安全管理体系建设中，提高部门的协同性，发挥安全 管理人员、安全管理技术、安全管理制度的有效性，弥补安 全管理漏洞。最后，提高电子公文档案的物理安全性。尽管 电子公文档案在存储、检索、使用方面有着超越纸质档案的 诸多优势，但电子公文档案的保存也面临着许多安全管理问 题。为此，要构建更加有效的物理保护设施和保护机制。例 如，在保存相关磁盘、光盘等设备时，要避免其受到电磁波 或外界环境的影响；要针对不同的存储介质构建相应的物理 存储安全措施，尽可能减少人为因素的影响，提高电子公文 档案的安全性。

重新设计和优化电子公文档案管理系统的检索流程 

电子公文档案管理系统的数据检索需要建立在用户角色 分析、接档、审批权限管理等基础性工作之上。当用户进行 信息检索时，需要通过角色分析授予使用者部分权限，并在 用户验证登录之后为其提供加密数据。因此，为了减少电子 公文档案管理数据传输过程中可能存在的数据泄露问题，相 关人员需要增强加密设计，并结合密钥的使用规范，杜绝数 据盗取、数据更换和数据窃听等问题的产生。以天水妇幼保 健院为例，单位管理部门可以根据关键词检索的具体需要设 置常规搜索词汇，还可以引进反监听监控技术和数据加密技 术，规避电子公文档案管理中可能出现的信息盗取、修改、 删减问题。此外，优化电子公文档案一体化管理设计还可以 通过多层次联合的方式进行。

综上所述，文档一体化管理平台可以从管理功能、业 务流程功能、基础数据存储和检索功能、信息资源共享平 台等方面进行优化，完成对平台工作内容的补充。该平台 对档案管理人员的日常管理工作至关重要，其不仅可以高 效完成档案的分类工作，还可以获取档案的来源以及检验 其中是否存在不可入库的因素。本文主要针对当前公文档 案一体化的管理工作展开研究，致力于提升其档案管理质 量，以便为其之后的经营管理提供便利。从文档一体化管 理系统建设中存在的具体问题出发，如其在硬件、系统、 管理人员等方面存在的问题，并在信息技术引用、档案管 理人员优化、系统安全性提升、电子工程档案的优化和检 索等基础上制定相应的优化策略，以期为之后的公文档案 管理工作提供相关建议。

责任编辑：史偌霖

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