数字化技术给地质档案管理带来一抹新亮色

现立足于我国现阶段地质档案管理现状，对当前我国地质档案数字化管理水平较低、发展进程缓慢的原因进行科学系统的分析和探讨。同时结合档案管理实践经验，对推进地质档案管理数字化建设进程提出切实可行的策略。

地质档案是地质调查研究、矿产勘探过程中形成的档案，是对地质活动和观测结果的客观记录。地质档案的形成对我国地质工作的可持续发展起到了关键的推动作用。但是随着地质发掘、考察、研究、分析活动的增加，需要进行记录、存档、分析、归类管理的地质档案越来越多，而传统手账式的记录方式已经无法适应现代地质档案管理的要求。因此，地质档案管理人员要基于大数据时代，结合档案管理实际情况，因地制宜地开展档案管理数字化建设，以更好地发挥地质档案服务社会的价值。

地质档案管理数字化建设的必要性

顺应信息化时代发展的趋势

在信息化时代，随着云计算、人工智能、大数据等技术的普及，各个行业与互联网的联系变得越发紧密，传统档案管理方式的局限性慢慢暴露出来。当前我国的地质档案浩如烟海、类型复杂，传统的档案管理模式查找信息难度大，管理人员需要花费更多的时间，对地质卷宗的利用效率较低。因此，地质档案管理人员需要发挥大数据和互联网资源的优势，使地质档案管理工作适应我国当前档案数字化建设不断推进的发展环境，提高地质档案管理工作的效率，减少地质档案管理工作量，这既是互联网与地质档案管理融合发展的现实需要，也为今后我国地质档案管理工作的创新开辟了道路。

保证地质档案安全性和完整性的需要

传统的地质档案管理模式下，工作人员需要花费大量的时间和精力，所有地质档案的记录和管理都需要依靠人工来进行，且地质档案资料的保存需要占用大量的空间。在自然灾害等突发情况面前，大量的地质档案面临丢失和损毁的风险。因此，加快推动地质档案数字化建设进程，是确保地质档案安全性和完整性的需要。基于大数据技术的档案管理方式既可以提高档案保存的效率，也可以节约档案保存的空间，提高地质档案管理效率。

地质档案实现信息资源共享的需要

我国保存了大量珍贵的地质资料，对这些地质资料进行归类和分析对提高我国地质研究水平具有重要的作用，是实现我国地质研究可持续发展的现实需要。传统手账式的地质档案管理模式无法实现地质信息资源的共享，借助大数据和互联网技术，工作人员可以随时通过互联网信息平台查阅地质档案，实现地质档案信息资源的共享利用，这既有利于提升地质工作的效率，也能更好地发挥出地质档案本身应该具备的共享功能。

地质档案数字化管理的优势

提高地质档案管理效率

传统地质档案管理和记录主要通过人工手记来完成，耗费时间长，效率低，在记录的过程中还会因为笔误而出现记录失真的问题。因此，要想提高地质档案管理的水平，就必须运用数字化管理手段。将数字化技术应用于地质档案的形成、分类、传输及利用等环节中，能够极大地提高地质档案管理效率，节约档案记录时间；还能通过大数据分析对记录失误的地方进行及时查找和改正，快速提升地质档案管理工作效率。

确保地质档案的时效性和机密性

将数字化技术运用到地质档案管理工作中，既可以使用户通过查找关键词的方式来查看自己需要的地质资料，提高地质档案利用的方便性、快捷性；也可以对地质档案进行密码设置，通过互联网对查看地质档案的人员进行身份验证，提高地质档案管理的安全性和机密性。

地质档案管理数字化建设进程缓慢的成因

管理方式缺乏创新

档案管理水平的高低影响着地质档案管理工作的开展效率，将数字化技术运用到地质档案管理中是当前推动我国地质档案管理方式创新的迫切需要。但是从现实情况来看，部分地质档案管理人员的数字化管理意识不强，认为地质档案管理工作只是对地质档案进行分类和存档，是没有技术性的工作。档案管理人员没有充分认识到数字化技术对地质档案管理工作的重要性，以及投入地质档案管理数字化建设的资金不足等问题，直接导致地质档案管理工作粗放、低效。

地质档案尚未全面数字化

一直以来，地质档案主要以图片、文字等形式，依托纸质载体保存，但是诸如标本、矿产等地质资料无法采用传统文字形式以及利用纸质载体进行记录。这类地质资料急需借助数字化手段，实现数字化记录、保存及管理。

地质档案管理水平较低

当前的地质档案管理流程依然为接收—归档—保管—上交—汇交的传统流程。传统的地质档案管理模式下，工作人员采取手账式的记录方式，所以地质档案查阅效率低下，查找人只能通过纸质目录进行逐章查阅，无法形成电子借阅记录。地质档案数量庞大，并长期堆放在档案室，占据着大量的存储空间，且未能得到较好的保护和利用，导致档案出现了纸张发黄、老化，甚至是被老鼠咬坏等问题。此外，在翻阅查找的过程中，很多原始的地质档案会因经手人员过多而出现丢失。

地质档案管理设备落后，有待更新

地质档案数字化管理的关键就是要实现档案与互联网信息化设备（如计算机、扫描仪、服务器等）的连接。但从实际的调查情况来看，很多地质档案管理部门的配套设施严重落后，缺少基础的数字化设施设备，数字化信息检索和录用系统不完善等，这些问题严重影响了地质档案数字化建设进程的推进。

地质档案管理人员专业素养及综合素质有待提升

随着信息化技术的快速发展，地质档案管理工作也逐渐向数字化、智能化方向转变。推进档案管理数字化建设进程需要依靠先进的配套设施，储备高素质的地质档案管理人才。地质档案管理人员应掌握地质档案管理的专业知识，同时能够运用数字化技术开展地质档案管理工作。然而，目前有一些地质档案管理人员仍然保留着传统的管理理念，没有认识到开展数字化建设的必要性，思维老化，不重视自身能力及综合素质的提升，缺少进取心，导致地质档案管理数字化建设进程受到阻碍，地质档案管理水平较低。

推进地质档案数字化建设进程的对策措拖

运用先进管理理念，加快地质档案管理数字化建设

推动地质档案管理的数字化建设，需要档案管理单位的所有工作人员转变思想观念，树立数字化管理理念。一方面，地质档案管理单位的工作人员要转变传统的管理理念，与互联网接轨，充分认识到数字化手段对提高地质档案管理效率的重要性。另一方面，要通过引进信息化、数字化设备，逐渐实现地质档案由依靠人工记录到依靠电子计算机设备记录的转变，将数字化技术贯穿地质档案管理工作的始终，提高地质档案管理效率。

加快地质档案数字化建设步伐

传统地质档案资料的记录方式多种多样，地质档案资料的内容繁杂，导致很多纸质档案无法转变为数字化档案。将传统纸质档案转变为数字化档案需要一个相当长的周期。档案管理人员要推动地质档案数字化进程，按照档案工作进度完成档案数字化任务。这就需要档案管理人员结合档案的使用情况，先对重要的地质档案进行数字化扫描，对于有污渍的纸质档案资料，可以借助高分辨率的扫描仪进行数字化扫描。

完善地质档案数字化管理的软硬件配套设施

地质档案资料数字化进程的加快离不开先进的计算机和数字化配套设施，所以，地质档案管理部门要及时淘汰落后的软件系统和硬件设备，与生产先进专业设备的公司进行合作，购买先进的档案数字化管理的软硬件配套设备。此外，一方面要加强对地质档案管理人员的数字化知识与技能培训，培养专业、高素质的档案数字化管理人才，为推进地质档案管理数字化建设进程创造条件。另一方面，地质档案管理部门需建立数字化的信息交流平台，利用信息平台实现数字化地质档案资料的资源共享，使使用者能方便快捷地查阅相关地质档案资料。同时，也要加大档案管理软硬件系统的开发、更新力度，利用数字化信息交流平台提升档案管理人员对数字化设施的运用水平。

大力开展地质档案数据库建设

数字化技术的应用能够使工作人员快速、便捷地获取地质档案资料，对档案信息的有效性进行验证，且能简化程序，具有操作便捷、可追溯源头、全程有据可寻、经济合理等优点。所以，将数字化技术应用于地质档案管理工作中，能使地质档案管理工作效率得到大幅度提高。地质档案数据库的建设能让地质档案的安全性和保密性得到更好的保障。因此，档案管理人员要重视地质档案数据库的建设，同时还要对数据库结构进行不断的优化，明确地质档案数据库的建设目标，完善地质档案的收集和记录方式，进而保证地质档案数据库的完整性。此外，要严格遵循地质档案数据库收录的规定要求，对档案目录的检索方式进行优化，并与数字化技术相结合，使地质勘探部门和相关建设部门能够通过搜索关键词的方式及时查找到档案，从而使地质档案资源实现整合与共享。

地质档案数字化管理实践

众所周知，地质档案管理数字化建设是一项长期的工程，也是一项非常有意义且富有挑战性的工作。地质档案管理工作量大，需要耗费大量的人力、物力、财力，从地质资料收集、管理到保存，需要通过互联网或数据库进行目录输入、扫描检查、存储备份及后期的细节收尾处理等工序，这些环节环环相扣，因此，要形成一套完整且有序的档案数字化管理体系和完善的档案数字化管理制度。例如，如果地质档案资料索引目录导入出现错误，将会导致地质资料原文挂接失败或者挂接到错误位置，使工作人员在后期工作中需要大量改正前期的失误，进而影响地质档案数字化管理工作进程。目前，为加快实现地质档案管理数字化建设，地质档案管理人员大力开展数据库建设，对地质档案进行数字化扫描，开发加密登录系统；同时在扫描过程中，组装或下载各种有关地质档案管理的软硬件程序或架构，以提高扫描效率。此外，为了更好地改善硬件架构与提升软件效率，档案管理人员需要不定期地与计算机专业团队进行合作，采用数字化技术，保证地质档案数据的安全性以及完整性。

综上所述，应用数字化管理手段是新时代推动地质档案管理工作创新和发展的必然要求。受历史客观因素的影响，以前我国的地质档案记录方式以手账记录为主，现随着地质勘测活动的增加，这种传统的记录方式已经无法适应现代地质档案管理的需要。因此，要想提高我国地质档案数字化管理水平，档案管理人员必须树立运用数字化手段开展档案管理工作的意识，学习地质档案管理数字化建设的相关知识，构建地质档案数字化管理体系，从而推动我国地质档案事业更好更快发展。

责任编辑：史偌霖

原文地址：http://whcy.cnhouji.com/html/2023/0619/1519.shtml