人性化管理赋能事业单位档案工作

档案管理工作是事业单位管理工作中的关键一环。档案管理不仅能够梳理事业单位的业务内容，同时还可以借助档案数据为事业单位的日后决策奠定坚实的基础。随着事业单位的不断发展，档案管理内容也逐渐丰富。然而，一些事业单位对档案管理工作的重视程度不够，在档案管理工作中仍然沿用传统的管理方式，这将直接影响档案管理工作的效果。现从在事业单位档案管理工作中推行人性化管理的重要性入手，简要阐述事业单位档案管理工作中存在的问题，并探究事业单位档案工作中的人性化管理策略，希望为其他学者的研究提供新的参考视角。

在事业单位档案工作中推行人性化管理，既要制定良好的管理模式，又要创造良好的环境，还要为档案的使用者提供便捷的档案使用渠道。事业单位各部门应积极配合档案部门的工作，同时档案管理人员也要了解事业单位各业务部门的档案使用需求，通过优化档案管理方式为档案使用者提供便利。但在管理实践中，档案管理人员的技术水平、档案管理制度等都会对档案管理工作产生一定影响，导致人性化管理方式迟迟难以落实。这就需要事业单位明确人性化管理的重要性，并结合事业单位档案管理工作现状，剖析档案管理工作中存在的问题，进而有针对性地解决这些问题。

在事业单位档案管理工作中开展人性化管理的意义

首先，可以帮助事业单位打破传统档案管理模式。在传统的档案管理模式中，员工仅仅依靠档案进行管理，这种物本管理方式虽然能够达到梳理档案内容的目的，但是忽略了员工的内心需求。尤其是部分档案管理工作重复性较强，员工在没有情感投入、自身需求没有得到满足的情况下，长期做重复性工作很容易产生倦怠感，影响档案管理效率。长此以往，部分员工还会对自身价值产生困惑。人性化管理更加注重员工的内在需求，能够使员工在工作中充分发挥自己的作用，从而有效地激发员工的工作热情。其次，对提升事业单位档案管理水平具有重要的意义。事业单位在推行人性化管理时，需要从人员素质、管理环境、管理制度等多方面入手。在人才培养方面，需要为档案管理人员提供学习机会，档案管理人员在学习过程中要提高自身的技能，使自身的管理手段与事业单位档案管理现状相匹配，这样才能更好地解决当前事业单位档案管理工作中存在的问题。最后，可以优化事业单位档案管理工作。传统的档案管理模式主要以档案为中心，单位在考核阶段也是考察档案管理工作的物料管理成果，没有关注员工的情绪和需求。而在人性化管理模式下，事业单位的管理人员既关注档案管理的实际成果，也关注工作人员的内心需求。在人性化管理模式下，档案管理人员与其他各部门工作人员的沟通日益密切，档案管理工作的开展也更为顺畅，进而可以使事业单位内部形成良好的工作氛围。

事业单位档案管理工作中存在的问题

对档案管理工作重视度不足

一些行政人员对档案管理工作的重视程度不够。在日常的行政工作中，部分管理人员往往将精力放在事业单位业务部门、后勤部门的管理上，没有注意到档案部门的发展。同时，一些单位的领导对档案管理工作不够重视，不能及时处理档案管理工作中出现的问题。此外，档案管理人员的奖金不多，导致档案管理人员的工作积极性逐渐下降，甚至导致部分档案管理人员产生负面情绪，对档案管理工作存在抵触心理。档案管理工作内容十分复杂，包括人事档案、实物档案、艺术档案、声像档案、文书档案、科研技术档案、财务档案等方面的管理。所以，档案管理人员在开展档案管理工作时需要各个部门的配合。然而，一些单位的领导对档案管理工作的关注不够，导致其他部门的员工在工作过程中对档案管理工作的配合度较低。这不仅会影响档案管理工作的开展，甚至还会影响事业单位内部的工作氛围和员工之间的关系。

缺乏专业档案管理人才

首先，部分档案管理人员并非科班出身，而是从其他部门转到档案管理部门的，对档案管理工作的认识不够深入。一些档案管理人员把档案管理工作与资料管理工作等同，并没有认识到档案管理工作在事业单位今后的发展中所起的作用。此外，档案管理工作要求档案管理人员具备一定的专业技术。由于部分档案管理人员非科班出身，缺乏相应的管理手段，导致档案管理工作的效率较低。其次，当前我国事业单位档案管理工作的开展情况已经有了一定的改变，由传统的物本管理方式转为人本管理方式。一些单位也引进了先进的档案管理制度，以更好地开展档案管理工作。然而，部分档案管理人员不熟悉档案管理制度，对计算机技术的掌握不熟练，难以有效开展档案管理工作。

档案管理工作机制有待完善

人性化管理强调以人为核心，注重档案管理人员的需求。但从当前的档案管理工作机制来看，总体的管理体制较为松散，没有突出人性化管理特征。首先，奖惩机制有待完善。部分事业单位在设置奖励方式时往往以档案管理人员的学历、职称以及年龄为主要考量依据，不利于能力较强的档案管理人员实现自身价值，甚至会消磨优秀工作人员的工作热情。其次，部分档案管理制度聚焦档案管理流程，忽略了档案管理人员的需求。比如，档案管理人员的培训机会和外出学习机会相对较少，晋升空间相对狭窄。因此，事业单位需要建立完善的档案管理机制，将粗放管理转为精细化管理，突出人员优势，发挥人员特长。

事业单位档案管理工作中的人性化管理策略

更新档案管理观念

首先，管理者要转变档案管理理念。管理者应认识到档案管理工作的重要性，重视档案管理工作的开展情况，主动向档案管理人员了解其工作中遇到的问题，利用自己的权限协助档案管理人员破除困境。管理者应加大对档案管理的经费投入力度，及时购置和更新档案管理工具和软件，为档案管理人员提供培训机会，优化档案管理工作环境。其次，管理者要大力支持档案管理工作，特别是当前档案管理方式发生了一些变化，资料收集规则和处理方式也发生了变化。管理者应根据档案管理人员的需求不断改进和完善档案管理工作，并在事业单位内部落实工作规范，让事业单位其他各部门工作人员积极配合档案管理工作，在日常工作中有意识地收集、保存活动痕迹。在召开有关档案管理工作的会议时，管理者应关注档案管理工作的实际效果，并积极提出建议，以促进档案管理工作的开展。

优化档案管理工作环境

事业单位可以从硬件环境和工作氛围两方面出发优化档案管理工作环境。首先，在硬件环境层面，事业单位要及时购买或更换计算机设备以及档案储存设备。现阶段，事业单位档案管理工作向信息化办公、无纸化办公方向发展。传统的纸质版档案资料逐渐减少，档案管理人员应将纸质版资料通过扫描的方式存储起来，方便后续查阅。然而，部分事业单位打印机的扫描效果较差，扫描生成的电子版档案清晰度较低，无法正常使用。再加上档案内容逐渐增多，但是电脑的内存较小，运行卡顿，还有部分电脑系统相对落后，无法适应事业单位现阶段的档案管理工作开展需求。因此，事业单位相关工作人员要统计档案管理部门的打印机设备和计算机设备的使用情况，及时采购先进的设备。在档案管理过程中，除了图文档案外，还有视频档案。视频档案占据的存储空间较大，事业单位可以购买大容量硬盘，满足档案管理的需求。其次，事业单位要加强舆论宣传工作和思想引领工作，使其他部门充分认识到档案管理工作的重要意义。在日常工作中也可以举办部门联谊活动，让档案管理人员与其他各部门人员进行沟通交流，建立良好的关系。档案管理部门在每年初收集各部门档案资料时，需要各部门全力配合，初筛整理好手头上的历史资料，办理好交接工作，以减轻档案管理人员的工作压力。

完善档案管理工作制度

首先，要完善奖惩制度。在制定激励机制时，要采用分层设置的方式，为新入职的档案管理人员提供更多获得奖励的机会，激发新入职工作人员的积极性。而对于工龄较长的档案管理人员，事业单位需要从工作成效、管理规范等方面出发，对档案管理人员进行适当的奖励。其次，要健全评价体系。事业单位可以采取季度考评的方法，考核人员要将每次的考核结果反馈给档案管理人员，并根据当前档案管理工作的实际情况向其提出建议。如果档案管理人员工作积极、工作成效较好，那么单位就要给予其相应的奖励，为其提供晋升机会；如果其工作懈怠，单位也要扣除相应的奖金。完善考核制度能够激发档案管理人员工作的积极性，助推档案管理人员进行自主学习，凸显自我价值。在档案管理人员晋升的过程中，单位不能只看职称和工龄，还要看其工作能力。部分新入职的员工对现代化档案管理手段掌握得相对熟练，在工作中比较仔细，并做出了相应的成绩。那么事业单位要公平地将晋升机会给予能力较强的员工。

培养专业的档案管理人才

各单位要经常对档案管理人员进行培训。首先，在培训过程中，要加强理论培训。现阶段的档案管理工作与过去的档案管理工作存在较大差异。传统档案管理模式主要是对档案材料进行管理，管理人员在管理过程中的主观能动性相对较大。但这导致档案管理完成之后，部分档案调取难度较大，不利于其他工作人员查阅档案内容。在人性化管理模式下，档案管理人员应注重档案使用者的需求，与各部门的工作人员进行有效的交流，了解有关人员存档的频次和存档内容。将经常使用的档案放在容易调取的位置，以满足档案使用人员的需求。其次，要加强技能培训。特别是要对非档案管理专业毕业的员工进行系统的技能训练，使其掌握档案管理的基本概念和操作流程，从而提升工作能力。以目前的档案管理工作来说，档案管理人员需要掌握计算机技术，并能够熟练地使用档案管理系统。部分事业单位借助微信公众号定期发布档案管理的相关信息，因此档案管理人员还需要具备自媒体运营的基本技能。在培训完成之后，事业单位要对档案管理人员进行考核。最后，在日常工作中，事业单位档案管理人员应定期进行档案管理工作的经验交流，以提升自身的工作能力。

丰富档案管理方式

在人性化管理模式下，事业单位应通过多种方式开展档案管理工作，满足多类人员的档案需求。首先，档案管理人员要结合事业单位的发展现状对档案进行分类。部分档案可以采用纸质版储存方式归纳整理，还有部分档案可以采用电子版储存方式归纳整理。但是对于部分重要的档案，既要采用电子版储存方式，也要保存纸质版材料，要留好备份，避免出现档案丢失问题。其次，要完善事业单位档案管理手段。随着信息化水平的提高，档案管理手段也越来越多。档案管理系统是现阶段事业单位比较常用的管理工具。市场上档案管理系统的供应商较多，部分事业单位直接从市场采购档案管理系统，虽然功能齐全，但是与事业单位内部的实际管理需求存在差异。在条件允许的情况下，事业单位可以更改系统内容或者使用自研系统。在“以人为本”的管理模式下，事业单位要重视档案管理人员的工作需要，如果档案管理系统出现卡顿、闪退等问题，会直接影响档案管理人员的工作效率。这就要求事业单位定期向档案管理人员了解档案管理系统的使用情况，并安排专人进行日常的档案管理系统维护。同时，在使用档案管理系统的过程中，要注意档案资料的保密，防止档案资料外泄。最后，档案管理人员也要创新档案管理模式，使其他部门的员工都能积极地参与到档案管理工作中来。

在人性化管理模式下，档案管理人员应充分了解档案使用者的需求，优化档案管理方法。事业单位要合理配置档案管理工具，完善档案管理工作机制，营造良好的档案管理工作环境，使其他部门的员工也能主动地与档案管理人员合作。此外，事业单位的领导要从思想上重视档案管理工作，通过调拨资金、完善制度、配置设备等方式提高事业单位档案管理工作的水平。事业单位档案管理人员要积极学习，掌握现代化管理手段，提高自身的档案管理素养。

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/1023/1549.shtml