中学档案管理强化之路

在中学的日常管理工作中，档案管理是较为重要的一环，档案记载了学校的发展历程、教学情况与校园氛围，对学校实现更高层次的发展具有关键作用，学校教学质量的提高、教学方法与教学手段的改善离不开高质量的档案管理工作。现对当前中学档案管理的实际情况进行分析，并提出改进方案，借此促进我国中学档案管理工作质量的提升。

新时期我国教育事业的改革朝着深度化、全面化的方向推进。在此大背景下，中学的档案管理工作应符合新时代发展的要求，只有构建合理、健全的档案管理体系，才能改善教学方法与教学手段，提高学校教学质量。很多学校对档案管理工作不够重视，经常出现重要文件遗失或破损等问题，针对以上问题，学校应对档案管理模式进行改革，使档案载体更加多元化、多样化，以便使用者更便捷地检索所需要的文献与资料，使学校档案管理工作有序地开展，满足新时代的发展需求。

档案管理的意义

中学档案记载了与学生有关的一系列信息，主要包括个人操行评定、是否入团或入党、毕业登记表格、个人特长及爱好、参加过的活动、获奖以及处罚记录、学习成绩、竞赛记录、入学成绩与毕业成绩等多方面的关键信息。

不论从何种方面进行研究，中学的档案管理工作都对学校、社会发展有着重要作用。中学要想实现更高层次的发展，就必须重视档案管理工作。学校在发展过程中通常会形成独特的管理体系与运行体系，而这些重要内容都被记录在学校的档案中。同时，档案在一定程度上也反映着学校的价值观和校园氛围，在学校发展过程中起着重要作用，通过分析并研究档案，就可以深入了解学校的发展规律与改革历程。对学校的评估一般也基于学校档案，对相关信息进行系统化搜集，从而对学校的教学水平与教学质量进行客观评价。

目前我国中学档案管理工作的改革进程不断推进，大部分中学都有独立的档案室。中学要想获得更深层次的发展，就离不开对档案的研究，对档案进行深度研究，能提高学校教学质量、教学水平等，确保学校发展不偏离主路线。

档案管理过程中存在的问题

管理人员素质不高

随着我国人口的不断增加，学生数量越来越庞大，这使得学校档案数量与日俱增，档案管理工作变得更加复杂。在中学档案管理工作中，档案管理工作人员普遍存在综合素质不高、整体能力不强或一人多职等问题。其一，管理人员缺乏档案管理的专业知识与实践经验，管理人员的文化水平普遍不高，同时又身兼数职。其二，学校对档案管理工作不够重视，对其投入力度较小，缺乏对管理人员的培训和考核，致使其管理水平无法提高。档案管理工作的重点在于管理，若无法对档案进行有效的管理，就无法发挥其对学校发展的促进作用。目前中学没有对档案展开全面化管理，导致档案管理工作难以有效开展。同时，学校对档案管理工作的重视程度不足，使得员工没有全身心地投入档案管理工作中，导致档案查阅、整理过程中经常出现问题。只有学校管理者对档案管理工作给予足够的重视，才能促使管理人员提高对档案管理工作的重视程度。

管理方式有待转变

在我国社会高速发展的同时，信息技术也不断普及，并应用于各行各业，教育行业亦是如此。目前，学校的档案管理工作虽然顺应了时代发展趋势，与信息技术进行了融合，但其在获得信息技术带来的便利的同时也面临着一些较为重要的问题。例如，通过网络存储的档案存在信息泄露的风险，这也是当下档案管理工作中最大的隐患之一。因此，档案管理工作在融合信息技术的同时也需要关注其带来的安全隐患。

学校对档案的管理离不开合理、科学、系统化的管理方式与管理制度，只有构建完善、合理的档案管理制度，才能为档案管理工作制定规范的工作标准，使档案管理工作可以按照标准有序开展，发挥档案的重要价值。但实际上，大部分学校尚未建立科学、完善的档案管理体系，其档案管理制度既不规范，也不符合实际发展要求，即使实施此类管理制度，也无法保障档案管理工作的规范化开展。

信息化力度不足，管理意识薄弱

在新时代背景下，信息技术发展速度不断加快使工作效率得到大幅提高。从中学档案管理工作的现状来看，其尚未与信息技术完全融合，仍存在一些问题。中学档案管理信息化建设不完善，软件建设水平低、硬件不完善等都是阻碍档案管理信息化建设的障碍之一。对于大部分学校而言，管理层尚未认识到规范档案管理工作的重要性会导致信息收集、资料归档工作的开展不够规范，工作人员存在消极怠工和安全意识薄弱等问题，且经常出现档案遗失的问题，这极大地影响了档案的查阅与研究。

档案编撰工作与工作人员的思想观念存在问题

档案编撰是档案管理工作中较为深层次的工作，只有确保档案编撰工作顺利开展，档案管理工作才能妥善进行。但是在当前学校档案编撰的过程中，工作人员普遍缺乏实践经验，致使与教学有关的信息迟迟得不到开发。同时在实际管理中，一方面，工作人员缺乏经验；另一方面，档案编撰内容太过单一，缺少深层次的内容，致使档案编撰成果较差，档案管理工作面临众多难题。学校不重视档案管理工作，致使档案结构单一，无法满足社会各方面的多样化需求，并且档案中与教学有关的内容过少，因此无法直接服务于学校建设与社会发展。学校领导层与管理人员对档案管理工作的重视程度有待提高，从意识层面看，管理层尚未认识到档案所具有的重要价值，因此不愿意在档案管理工作中投入过多的人力与财力，导致其无法在学校建设中发挥应有的作用。长此以往，档案管理工作将流于形式。

解决策略

提高管理人员素质

在中学档案管理工作中，学校必须重视提高工作人员的专业素质与知识素养。一方面，学校可以建立专门的管理团队，促使管理人员定期或不定期地进行交流与沟通，确保其有渠道分享自己在工作中遇到的困难。另一方面，学校还需要加强对档案管理工作重要性的宣传，确保每一位工作人员都足够重视这项工作。此外，学校也可以对档案管理人员展开定期培训，培训的流程与方式需要符合新时代发展的背景，以确保档案管理人员的专业素质与知识储备适应时代发展的潮流。在档案管理工作中，档案管理人员的工作能力与意识都十分重要，领导层要明确档案对于学校、社会发展的重要性，如此才可以促使工作人员提高对档案管理工作的重视程度。在日常工作中，领导层应针对目前学校档案管理工作中存在的不足进行规划，强化工作人员的档案管理意识，做好示范作用，引导学校全体教职工支持档案管理工作。学校还可以利用专项资金，通过讲座、报刊等方式积极宣传档案管理工作的重要性。

学校可以建立相应的工作考核制度，对档案管理岗位的工作人员进行考核，借此提高其工作质量、效率与综合素质。对于该岗位的工作人员，学校可以通过物质奖励、荣誉奖励与给予晋升机会的方式激励其积极开展工作，借此提高其专业素养与工作积极性。

不同档案管理人员的管理思路不同，因此在实际工作中，档案管理人员要树立强烈的责任感与风险意识，具有学习精神与创新精神。对工作人员而言，其一方面要具有与岗位相关的理论知识与专业素养，另一方面要学习现代化管理技能与方式，不断提高自身专业技能，确保可以跟上时代发展的步伐。

改革管理方式

在日常工作中，档案管理人员还应完善其管理机制与方法。领导层应建立合理、科学、系统性的管理制度，促进档案管理工作的制度化与合理化，完善档案管理工作机制与档案保存机制，要求工作人员必须严格按照所制定的制度对档案进行管理，避免造成档案遗失，明确岗位职责，引入档案追责制度，提高工作人员的责任意识；档案管理人员应做好档案的收集、归档、保护和利用工作，确保档案管理工作的顺利开展。

档案管理方式如果存在问题，将会影响学校的日常运转，降低教学质量。学校领导层不能忽视档案管理工作的重要性，档案管理人员的管理职责与管理范围也不能混乱化、无序化，良好的档案管理方式是确保档案管理人员顺利开展工作的关键，也是提高学校综合实力的关键性因素。学校还应该探索符合时代背景的档案检索方式，减少档案检索需要花费的时间与精力，提高工作效率。对于学校的整体发展来说，档案资料是十分重要的辅助因素，因此学校在进行档案管理方式改革时要明确其他单位的档案使用权限，避免造成不必要的问题。对于某些具有保密性的资料，学校不仅要做好相应的保密处理，还需做好基本的管理工作。

除以上方法外，学校之间可以相互联合，引进相关专业人员，建立一个档案管理联盟，集合多所学校的档案管理资源，共同解决共性问题。专业管理人员可以对档案管理工作进行规划、落实与监督，从而提高档案管理工作的质量，推动档案管理工作的协同发展。

推进档案管理信息化建设

在推进学校档案管理信息化建设的过程中，学校可以建立档案信息化管理平台，实现对档案的数字化、信息化管理，提高档案管理的效率与安全性；还可以采用电子化档案管理系统，实现对档案的数字化管理，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的可访问性与可管理性。另外，要加强档案数字化建设，实现档案的数字化处理、存储、检索和利用等。

针对档案管理工作，学校还可以应用云储存技术，实现档案信息的备份与共享，一方面解决传统纸质档案易丢失、损坏的问题，另一方面保证档案信息的安全性。推进档案管理信息化建设可以通过加强宣传与推广的方式进行，提高工作人员对中学档案信息化管理的认识，营造支持中学档案信息化建设的良好氛围，促进中学档案信息化建设工作的顺利进行。

考虑到工作人员可能对信息设备不熟悉，学校可以加强档案技能培训，提高工作人员的信息化素养与操作技能，以便促进档案信息化建设。学校与学校之间可以加强信息的共享与交流，并建立一个档案交流平台，实现对档案资源的信息化管理，实现档案信息的互通与共享。

针对档案信息化改革，学校可以聘请专业人员对档案进行管理，进一步提高档案管理工作的效率，促进学校档案信息化建设，推进数字教育与信息化教学，使档案信息可以更好地运用到课堂教学与学校管理中，促进学生信息素养与创新能力的提升。

改革档案编撰方式

学校档案与其他单位的档案有着明显差别，其更具特殊性，是学校教职工教学活动的综合体现。学校可以针对档案的编撰制定编撰规范与标准，加强对编撰人员的培训，提高其档案编纂意识与编撰技能；还可以加强对档案编撰过程的审查与监督，建立完善的档案编撰质量评估体系，对不合格的档案编撰内容进行及时纠正和改进，提高档案编撰的质量与效率。在进行档案编撰之前，学校可以建立档案资料库，实现对其的合理利用，这样可以有效避免对档案的重复编撰，提高编撰的效率，并减轻工作人员的工作量；还可以增加档案编撰的时限与频次，及时更新与完善档案信息，制定档案编撰的周期性目标与阶段性目标，按照预先制订好的计划与要求开展档案编撰工作，但在编撰过程中需要加强档案的安全保密工作，建立完善的审查制度和保密制度，加强对重要档案信息的保护与管理，避免其在借阅过程中遗失，导致后期无法开展正常的档案信息更新工作。

中学档案管理工作十分重要，其与学校、社会的发展息息相关。新时代背景下，中学档案管理工作包括多项内容，其中最重要的就是提高对其的重视程度及其保密性。档案资料是十分宝贵的财富，对学校的改革与发展、社会的稳定运行都起着十分关键的作用。因此，加强对档案管理工作的创新与研究，对学校、社会以及时代发展具有非常重要的意义。

责任编辑：史偌霖

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